Carta De Reclamo De Pago

Al enviar una carta de reclamo de pago, estás estableciendo el primer golpe. Básicamente es tu intento de ser amable y simplemente alertar a la otra parte acerca de que están atrasados ​​en tus pagos y deben tomar nota del pago adeudado. Una carta de demanda de pago es una carta oficial que hace una petición al destinatario. Cuando alguien recibe dicha carta, también recibe una obligación legal.

¿Qué es una carta de reclamo de pago?

Carta de reclamo de pago
Carta de reclamo de pago

Una carta de reclamo de pago es un documento formal y escrito que detalla una deuda. Este documento también describe cómo se debe pagar una deuda y las consecuencias si no se paga en una fecha determinada. En muchas jurisdicciones, cuando recuperan una deuda por primera vez, las partes primero intentan recuperarla a través de otros medios que no sean un tribunal de reclamos menores o una demanda. Piensa en una carta de demanda de pago como un enfoque inicial y no conflictivo para recuperar una deuda.

¿Cuál es la estructura de una carta de reclamo de pago?

Una carta de reclamo de pago generalmente incluye los siguientes elementos:

  1. Fecha en que se incurrió la deuda: la fecha en que se completó el fallo de pago.
  2. Detalles de la deuda: hechos que describen la naturaleza de la deuda. La cantidad de dinero que se te debe.
  3. Expectativas de pago: expectativa clara y definitiva del pago, incluida una fecha en la que el pago debe realizarse.
  4. Consecuencias por falta de pago: por ejemplo, si un autor tiene la intención de demandar por una deuda impaga, esto debe incluirse en la carta.
  5. Firma: el autor debe firmar personalmente el documento.

Las demandas de pago deben alcanzar un equilibrio entre la inclusión de información suficiente para comprender los hechos de la deuda y la concisión. Después de todo, detallar cada pequeño hecho intrascendente y las circunstancias que rodean la deuda probablemente no harán más que confundir el reclamo.

¿Cuándo se debe usar la carta de reclamo de pago?

Si necesitas resolver un problema, no tienes que enviar una carta de demanda de inmediato. Sin embargo, si ya has hablado con la persona pero aún no has llegado a una solución, puedes expedir una carta de reclamo de pago. Dichas cartas ayudarán a resolver el problema de manera oportuna. De hecho, algunos tribunales requieren que se tenga una carta de demanda de muestra antes de proceder con un caso. Puede haber casos en los que no se pueda llegar a un acuerdo.

Si es así, tener dicho documento te permitirá presentar tu caso ante un juez. La carta de reclamo de pago debe usarse en cualquier circunstancia en la que alguien te deba dinero. Recuerda, cada situación es específica de un hecho y debe abordarse de manera diferente.

Por ejemplo, si eres un contratista de construcción y has completado el trabajo según lo acordado, no debes enviar una carta de reclamo de pago en la fecha en que se completa el trabajo. En ese punto, una factura profesional servirá. Sin embargo, si no se te pagan dentro del tiempo establecido en el acuerdo, esta sería muy apropiada.

Del mismo modo, si te cobraron por un servicio que no se te proporcionó, o un producto que no se te entregó, tienes derecho a un reembolso. No es necesario enviar una carta de reclamo de pago cuando una simple llamada telefónica será suficiente. Por lo general, cuando las compañías te cobran accidentalmente, una llamada telefónica rectificará la situación.

Sin embargo, si has contactado a la compañía, explicado la situación, y te han indicado que lo solucionarán, pero no lo han hecho en un período de tiempo razonable, una carta de reclamo de pago puede ser apropiada. Además, si una empresa se niega a acreditar tu cuenta y crees que es apropiado que se te acredite, puedes hacer el reclamo.

Con todo, debes usar una carta de reclamo de pago en cualquier caso en el que creas que tienes un reclamo legal con respecto a una deuda adeudada. Debido a que tu demanda de pago se utilizará en un reclamo judicial, sé cortés, respeta los hechos y deja en claro tus expectativas sin ser irrazonable o irrespetuoso.

¿Cómo se hace una carta de reclamo de pago?

