Carta para la confirmación de pedidos

Cuando realizamos un pedido, generalmente el trámite es rápido y simple, pero esto se complica cuando se trata de empresas que comienzan su relación o que la sigue manteniendo y tienen que realizar una gestión muy específica de cada pedido, evitando así errores que puedan suponer gastos innecesarios para cualquiera de las dos partes. Es por ello que se crea la carta para la confirmación de pedidos, con la cual se comprueba que ambas partes coincidan en todos los aspectos relacionados con el mismo.

Qué es una carta para la confirmación de pedidos

La carta para confirmación de pedidos tienen como objetivo el de comunicar y confirmar un pedido específico, independientemente de si se trata del primer pedido que tenemos con una determinada empresa, o si es un negocio con el que trabajamos habitualmente.

Hay que tener en cuenta que muchas veces no somos conscientes de que rellenamos un pedido y, por error, nos falta algún artículo o incluso nos equivocamos solicitando artículos que no necesitamos, lo cual significa que, cuando recibamos la entrega, nos vamos a encontrar con un problema de exceso de artículos y factura más elevada, o de defecto de artículos que podría suponer un serio problema a la hora de atender a nuestros clientes.

Por esa razón, cuando se realiza un pedido, lo mejor que se puede hacer es escribir una carta formal para la confirmación de los mismos, de manera que será verdaderamente sencillo que se pueda comprobar, de un simple vistazo, que efectivamente todos los artículos pedidos coinciden no sólo en tipo, sino en cantidad y por supuesto también en precio acordado, ya que este tamil puede ser un error que se produzca por ejemplo por una subida de precios que la empresa compradora desconoce, haciendo que cuando reciba la factura, pueda no estar conforme.

En definitiva, el objetivo de la carta para confirmar pedidos es el que evitar errores en el pedido y malos entendidos que puedan afectar la relación comercial entre ambos negocios.

Estructura de una carta para confirmar pedidos

Vamos a analizar cuál sería una buena estructura para una carta para confirmar pedidos:

• Al principio de todo y alineado a la derecha, tenemos que indicar el lugar y la fecha en la que se realiza y firma la carta.
• Seguidamente es importante que haya un encabezado que identifique a nuestra empresa, con su nombre oficial y/o comercial.
• De nuevo alineado a la derecha, tenemos que indicar datos como son el nombre del cliente, su dirección y CIF, y con una pequeña separación, añadimos el número de cliente, el número de pedido y la fecha en la que se realizó dicho pedido.
• Seguidamente se procede a escribir un texto breve en el que se agradece su pedido, y si indica que a continuación se ofrece un listado con todos los artículos que fueron solicitados en el pedido que nos ocupa.
• En este cuadro debe indicarse cada producto, la cantidad y el precio para cada uno de ellos sin IVA, y finalmente se añadirá un total sin IVA y un recuento completo de todos los pedidos donde se añadirá el IVA y el descuento, ofreciendo un total neto, es decir, lo que la empresa compradora deberá abonar.
• A continuación se vuelve introducir el nombre de la empresa, pero en esta ocasión con los datos de la persona que escribe y firma la carta.
• Aunque no es imprescindible, final de todo se recomienda firmarla, ya que esto genera la sensación de que se está realizando un trato más personal.

Ejemplo de una carta para confirmar pedidos

En León, a 31 de julio de 2022

Alimentación Solera, S.L.

CLIENTE

NOMBRE DEL CLIENTE

DIRECCIÓN DEL CLIENTE

CIF DEL CLIENTE

Nº DE CLIENTE

Nº DE PEDIDO

FECHA DE PEDIDO

Estimado CLIENTE:

En primer lugar, agradecerle su interés por nuestros productos, dando comienzo así a una relación comercial que esperamos sea próspera.

A continuación le paso un listado detallado de todos los productos solicitados, de manera que pueda dar su conformidad y se proceda, de este modo, a su rápida tramitación.

Alimentación Solera, S.L.

José Sánchez Romero

Director Ejecutivo

Modelo de carta para la confirmación de pedidos

Descarga modelo de carta para la confirmación de pedidos