Carta De Recibo De Cheque

Aunque con las operaciones electrónicas, el cheque ha quedado un poco obsoleto, hay algunas empresas que aún lo usan para ciertas circunstancias específicas. Una carta de recibo de cheque representa un aval de que la persona recibió el instrumento, además de que permite el registro de las características del mismo. Esto parece algo innecesario, pero no lo es en caso de un reclamo (podrían tratar de engañarte diciéndote por ejemplo que no se cobró el cheque, y el registro del número del mismo podría ayudarte a confirmar o desmentir la información).

¿Qué es una carta de recibo de cheque?

Una carta de recibo de cheque es un documento que se redacta con la finalidad de probar que el destinatario ha recibido una cantidad de dinero por cobrar mediante este instrumento. Esto favorece tanto al emisor como al receptor.

Al emisor le proporciona un registro tangible del número de cheque, la cantidad de dinero y la fecha en la que debió ser cobrado, entre otras cosas. Esto es particularmente favorable en caso de que por ejemplo un empleado despedido reclame que no se le ha dado su liquidación.

¿Cuál es la estructura de una carta de recibo de cheque?

La estructura recomendada para una carta de recibo de cheque que guarde todos los detalles importantes, debe contener los siguientes elementos:

1. Dirección de la empresa.
2. Código postal de la compañía.
3. Número de teléfono de la empresa.
4. Número de fax de la empresa emisora del cheque.
5. Correo electrónico de la compañía.
6. Fecha en la que se entregó la carta de recibo junto con el cheque por cobrar.
7. Nombre del receptor o destinatario.
8. Saludo formal, seguido del nombre del receptor.
9. Número del cheque.
10. Cantidad de dinero fijada en el recibo.
11. Razón por la que se emitió el cheque.
12. Explicación detallada de lo que significa o lo que implica la firma del receptor en este documento.
13. Palabra de antesala a la firma: “Atentamente”.
14. Firma del gerente de la empresa.
15. Firma del receptor del cheque.

¿Cuándo se debe usar la carta de recibo de cheque?

La carta de recibo de cheque se puede utilizar en distintos casos. En el área comercial, sirve para registrar que el pago de una donación o cualquier otro elemento relacionado, ha sido realizado mediante un cheque. Otro ámbito en el que se utilizan mucho los cheques es en el laboral, cuando los empleados renuncian o son despedidos (más específicamente para el pago de las liquidaciones).

Esto se hace para dar oportunidad de que la empresa pueda emitir el pago de forma holgada. En este caso, la carta de recibo de cheque, podrá probar que el empleado ha recibido el pago, en caso de que el mismo alegue lo contrario en una demanda.

¿Cómo se hace una carta de recibo de cheque?

Como dijimos anteriormente, una carta de recibo de cheque es de suma importancia, ya que representa la prueba y el detalle de que se ha emitido un pago mediante un instrumento llamado cheque. Sin embargo, el hecho de que la misma sea o no efectiva, va a depender de la dedicación con la que se haga y precisamente de lo detallista que sea el redactor. A continuación te mostramos algunos consejos para que tu documento sea seguro y sin posibilidad a apelaciones:

1. Trata de que no se te escape ningún detalle; el número de cheque, la cantidad de dinero que se está pagando, la fecha en la que se entregó la carta, la fecha límite que se tiene para cobrar y el nombre del emisor y el receptor son elementos clave que no deben faltar. Un abogado podría aprovecharse de faltas como estas en una demanda.
2. Utiliza un lenguaje formal pero sencillo, para que la carta de recibo de cheque sea entendida por el receptor pero también sea tomada en cuenta por cualquier autoridad (si se da el caso de una demanda formal).
3. No cometas errores de ortografía y/o de gramática. Si lo haces, podrías perder credibilidad ante cualquier cliente, empleado o autoridad. Además, es posible que tus frases cambien el significado que les quieres dar cuando hay errores gramaticales.
4. No te olvides de hacer que el receptor lea todas las disposiciones contenidas en la carta y firme teniendo un total conocimiento de las mismas.
5. No escribas un documento demasiado largo. En la redacción de una carta de recibo de cheque, deben destacar los dígitos por encima de la teoría, porque así lo amerita. La teoría solamente se debe utilizar para dar explicaciones detalladas de los montos y los códigos que allí aparecen.

Ejemplo de carta de recibo de cheque

A continuación te mostramos un ejemplo representativo de carta de recibo de cheque. Debajo del mismo podrás encontrar un botón para la descarga gratuita en formato Word. Esto te servirá mucho en caso de que quieras tener el documento de forma individual para editarlo. Puedes hacerlo con toda confianza:

Recibo de cheque

Área,

Ciudad

Código postal: XXXXXXX

Número de teléfono: 0000 - 123456789

Número de fax: 0000 - 123456788

ID de correo electrónico: empresa@companywebsite.com

 

Fecha:

Referencia:

A:

Nombre del destinatario,

 

Estimado señor…,

Con esta carta se hace constar el recibo de su cheque n. 19982 del 4 de julio de 2020 por 12500 Euros, como prima anual en la política de LIC con el número 19982773. Este cheque se debe cobrar antes del __ de __ del año____. El hecho de firmar este recibo es prueba tangible de que lo que se ha escrito en las líneas anteriores se ha cumplido a cabalidad. Sin ningún error, ni otro acuerdo diferente al que se describió.

 

Atentamente,

Gerente

Descargar ejemplo de recibo de cheque en formato word

Una carta de recibo de cheque puede evitar muchos problemas futuros, ya que en la misma está reflejado tanto el monto pagado, como el número de cheque y la fecha exacta que se tiene para el cobro del mismo. En el caso de un reclamo de cheque sin fondos, esto podría servir de atenuante si el cobro del mismo se hizo después de la fecha acordada. Si sucede que el empleado no lo pudo cobrar en lapso pautado por alguna razón ajena a la empresa, se podría llegar a un acuerdo entre ambas partes.