Si es la primera vez que haces una carta de reclamo de pago, aquí hay algunos consejos para ayudarte:

1. Indica tus razones

Lo primero que debes escribir en tu carta son tus razones. Debes indicar estos motivos para que el destinatario sepa de qué se trata. Es mejor incluir una explicación detallada de todos los eventos que llevaron al problema en cuestión. De esta manera, tienes todos los detalles por escrito. Entonces, si terminas usando el documento en la corte, servirá como una fuerte evidencia. El juez puede usarlo para comprender todas las circunstancias de tu situación.

2. Sé profesional y cortés

Cuando escribas la carta, ten en cuenta que debes mantenerte profesional y cortés. Incluso si estás enojado y tienes mucho que decir, refrénate. No querrás terminar insultando al destinatario o haciéndolo enojar.  Cuando esto sucede, la carta podría no funcionar tan bien. No dejes que tus emociones se apoderen de ti. En su lugar, usa un tono profesional al escribir la carta de reclamo de pago. Si es posible, asegúrate de que el destinatario vea lo que sucederá si no cumples.

Cuanto más transparente sea tu carta, más efectiva será. Además, si usas un tono cortés, el destinatario no se sentirá mal por obtener el documento. Cuando escribas una carta así, no uses tu letra. No es realmente profesional y es posible que tu lector no la entienda. Utiliza una máquina de escribir o una computadora para componer la carta. Luego, si tienes tu propio membrete o papelería, imprime tu documento.

3. Indica tus demandas

Además de las razones de tu carta, también debes indicar tus demandas. Sin las demandas, tu lector podría simplemente descartar el documento por completo. Esto suele suceder cuando no se incluyen requisitos específicos o detallados.

4. Escribe todo lo que quieras en tu carta

Si solicitas un pago, proporciona el monto específico. Luego proporciona los detalles sobre por qué el destinatario debe pagar tanto. Por otro lado, si exiges que el destinatario realice tareas, enuméralas. Todas las tareas deben ser completamente detalladas para evitar confusiones y malentendidos.

5. Proporcionar un ultimátum o una alternativa

Lo siguiente que debes hacer es dar un ultimátum o una alternativa a su destinatario. En el caso de los pagos, dale a tu lector una fecha límite. O puedes proporcionar una alternativa en caso de que el destinatario no pueda realizar las tareas a tiempo. Cuando haces esto, el destinatario puede aceptar tus demandas o no. Entonces también debes incluir las consecuencias. Si el lector no cumple, entonces tendría que enfrentar esas consecuencias.

Escribe todos los detalles de la situación para aclarar todo. Luego aclara todas las razones de la carta, así como tus demandas. Después de eso, incluye lo que sucederá si el lector no cumple con tus demandas.

6. Cuanta longitud debe tener la carta

El hecho es que no hay una longitud mínima o máxima para tales letras. Pero es mejor hacerlas breves y concisas. Escribir una carta larga que tenga demasiadas palabras podría confundir o aburrir al lector. En cualquier caso, no leerá el documento hasta el final. Sería una lástima, especialmente si escribiste la carta con cuidado. Además, recuerda hacer copias de tu documento por si lo necesitas en el futuro.

Tipos de cartas de reclamo de pago

A continuación te mostramos las más comunes cartas de reclamo de pago:

  • Carta de reclamo de pago a un cliente: estas cartas generalmente son enviadas por los clientes a los negocios para reclamar el reembolso de un dinero, por falla de un producto.
  • Carta de reclamo de un producto o servicio: en el caso de que te hayan ofrecido un producto o servicio que nunca llegó, puedes enviar una carta de reclamo de pago para que se te haga un reembolso, o se te haga llegar el producto o servicio.
  • Carta de reclamo de pago de sueldo o haber: cuando hay pagos atrasados, en cualquier ámbito público o privado, es oportuna una carta de reclamo de pago.
  • Carta de reclamo de pago por pago indebido: este documento se utiliza para hacer un reclamo, en el caso de que nos hayan cobrado más de lo que han debido en un punto de ventas o alguna otra opción de pago de un negocio.
  • Carta de reclamo de pago por incumplimiento de contrato: a veces las compañías hacen pagos por adelantado a los empleados. Muchas de estas cancelan la mitad de lo que vale el trabajo antes de comenzarlo. En el caso de que el empleado no cumpla con lo acordado, la empresa puede enviarle una carta de reclamo de pago para llegar a un acuerdo antes de hacer una demanda por incumplimiento de contrato.

