Carta De Reclamo Por Mal Servicio

La carta de reclamo por mal servicio es una carta formal escrita por un cliente insatisfecho a una empresa en específico. Las cartas de este tipo suelen ser documentos comerciales cuyo contenido es formal y de naturaleza profesional.

Hay muchos tipos de cartas enviadas a las empresas, y cada una tiene un enfoque específico. En cualquiera de los escenarios existentes, una carta a una empresa debe dirigirse a la persona correcta y cerrarse con una firma adecuada.

¿Qué es una carta de reclamo por mal servicio?

Una carta de reclamo por mal servicio es un documento escrito por un consumidor a un fabricante o minorista con respecto a un problema o insatisfacción con el servicio prestado. El cliente agraviado escribe una carta de queja del consumidor a la autoridad correspondiente de una organización para informarle sobre el bajo rendimiento.

Todas las cartas a las empresas son oficiales y requieren profesionalidad y especificidad. Por lo tanto, la carta que produzca debe reflejar esta ideología. Debes saber a quién le diriges la carta y cómo dirigirte respetuosamente a él / ella.

Haz que tu información sea precisa y específica para que el destinatario pueda recorrerla rápidamente y comprender lo que se espera de él / ella.

Si estás enviando archivos adjuntos, menciona cuáles son, así como su importancia dentro de la carta. Finaliza la carta pidiéndole al destinatario que responda o se comunique contigo directamente.

¿Cuál es la estructura de una carta de reclamo por mal servicio?

Una carta de reclamo por mal servicio es un documento formal, y como tal, debe contener todos los elementos de una carta formal. Sin embargo, a continuación te explicamos la estructura básica de una carta de queja por mal servicio:

1. Fecha: es estrictamente necesaria, para saber en qué momento fue realizada la carta de queja y cuánto tiempo se está tardando la respuesta. Se coloca en la parte superior derecha del documento.
2. Saludo: es necesario comenzar con un saludo cordial para que la carta se vea como una petición tranquila. Esto, con el fin de que el receptor tome más interés en solucionar nuestro problema y no nos vea como adversarios.
3. Nombre del destinatario (empresa responsable): en este apartado debes colocar el nombre exacto de la empresa responsable del suministro del servicio.
4. Cuerpo de la carta: aquí es donde vas a explicar cual fue el inconveniente, con quien, a qué horas, y todos los detalles que creas importantes para el caso.
5. Cierre: en este parte se concluyen las ideas, es decir, se explica brevemente en una frase no muy larga, qué es exactamente lo que se quiere, seguido de una frase también cordial (sin tono elevado). Por ejemplo, esperando mi reembolso me despido.
6. Nombre y datos de contacto del emisor: aquí está tu oportunidad de identificarte. Debes colocar tus datos exactos para que a la empresa se le haga fácil comunicarse contigo y no tengas que ir a cada momento a ver cómo va el estado del reclamo.
7. Firma del emisor: la firma es un dato necesario, ya que es una especie de sello personal que le da a la empresa la seguridad de que estás dispuesto a asumir las consecuencias de lo que allí estas diciendo.

¿Cuándo se debe usar la carta de reclamo por mal servicio?

Como dije anteriormente, la carta de reclamo de servicio se usa en el caso de que como cliente, estés insatisfecho por un servicio que te haya prestado una empresa. Pagaste por tu servicio y tienes el derecho a recibir exactamente lo que se te ofreció y en el momento en el que se te ofreció. Si pasa alguna irregularidad, estas en todo tu derecho de emitir una queja.

¿Cómo se hace una carta de reclamo de servicio?

Para escribir una queja contra un mal servicio, debes comenzar por comunicarte con la compañía contra la cual tienes una queja. Puedes enviar por ejemplo, un correo electrónico al gerente para informar un mal servicio al cliente que recibiste de un empleado. Si estás tratando con una gran empresa y el correo directo del gerente no está disponible de inmediato, siempre puedes enviar el HR. Aquí hay algunos consejos para escribir la carta:

1. Comienza cortésmente

Los modales realmente importan. Es más probable que tus destinatarios presten atención a las cartas cordiales. Por otro lado, las cartas que contienen amenazas causan molestia y ocasionan que la persona se base en cualquier cosa para no atender las solicitudes que se encuentran en estas.

