Carta De Recibo De Mercancía
La carta de recibo de mercancía es de suma importancia porque da la oportunidad de chequear los detalles de los bienes recibidos y notar cualquier imperfecto, para hacer el reclamo antes de utilizarlos y poder realizar la devolución completa.
Sin esta, quedaría en duda el testimonio de las condiciones en las que llega la mercancía. A través de la misma, el receptor puede confirmar al emisor que su pedido llegó de la forma que esperaba.
¿Qué es una carta de recibo de mercancía?
Las cartas de recibo son documentos enviados por personas o empresas para resumir detalles tales como acuerdos verbales entre dos partes, entrevistas de trabajo o citas. En términos generales, están escritas para verificar ciertos detalles o reconocer acuerdos previos.
Una carta de recibo de mercancía puede servir como un documento formal para confirmar la recepción de pedidos y las condiciones en las que estaban cuando se recibieron.
Estas cartas son utilizadas principalmente por las empresas para mantener registros formales y evitar conflictos con respecto a la mercancía recibida.
¿Cuál es la estructura de una carta de recibo de mercancía?
Una carta de recibo de mercancía se utiliza para documentar el contenido de una entrega a una empresa. El formulario es completado por el personal receptor de la empresa que acepta los bienes entregados. La siguiente información generalmente se incluye en el informe de recepción:
- Fecha y hora en que se recibió la entrega.
- Nombre de la compañía de envío que entregó la mercancía.
- Nombre de cada artículo recibido.
- Cantidad de cada artículo recibido.
- El número de orden de compra de autorización, si se indica en la documentación o caja de entrega.
- Condición de los artículos recibidos. Esta puede ser una entrada negativa, donde solo se notan los bienes dañados.
¿Cuándo se debe usar la carta de recibo de mercancía?
La carta de recibo de mercancía se puede utilizar de varias maneras, incluidas las siguientes:
- Las devoluciones: si se van a devolver ciertos bienes, la carta de recibo de mercancía documenta el motivo de la devolución, como los bienes dañados.
- Cuentas por pagar: el informe de recepción se puede utilizar como prueba de recepción en el proceso de correspondencia. Este enfoque se usa más comúnmente para compras de mayor cantidad de dinero.
- Acumulaciones: el personal de contabilidad puede usar los informes de recepción que se completaron cerca de fin de mes para acumular gastos por facturas de proveedores que aún no han llegado.
Una copia maestra de cada carta de recibo de mercancía se almacena en el departamento de recepción. Las copias se envían a otros departamentos según lo requerido por los procedimientos de la compañía.
Se envía un duplicado al personal de cuentas por pagar para documentar los bienes recibidos. Desde una perspectiva de control, puede ser útil numerar de forma única cada informe de recibo de mercancía. La secuencia de números se puede examinar para ver si falta alguno.
¿Cómo se hace una carta de recibo de mercancía?
A continuación te mostramos algunos consejos para la redacción de tu carta de recibo de mercancía.
- Las cartas de recibo de mercancía deben ser breves y contener solo la información necesaria.
- Indica lo que se confirma de forma clara y precisa.
- Ten cuidado con los horarios, las fechas y los lugares.
- Incluye todos los detalles relevantes y cualquier otra cosa que deba confirmarse.
- Si es necesario, repite los términos y condiciones previamente acordados para asegurarte de que no haya conflictos o malentendidos en el futuro.
- Cierra la carta con un comentario positivo y tu firma.
- Esta carta debe estar impresa en el membrete de la empresa.
Ejemplos y modelos de cartas de recibo de mercancía
A continuación encontrarás varios ejemplos de cartas de recibo de mercancía. También podrás ver botones para la descarga gratuita de los mismos en formato Word:
Ejemplo 1
[Nombre del remitente]
[Línea de dirección]
[Estado, código postal]
[Fecha de la carta]
[Nombre del destinatario]
[Línea de dirección]
[Estado, código postal]
Estimado [Nombre del destinatario],
Me gustaría informarles que he recibido la caja de CD que necesito usar para completar el material de instrucción que me ha pedido que haga. Llegó por correo esta mañana y todo parece estar funcionando correctamente. He comenzado a copiar los proyectos en los discos y lo mantendré informado sobre mi progreso.
Nuevamente, me gustaría agradecerle por esta oportunidad que me ha brindado para trabajar para su empresa. Tenga la seguridad de que haré todo lo posible para asegurarme de proporcionarle un resultado positivo.
Atentamente,
[Nombre del remitente]
[Título del remitente] -Opcional-
Ejemplo 2
03 de febrero de 2020
Recibo de bienes reconocidos
La persona abajo firmante confirma el recibo de los bienes entregados detallados en la lista / factura incluida. Además, esta carta reconoce que los productos entregados se sometieron a una inspección adecuada y sin ningún defecto. Los productos son los siguientes:
- A
- B
- C
- D
- E
- F
- G
- H
- I
- J
Atentamente,
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Sello de la empresa receptora
Ejemplo 3
04 de marzo de 2020
En esta carta en particular, se acusa recibo de los productos solicitados, que se reflejan en la lista aprobada. Todos los productos fueron chequeados para evitar imperfectos. Sin embargo, en caso de observar algún detalle, se debe colocar al final del documento. Los productos cedidos fueron los siguientes:
- 1 caja de creyones de 24 piezas. Marca norma.
- 2 cajas de bolígrafos Mongol de 12 piezas.
- 3 rollos de papel bond (20 unidades c/u).
- 04 paquetes de carpeta marrón tamaño carta. 30 unidades c/u.
- 100 resaltadores Papermate punta fina.
- 40 borradores nata. Tamaño grande.
- 200 pegas tamaño grande. Marca Elefante.
- 100 libros de preescolar 1. Serie XY. Editorial Ascaneo.
- 500 cuadernos de 1 línea. Marca Norma.
- 100 libretas de 8 materias. Marca El Pintor.
Observaciones de la mercancía (en caso de que no haya observaciones, coloque que no se hallaron):
Firma y sello
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