Ejemplos y modelos de cartas de reclamo de pago

Aquí tienes algunos ejemplos de las cartas de reclamo más utilizadas. Puedes descargarlas en formato Word para editarlas a tu conveniencia:

Ejemplo 1

De: Contratista de levas Para: Joe Blow

Fecha en que se incurrió la deuda

El 15 de junio de 2017, completé la instalación de su patio.

 

Nuestro acuerdo fue que instalaría su patio por $ 5,000. Usted acordó pagarme $ 2500 por adelantado y otros $ 2500 al finalizar. Si bien, de hecho, me pagó $ 2500 por adelantado, no me ha pagado los $ 2500 adeudados al finalizar.

El 16 de junio de 2017, le envié una factura por el saldo restante de $ 2500, con una fecha de vencimiento del 15 de julio de 2017. El 16 de julio de 2017, le envié otra factura marcada "Atrasado - Pague en el recibo".

Espero que el saldo adeudado de $ 2500 se pague dentro de los 14 días, que es el 14 de agosto de 2017.

Si no recibo el pago antes del 14 de agosto de 2017, no tendré más remedio que presentar un reclamo en la corte de reclamos menores por el monto adeudado, $ 2500, así como los costos razonables permitidos por la ley.

Descargar ejemplo 1

Ejemplo 2

Limpieza rápida de John Smith, Inc.

22 Johnson Rd.

Clementon, NJ 08021

(555) 555-5555

Sara Johnson

123 Fake Ave.

Ossining, NY 10562

 

15 de mayo de 2019

 

Querida Sara Johnson:

 

Esta carta sirve como una demanda formal para el pago de su saldo pendiente con Quick Clean, Inc. por un monto de $ 1,250.

El 5 de abril de 2019, recibió servicios de limpieza en 123 Fake Ave. El pago de los servicios se debió el 15 de abril de 2019. Al momento de escribir esta carta, su saldo pendiente tiene 30 días de retraso. Se adjunta a este documento una copia de la factura original que detalla el saldo.

A menos que se comunique con nosotros de inmediato para analizar cómo se pagará su saldo pendiente, nos veremos obligados a emprender acciones legales para recuperar la deuda, lo que puede hacer que deba pagar los honorarios de abogados, los costos de presentación y su historial crediticio. Tenga en cuenta que esta carta puede presentarse en el tribunal como prueba de su falta de pago.

Se agradecería una pronta atención a este asunto.

 

Sinceramente,

John Smith

Gerente de cuentas

Quick Clean, Inc.

Descargar ejemplo 2

Ejemplo 3

Sr. Ashton Stewart

2299 Main St.

Bloomfield, CT 06002

 

6 de enero de 2019

 

Estimado señor Stewart:

 

De conformidad con el contrato titulado "Acuerdo de restauración de granito" de fecha 14 de noviembre de 2018 (el "Acuerdo"), Kruger Industrial Smoothing, LLC ha cumplido sus obligaciones contractuales mediante la restauración de su encimera de granito. La sección 7 del Acuerdo establece que se va a proporcionar el pago total por los servicios prestados antes de diciembre 1 de 2019. Hasta la fecha, todavía tienen que hacer un pago y, por tanto, ha habido una violación del Acuerdo.

Según nuestros registros, su saldo inicial fue de $ 224. Se ha agregado un recargo de $ 25 a su saldo que resulta en un cargo total a pagar de $ 249.

Le solicitamos que se comunique con nosotros de inmediato para organizar la solución de este asunto. Si no presenta el pago antes del 10 de enero de 2019, tenga en cuenta que estamos preparados para buscar todos los recursos legales necesarios para recuperar la deuda, incluido, entre otros, iniciar una demanda formal contra usted por los reclamos mencionados.

 

Sinceramente,

 

Sandy Donovan

Kruger Industrial Smoothing, LLC

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