Carta De Recibo De Documentos

Si alguna organización envía documentos importantes u oficiales a cualquier otra organización o persona individual, el receptor debe hacer llegar una carta de recibo de documentos, confirmando que ha recibido todos los papeles en particular. La carta de acuse de recibo es enviada por el individuo, la empresa o el banco para diversos fines. En este artículo te mostraremos plantillas para que puedas visualizar mejor cómo se hace.

¿Qué es una carta de recibo de documentos?

Cómo hacer una carta de recibo de documentos

Una carta de recibo de documentos es aquella que se redacta para hacer saber a la persona que entregó los documentos, que los mismos fueron recibidos y para avisarle cuáles fueron las condiciones en las que llegaron. A veces la misma persona que envía los papeles, redacta una carta especificando cada uno de los documentos enviados, para que el receptor la marque y devuelva la confirmación de la recepción de los mismos.

¿Cuál es la estructura de una carta de recibo de documentos?

Nuestra estructura recomendada para la realización de una excelente carta de recibo de documentos, debe tener los siguientes elementos:

  1. Dirección
  2. Fecha
  3. Un pequeño párrafo que especifique que se trata de la recepción de documentos para algún fin.
  4. Los documentos detallados de tal manera que el receptor pueda verificar bien y marcar las casillas para devolver la confirmación.
  5. Observaciones de la verificación (en caso de que las haya) o confirmación de que se han recibido los documentos completos y en las condiciones correctas.
  6. Nombre del emisor.
  7. Nombre de la empresa
  8. Firma del receptor en forma manuscrita (debajo o al lado de las casillas de los documentos)

¿Cuándo se debe usar la carta de recibo de documentos?

Una carta de recibo de documentos se puede utilizar para cualquier trámite que amerite la entrega de requisitos, estos pueden ser trámites bancarios, de compraventa, de empleo, de alquiler, de recepción de beneficios, entre otros. Es recomendable usarla, porque representa una prueba tangible de lo que se ha entregado y las condiciones en la que se entregó, de esta manera, tanto el emisor como el receptor puede cubrirse las espaldas.

¿Cómo se hace una carta de recibo de documentos?

A continuación tienes algunos consejos que te ayudarán en la redacción de tu carta de recibo de documentos:

  1. Sé totalmente profesional. El lenguaje que usas debe ser formal para agregar credibilidad a lo que allí está escrito.
  2.  Utiliza un lenguaje sencillo para que el receptor entienda lo que se escribió y pueda realizar la confirmación sin ningún problema.
  3. Si eres la persona que recibió los documentos y no te gusta el estado en el que llegaron, o notaste que están incompletos, trata de no reflejar tu enojo en la carta. Usa un tono suave para explicar el imperfecto.
  4. Cuida tus errores de gramática y de ortografía. Este tipo de errores da mal aspecto ante cualquier empresa o persona profesional.

Ejemplos y modelos de cartas de recibo de documentos

A continuación te mostramos varios ejemplos de cartas de recibo de documentos. Debajo de cada ejemplo podrás encontrar el botón de descarga para obtener gratuitamente el documento en formato Word:

Ejemplo 1

Canadá 20 de Mayo de 2020

Estimado señor (nombre de la persona),

En esta empresa reconocemos la recepción de documentos de su parte. La Asociación de Halcones ha solicitado el arrendamiento de automóviles y para esto se requerían los siguientes documentos:

  • Extracto de cuenta.
  • Carta de autoridad.
  • Certificado de conformidad.
  • Copias de CNIC.

Hemos completado la verificación de todos los documentos proporcionados y nos complace servirle de la mejor manera. Esperamos que mantenga una relación de clientes completamente buena con nuestro banco. Su solicitud de arrendamiento de automóvil está en proceso y el banco le informará tan pronto como se complete el procedimiento. En caso de consultas, puede contactar dentro del horario bancario.

Sinceramente,

James Kin.

Gerente de sucursal.

Banco XY

Ejemplo 2

Querida señorita María,

Esta carta es para informarle que nosotros en la Universidad de Cambridge reconocemos la recepción de documentos proporcionados por usted con el propósito de trabajar como 'Profesora' en nuestra Institución. Tenemos los siguientes documentos:

  • Copias de los certificados de experiencia
  • Copia del CNIC
  • Copias de los certificados educativos
  • Copia del curriculum Vitae Domiciliario

El proceso de verificación tomará un par de días y se le informará tan pronto haya terminado. En caso de cualquier consulta, puede contactarnos.

Sinceramente,

Director de Recursos Humanos.

Universidad de Cambridge.

Ejemplo 3

Por la presente acuso recibo de los siguientes documentos de su compañía, XYZ, con fecha del 20 de febrero de 2020:

  • ABC
  • XYZ
  • PQR
  • MNO
  • RST

Los documentos fueron solicitados por nuestra parte con respecto al acuerdo que nuestras compañías han decidido. Agradecemos su cooperación y rapidez en el procedimiento de documentación. Verificamos que todos los documentos sean apropiados y nos complace fusionarnos con su empresa para mejorar ambos.

La verificación formal de nuestro lado se ha completado con los documentos recibidos de usted y nos gustaría comenzar con las formalidades legales pronto. Si hay preguntas o dudas de su parte, contáctenos. Esperamos un negocio prolífico con su empresa a largo plazo.

Ejemplo 4

Mediante la presente, recibimos sus documentos. Agradecemos su rapidez en el envío de los mismos. Los documentos recibidos fueron los siguientes:

  • Fotocopias de su permiso de conducir
  • Fotocopias del acuerdo de su casa
  • Fotocopias de su recibo de sueldo
  • Fotocopias del NOC

Estaremos trabajando en la solicitud de préstamo que ha enviado. Después de la verificación de documentos y otras formalidades, el préstamo será aprobado. Nuestro banco ha ayudado a las personas a salir de las dificultades financieras durante los últimos cincuenta años. Nos pondremos en contacto con usted una vez que comience el proceso de préstamo. Estaremos complacidos si podemos ayudarlo de alguna manera. Si tenemos alguna consulta, lo contactaremos por teléfono o por correo electrónico.

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