Si tu carta contiene algún tipo de blasfemia, es probable que se ignore, y las que se consideran amenazantes se entregan a la policía. Los correos electrónicos y cartas más efectivas son muy cortas con un promedio de 500 palabras como máximo. Incluyen todos los detalles necesarios para rastrear el problema.

2. Haz una pregunta

Tu solicitud debe ser en forma de una pregunta. La pregunta debe remolcar las líneas de "¿Cómo se soluciona esto?". Indica exactamente lo que quieres que se haga y cuánto tiempo estás dispuesto a esperar una respuesta. La pregunta debe ser clara y fácil de entender. También ayuda si es genuina y sin sarcasmo.

3. Explica el problema

Debes indicar tus razones para escribir la carta. Destaca los hechos que incluyen la hora, la fecha y el lugar donde recibiste el servicio. El lector debe ser capaz de entender las primeras oraciones, por lo tanto, es importante no andar por las ramas. Explícate bien y sé minucioso para captar la atención del lector.

4. No culpes a la persona con la que estás tratando

Mientras escribes tu carta de reclamo por mal servicio, es importante que seas cortés en todo momento. No importa cuán justificada pueda ser tu queja, no permitas que tu carta se enoje, sea sarcástica o amenazante. Ten en cuenta que la persona que lee tu carta a menudo no será la responsable del problema.

5. Muéstrales que estás al tanto

La mejor manera de hacer que tu carta de queja por mal servicio sea tomada en cuenta, es convencer a la compañía de que no seguiste tus propias reglas o de que no violaste la ley. Si tu carta de queja no logra los resultados que esperabas, considera escribir otra carta con un tono más firme, o intenta enviarla a alguien más alto en la cadena de mando.

6. Dirígete a la autoridad competente

Al escribir una carta de reclamo por mal servicio, es importante que te dirijas a la autoridad pertinente. La carta de queja se canaliza al departamento de atención al cliente o a la persona de Recursos Humanos, según sea el caso. Esto se debe a que la función principal de estos dos departamentos es tratar los problemas que puedan tener los clientes.

7. El problema debe ser identificado

Da una descripción detallada de lo que sucedió con el servicio. Incluye detalles específicos como el nombre del empleado con el que tuviste el inconveniente, junto con su ubicación. Mientras realizas el seguimiento de una conversación, asegúrate de decir con quién hablaste y confirma los detalles de tu discusión.

Incluye los factores de respaldo necesarios, como tu testimonio acerca de lo sucedido, intercambios verbales e incluso documentos y registros, si corresponde. Sé preciso con eso. Asegúrate de llegar al punto para que quien lea la carta esté en condiciones de identificar cuál es exactamente el problema.

8. Adjunta copias de los documentos necesarios y relevantes

Esto puede incluir recibos, garantías, cheques, y conversaciones por correo electrónico si hay alguna. Esto es importante, ya que hace que tu queja sea legítima. Asegúrate de nombrar en tu carta los documentos exactos que estás adjuntando.

9. Indica el período de tiempo para resolver el problema

Es importante indicar el momento en que deseas que se resuelva tu problema. Esto ayudará a resolver el inconveniente lo antes posible. El período que proporciones debe ser realista para evitar un choque irrazonable con la empresa.

10. Se debe incluir el nombre y la información de contacto

Una carta de reclamo por mal servicio, debe incluir tu información de contacto para permitir que las personas que reciben tus quejas se comuniquen contigo al momento de resolver el problema. Es importante también concluir tu carta de manera respetuosa, para demostrar que estás dispuesto a confiar en la empresa.

Tipos de cartas de reclamo por mal servicio

Los tipos de carta de reclamo por mal servicio que generalmente se utilizan son:

• Carta de reclamo por mal servicio en restaurant: si asististe a un restaurant y fuiste tratado de mala manera por un empleado o recibiste una orden errada que no fue reemplazada, estas en todo tu derecho de emitir una queja ante el encargado o el dueño de dicho establecimiento.
• Carta de reclamo por mal servicio en el gimnasio: generalmente, los entrenadores prestan servicios individuales a personas. Si se ha incumplido con tu entrenamiento (el entrenador ha llegado tarde repetidas veces o no ha llegado, no te ha suministrado la rutina de ejercicios que debió suministrarte, se ha olvidado de darte las indicaciones correspondientes, entre otros) puedes hacer una carta de queja al propietario para que tome las medidas correspondientes.
• Carta de reclamo por mal servicio de electricidad: este tipo de documento lo puedes utilizar cuando has pagado tus facturas sin ningún retraso y el servicio de electricidad no es constante. Si la intensidad de corriente no es la misma que la acordada en el contrato, también puedes hacer una carta de queja.
• Carta de reclamo por mal servicio de agua potable: es desagradable no tener agua en casa, y más cuando has pagado para tener el suministro constante de la misma. Si la empresa de agua potable con la que firmaste el contrato, no cumple con los acuerdos establecidos en el mismo, una carta de queja puede ser una buena opción.
• Carta de reclamo por mal servicio de telefonía celular: la telefonía es indispensable para estar comunicados con nuestros familiares, amigos y hasta con nuestros jefes. Si la empresa ha fallado y hay un servicio deficiente, se puede utilizar una carta de queja para tratar de que el inconveniente se resuelva lo más rápido posible.
• Carta de reclamo por mal servicio en la peluquería: si te han cortado el cabello más de lo que lo querías, te lo han quemado con un secador, o simplemente, te han hecho esperar horas y horas para atenderte después de haber cancelado, tienes el derecho a emitir una queja en el momento que quieras.
• Carta de reclamo por mal servicio de Internet: este documento te puede servir en caso de que quieras reclamar a tu proveedor de internet por altibajos en el servicio o por el mal funcionamiento del mismo (es más lento que lo acordado, no funciona en ciertas condiciones, entre otros).
• Carta de reclamo por mal servicio doméstico: este documento es utilizable cuando tienes una doméstica que ha sido enviada por una empresa registrada y la misma no está cumpliendo con sus deberes. En este caso puedes pedir que te sea enviada otra persona en lugar de la que está a tu disposición en ese momento.
• Carta de reclamo por mal servicio de seguridad: los servicios de seguridad deben trabajar de manera impecable porque están tratando mayormente con asuntos muy delicados. Si no están cumpliendo con sus obligaciones, puedes reclamar a la empresa de seguridad para que te haga un reemplazo o un reembolso del dinero que pagaste.

Ejemplos y modelos de cartas de reclamo por mal servicio

A continuación te mostramos algunos ejemplos y modelos de cartas de reclamo por mal servicio. Después de cada ejemplo, puedes encontrar el botón para su descarga en formato Word, lo que te da la ventaja de poder editar a tu conveniencia:

Ejemplo 1

Fecha…

 

El Gerente (Designación de trabajo...)

 

Nombre de Empresa / Organización…

 

Estimado (nombre),

 

Lamento decir que he tenido una tarjeta de membresía de gimnasio durante unos cinco años (más / menos) pero desafortunadamente encontré grandes problemas con el nuevo instructor anteayer (Fecha: dd / mm / aa). Por lo general, tengo sesiones privadas pagas con el instructor de 7 am a 8 am. Por alguna razón, él estaba teniendo una sesión con otro grupo durante mi tiempo (escribe tu problema y situación real)

Señor, no pude tener mi sesión y tuve que ir a casa para cumplir con otros compromisos apremiantes. El nuevo instructor ni siquiera ofreció una disculpa por su conducta.

Creo que lo mejor para usted es tomar medidas estrictas con respecto al asunto mencionado anteriormente.

 

Gracias,

 

Tu nombre…

 

Numero de contacto y firma

 

_________________________

Descargar ejemplo 1

Ejemplo 2

(Nombre del remitente)

(Dirección)

(Estado)

(Código postal)

(Fecha de la carta)

 

(Nombre del destinatario)

(Dirección)

(Estado, código postal)

Estimado (Nombre del destinatario),

 

Le escribo para presentar una queja sobre el servicio que recibí en su hotel el pasado 12 de diciembre de 2007.

(Incluye la cuenta de los eventos que ocurrieron y por qué presentas una queja).

Además, he incluido en este escrito, algunos documentos que respaldarán la afirmación que estoy haciendo.

En conclusión, deseo que este asunto se resuelva ya que todo lo que ocurrió ha causado mucho estrés y molestias de mi parte.

 

Espero tener noticias suyas sobre este asunto pronto.

 

Atentamente,

 

(Tu nombre)

(Tu título)

Descargar ejemplo 2