Carta De Confirmación De Recibido

A veces ocurren altercados con las entregas de los pedidos; tardanza en el envío, materiales defectuosos, documentos no oficializados, entre otros. También pasa que por el descontrol, algunas empresas olvidan que la recepción de un encargo se ha realizado de forma satisfactoria. Una carta de confirmación de recibido, ayuda a tener un control sobre esto, y a la vez, representa un aval para el remitente en caso de inconvenientes.

¿Qué es una carta de confirmación de recibido?

Cómo hacer una carta de confirmación de recibido

Las cartas de confirmación de recibido son documentos enviados por individuos, negocios o compañías para resumir información relacionada con las entregas. En términos generales, están escritas para verificar ciertos detalles sobre el pedido.

En un documento de ratificación se corrobora el recibimiento de mercancía, informes, dinero, entre otros, y su condición. Las empresas utilizan la carta de confirmación de recibido para mantener registros formales y evitar conflictos relacionados con las características o condiciones del pedido.

¿Cuál es la estructura de una carta de confirmación de recibido?

La estructura de una carta de confirmación de recibido es muy básica. Se trata simplemente de una nota de entrega que especifica los detalles de un pedido aceptado. Los elementos que deben estar presentes en el documento son:

  1. Fecha en la que se emitió la carta.
  2. Saludo formal.
  3. Agradecimiento
  4. Detalles de lo que se recibió, es decir, condiciones en las que llegó el pedido.
  5. Fecha del recibimiento.
  6. Firma del receptor

¿Cuándo se debe usar la carta de confirmación de recibido?

El objetivo principal de esta carta es cerrar el círculo de comunicación, para que el remitente sepa que ha llegado el paquete o artículo, y las condiciones en las que se recibió. Una carta de confirmación de recibido, debe ser usada para plasmar los detalles del recibimiento de todos los pedidos. Los ejemplos que hemos colocado se ajustan al recibo de mercancía, sin embargo, este tipo de carta puede ser utilizada para recibo de cheque, dinero, invitación, entre otros.

¿Cómo se hace una carta de confirmación de recibido?

A continuación hay algunos consejos que te ayudarán a redactar de una manera correcta tu carta de confirmación de recibido:

  1. La carta debe ser muy breve.
  2. Menciona qué artículo o paquete recibiste y cuándo. Puedes agregar los detalles de las condiciones acordadas.
  3. Revisa los detalles del pedido si es necesario.
  4. Cierra con una nota positiva.

Oraciones de ejemplo

  • ¡Gracias! Acabo de recibir tu paquete hoy. Parece como si todo estuviera aquí. Me pondré a trabajar de inmediato.
  • Esta carta es para confirmar que recibí los siguientes artículos de su almacén:
    • 5 anillos de oro
    • 4 pájaros cantores
    • 3 gallinas francesas
    • 2 tórtolas
    • 1 perdiz en un peral
  • Como solicitó por teléfono, le escribo para confirmar que recibí su paquete el 4 de abril. Su contenido estaba completo e intacto.
  • Como solicitó en la factura, esta carta es para confirmar que el paquete que envió llegó a nuestra oficina antes de las 5:00 pm de hoy, 10 de abril.
  • Su paquete llegó temprano esta mañana por Doe Express.

Menciona o revisa cualquier otro detalle del arreglo, según sea necesario

A continuación te mostramos algunas ideas para colocar aquí:

  • Como comentamos, llevaré las muestras conmigo en mi gira y las promocionaré junto con mi libro.
  • John está revisando el contenido del paquete en este momento e instalando los mangos para que podamos venderlos la próxima semana.
  • Pronto le haré saber si todos los elementos del paquete están en buenas condiciones.
  • Todo parece estar en orden, excepto que nos envió dos manijas de gran tamaño y nosotros pedimos solo una. ¿Envió dos a propósito o deberíamos devolver una?

Frases de ejemplo

  • Todos en buen estado de funcionamiento
  • Adjunto un cheque por el monto de
  • Todo ha llegado como arreglamos
  • El pedido está como discutimos al momento del acuerdo
  • Todo parece estar intacto

Termina con una expresión positiva

En este apartado puedes colocar las siguientes frases:

  • Espero poder representarlo.
  • Gracias nuevamente por la pronta entrega.
  • Esperamos nuestro próximo envío en abril.
  • Ahora que tenemos todos los materiales que necesitamos, podemos dedicar toda nuestra atención a este proyecto.
  • Como acordamos, se adjunta su cheque de $ 50.00.
  • Apreciamos la pronta entrega

Ejemplos y modelos de cartas de confirmación de recibido

La redacción de la carta de confirmación de recibido es sumamente sencilla, sin embargo, en caso de que hayas quedado con algunas dudas, te dejamos los siguientes ejemplos que podrás descargar gratuitamente en formato Word:  

Ejemplo 1

[Nombre del remitente]

[Línea de dirección]

[Estado, código postal]

[Fecha de la carta]

 

[Nombre de destinatarios]

[Línea de dirección]

[Estado, código postal]

 

Estimado [nombre del destinatario]:

 

Me gustaría informarle que el paquete que envió la semana pasada con los discos duros llegó a salvo a mi oficina y fue recibido por mi secretaria esta mañana.

 

Tras comprobar y escanear brevemente el contenido, parece que todo está en su lugar y en buenas condiciones de funcionamiento. Comenzaré el proyecto de inmediato y los actualizaré al final de cada día sobre lo que he logrado hasta ahora.

 

Agradezco la confianza que tienen en mí con respecto a este proyecto y haré todo lo posible para no decepcionarlos. Gracias nuevamente por la oportunidad.

 

 

Atentamente,

 

[Nombre del remitente]

[Título del remitente] -Opcional-

[Adjuntos: número] - Opcional -

Descargar ejemplo 1

Ejemplo 2

04 de Agosto de 2020

 

Juan Carrer

XY producciones

 

En referencia a nuestra discusión del 5 de enero, los CD que envió llegaron hoy en buenas condiciones. He copiado y visualizado rápidamente los archivos, y todo parece estar en orden. Me pondré a trabajar de inmediato. Tan pronto como tenga algo que informar, lo llamaré al trabajo.

 

Gracias por darme la oportunidad de ayudar. Estoy entusiasmado con este proyecto y siento que tendrá un éxito rotundo.

 

____________________

Juan Carrer

Descargar ejemplo 2

Ejemplo 3

20 de Agosto de 2020

Equipo de beneficencia “Las caritas”.

 

El paquete que envió llegó hoy en buenas condiciones. Como siempre, agradecemos su atención. Estamos ansiosos por abrirlo pero esperaremos hasta las vacaciones.

 

Dejamos el paquete en un lugar seguro porque al pequeño John le pareció que pesarlo y agitarlo no era suficiente.Lo llamaremos tan pronto como lo abramos. Su generosidad y amor por los niños siempre será recordado.

 

Atentamente

 

_______________

Director general

 

Descargar ejemplo 3

La carta de confirmación de recibido es un documento muy versátil que puede ser utilizado en cualquier ámbito donde se necesite tener un registro de los recibimientos de los pedidos. Es particularmente importante porque libera al emisor de responsabilidades futuras y le da la oportunidad al receptor de colocar cualquier anormalidad relacionada con la entrega. En este sentido, podrán arreglarse las imperfecciones observadas.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Subir