Carta De Comprobación De Empleo

Si manejas las necesidades de recursos humanos en nombre de tu empresa, ocasionalmente puedes recibir solicitudes de los empleados para proporcionar su prueba de empleo a un tercero, como una institución financiera u otro empleador. La mejor manera de cumplir con estas solicitudes es redactando una carta de comprobación de empleo.

¿Qué es una carta de comprobación de empleo?

Carta de comprobación de empleo
Carta de comprobación de empleo

Una carta de comprobación de empleo es un documento que puede confirmar el estado de empleo de un trabajador, las fechas de empleo, la información salarial y otros detalles, dependiendo de la razón por la cual el tercero necesita verificación de empleo y lo que su organización le permite compartir con otras compañías.

Una carta de verificación de empleo se puede definir también como un formulario utilizado para verificar los ingresos y el historial de empleo de un empleado anterior o actual. Para tu referencia, una carta de comprobación de empleo también se puede denominar como:

  • Carta de prueba de empleo
  • Carta de Verificación de Ingresos
  • Carta de confirmación de empleo
  • Carta de verificación de salario
  • Carta de verificación de trabajo

¿Cuál es la estructura de una carta de comprobación de empleo?

La información que incluyas en tu documento de verificación de empleo depende de lo que necesite la parte solicitante, así como de los requisitos estatales con respecto a los tipos de datos que los empleadores pueden revelar, específicamente lo que se puede compartir con terceros. Además, se le puede solicitar al empleado que firme un formulario de divulgación antes de que pueda compartir información con un tercero. La carta de comprobación de empleo, puede incluir la siguiente información:

  • Dirección del empleado
  • Nombre y dirección de la empresa que solicita la verificación.
  • Nombre de empleado
  • Fechas de empleo
  • Título del trabajo del empleado
  • Salario actual

¿Cuándo se debe usar la carta de comprobación de empleo?

Si un empleado solicita una carta de comprobación de empleo, generalmente es por una de estas cuatro razones:

  • Solicita una hipoteca de vivienda o un préstamo para automóvil, y el prestamista quiere confirmar que el empleado tiene un trabajo estable y suficientes ingresos para cubrir los pagos mensuales antes de aprobar el préstamo.
  • Pide alquilar una casa y la compañía de administración de propiedades quiere confirmar que pueden pagar su depósito, pago de alquiler, mantenimiento y otros costos asociados.
  • Solicita una reducción o aplazamiento del pago del préstamo, y el banco quiere ver un comprobante de ingresos actuales antes de determinar si aprueba su solicitud.
  • Está buscando una oportunidad con otro empleador, y la compañía quiere chequear tu información como parte de un proceso de verificación de antecedentes.

 Si bien el empleado no puede revelar por qué está enviando una solicitud de carta de verificación de empleo, es esencial que explique la información que requiere la otra parte, así como los datos de contacto, incluida la dirección y el método preferido de entrega.

¿Cómo se hace una carta de comprobación de empleo?

Una vez que prepares una plantilla de carta de verificación de empleo, cumplir con estas solicitudes puede ser mucho más rápido y fácil. Sin embargo, debido a que puede tomar tiempo recopilar la información de un empleado y entregar el documento de verificación a la otra parte, es crucial que los empleados emitan su solicitud lo antes posible.

Para ayudar a agilizar el proceso, considera comunicar tus expectativas a través del manual del empleado o en cualquier otro lugar donde compartas los procedimientos de recursos humanos. Aquí hay un resumen de lo que puedes usar:

  • Envía todas las solicitudes de verificación de empleo con al menos dos días hábiles de anticipación.
  • Incluye la siguiente información:
      • El nombre de la organización que solicita la información.
      • La dirección de la organización que solicita la información.
      • Instrucciones e información de entrega (por ejemplo, número de fax, dirección postal o dirección de correo electrónico
      • El motivo de la solicitud (opcional).
  • Ten en cuenta que los documentos tardan un promedio de cinco días hábiles en llegar por correo estándar. Dejar en claro tus necesidades garantizará un proceso de verificación de empleo sin problemas para todos los involucrados.
  • Un tercero revisará el formulario, por lo que debe tratarse como documentación formal de la empresa.
  • Debajo del membrete de la empresa, incluye información de contacto de la empresa:
      • Nombre del verificador
      • Nombre de empresa
      • Ciudad (*): Estado (*): Código postal
  • Si tienes el nombre y la dirección del tercero que está revisando el documento, inclúyelo en el saludo debajo de la fecha.
  • El cuerpo de la carta de verificación salarial dependerá de los requisitos de la parte solicitante. Por ejemplo, un arrendador puede que solo necesite verificar el ingreso actual de un inquilino potencial, mientras que un nuevo empleador puede requerir un historial de empleo y detalles salariales. Si no conoces los requisitos de la parte solicitante, un formulario estándar de verificación de empleo debe incluir la siguiente información:
      • Fecha de inicio de empleo
      • Nombre de empleado
      • Título profesional
      • Salario
      • Monto de bonificación anual
      • Fecha de finalización del empleo (si es necesario)
  • El párrafo final de una carta de confirmación de empleo debe incluir los datos de contacto de la persona responsable de verificar la información del empleado.
  • Concluye la carta de comprobación de empleo con tu firma, nombre completo y cargo.

Importante, para los solicitantes de las cartas: Asegúrate de estar familiarizado con las leyes de privacidad en tu localidad. Si es ilegal solicitar información sobre género, orientación sexual, religión u otra información privada, es tu responsabilidad saber esto y asegurarte de no solicitar esta información. Las plantillas que uses deben ser fáciles de leer, limpias y bien organizadas.

Tipos de cartas de comprobación de empleo

A continuación te mostramos algunos de los tipos de cartas de comprobación de empleo que más se utilizan:

  • Carta de comprobación de empleo para arriendo: los arrendatarios generalmente piden este tipo de cartas para comprobar que la persona tiene ingresos mensuales suficientes como para cumplir con el pago del alquiler.
  • Carta de comprobación de empleo para un crédito: indica los ingresos mensuales y todos los datos de la empresa que emite la carta, con el objetivo de demostrar (con fundamentos) que la persona que solicita el crédito, tiene para cancelar la totalidad del mismo, los intereses y demás.
  • Carta de comprobación de empleo para un nuevo trabajo: las empresas contratantes las exigen, con el fin de verificar los antecedentes de la persona que está solicitando el puesto de trabajo.
  • Carta de comprobación de empleo para apertura de cuenta: son cartas que exigen las instituciones bancarias más que todo para comprobar que la persona tiene ingresos para mover la cuenta constantemente. Si no es así sería una pérdida para el banco.

Ejemplos y modelos de cartas de comprobación de empleo

Aquí varios ejemplos que te sirven como guía para hacer tus propias cartas:

Ejemplo 1

1 de agosto de 20XX

 

 

XYZ Loan Company, LLC

444 First Ave.

Dallas, TX 75001

 

 

A quien le interese,

 

Acepte esta carta como verificación del empleo de Samantha con ABC Inc.

Nombre del empleado: Samantha Rice

 

Fechas de empleo: 5 de mayo, 20XX - Presente

 

Cargo actual: Investigador principal de experiencia de usuario

 

Salario actual: $ 140,000

 

Si tiene alguna pregunta o necesita información adicional, no dude en comunicarse con nosotros al 214-555-0101 o hr@abcinc.email.

 

Sinceramente,

 

_______________________

Descargar ejemplo 1

Ejemplo 2

Estimado Sr. Richardson:

 

Esta carta está escrita para confirmar que Jane Stafford trabaja como programadora de videojuegos a tiempo completo en nuestra empresa. Como programadora de nivel junior, su pago anual es de $ 158,000 / año. Ella ha estado trabajando con nosotros desde diciembre de 2010. Cuando la contratamos, realizamos una verificación de antecedentes y de crédito y descubrimos que su reputación era impecable.

Las responsabilidades laborales que cumple la Sra. Stafford en nuestra empresa, incluyen el desarrollo de laberintos de videojuegos y de imágenes en 3D. También realiza tareas relacionadas con el desarrollo de la trama y los conceptos. Está bien versada en la creación de mundos creíbles en 3-D y todos los proyectos en los que ha trabajado son muy populares. Creemos que será un gran activo para nuestra empresa en los próximos años.

Puede comunicarse con nuestra oficina si tiene alguna pregunta adicional sobre la Sra. Stafford. Estaremos encantados de proporcionar cualquier información que pueda necesitar para tomar una decisión.

 

Sinceramente,

James Holloway

 

Starry Skies Gaming

Numero: xxxxxxxx

Correo electrónico: xxxxxxxxx@nospam.com

Descargar ejemplo 2

Ejemplo 3

Jonathon Beer

Viajes salvajes, LLC

100 Camino de garra de oso

Polo Norte, Alaska 99705

 

5 de enero de 2016

 

Estimado señor Beer

 

Mi nombre es Wilfred Dowd, y soy el dueño de Crazy Adventures, Inc. Nuestro negocio ofrece algunos de los mejores viajes grupales que los viajes extremos tienen para ofrecer.

Le escribo hoy para ayudar a verificar el empleo de Jamal Jenkins, el jefe de nuestro equipo de entrenamiento de escalada. Él ha estado con nosotros desde diciembre de 2003. Entró en nuestro campo como un novato y comenzó simplemente manejando la taquilla.

Hoy, es un galardonado como ciclista de juegos X, así como un mentor para muchos de los niños que asisten a nuestro campamento cada verano. El Sr. Jenkins ha sido responsable de algunos de nuestros eventos de mayor venta y nos ha ayudado con todo, desde la planificación de eventos hasta el marketing.

Como jefe de nuestro equipo de capacitación en escalada, el Sr. Jenkins gana $ 29,000 al año. Vive en el lugar en un departamento que le brindamos y tiene pleno uso de la flota de alquiler de la compañía.

Espero que esta información sea útil para tomar una decisión de crédito. Si tiene información adicional que necesite saber sobre el empleo del Sr. Jenkins aquí, llámeme al xxxxxxx. También puede comunicarse conmigo por correo electrónico a xxxxxx@dontspammebro.com

 

Sinceramente,

 

Wilfred W. Dowd, III.

Descargar ejemplo 3

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