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Qué Es Un Memorándum – Como Se Hace, Tipos, Ejemplos Y Modelos Para Usar

Qué es un memorándum

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Qué es un memorándum

¿Sabes qué es un memorándum? El memorándum (o memorando) es una forma de comunicación increíblemente versátil, que a menudo se usa en entornos empresariales. En la práctica, los memos responden preguntas y brindan información. También se define como una nota con un “breve mensaje escrito o informe de una persona o departamento de una empresa u organización a otra”.

Aunque la definición puede parecer bastante simple, saber cómo escribir un memorándum aún requiere que sigas un formato específico. Y, como es cierto para cualquier forma de escritura, este formato puede seguirse bien o mal. Por eso aquí te mostraremos todo lo que necesitas saber para qué comprendas qué es un memorándum.

¿Qué es un memorándum?

Un memorándum es un aviso corto generalmente escrito por la gerencia para abordar una determinada política o dar un cierto anuncio o cambios en una organización. En instancias oficiales, los jefes de la organización escriben un memorándum, pero incluso los estudiantes en diferentes niveles de educación pueden ser examinados en el mismo. Entonces, ya sea estudiante o clase trabajadora, escribir un memorándum es una habilidad muy importante que no puede permitirse perder.

¿Cuál es la estructura de un memorándum?

Los memorándum son generalmente menos formales que una carta, y aquí te enseñaremos como debe ser la estructura correcta para hacerlo:

Encabezado

El encabezado de los memorándum está diseñado para permitir al lector comprender lo que está viendo y decidir rápidamente si debe leerlo. El encabezado tiene cuatro o cinco partes, que aparecen en este orden. La “línea de asunto” debe ser breve, pero clara.

  • A:
  • Desde:
  • Tema:
  • Fecha:
  • cc:

Propósito

Debido a que muchos mensajes cruzan el escritorio de un lector (o la pantalla de la computadora) diariamente, lo primero que probablemente preguntarás al ver uno es “¿Debería leer esto?” La sección “propósito” responde a esa pregunta. Una apertura muy directa como “El propósito de este memorándum es…” es perfectamente aceptable. Puede ser dirigido a ti.

Resumen

El resumen es un breve recuento de todo el memorándum, que incluye discusión / antecedentes, conclusiones y recomendaciones. Su ubicación como la segunda sección te permite como lector que no necesitas conocer los detalles para no dejar de leer.

Antecedentes / discusión

La discusión / antecedentes describe el método por el cual se llegó a la conclusión. Esta sección proporciona detalles del tema y la justificación para la conclusión. En casi todos los casos, esta es la sección más larga de la nota (por ejemplo, cinco párrafos de una nota de ocho párrafos o dos páginas de una nota de tres páginas). Está dirigido a aquellos que necesitan conocer detalles: asistentes de laboratorio y personal administrativo,

  • Por ejemplo: En el caso de un informe de progreso, esta sección incluirá costos estimados, personal posible, instalaciones y suministros disponibles. Puedes tomar una forma narrativa.

Conclusión / acción

Esto hace algún tipo de conclusión de los problemas y problemas descritos en la sección “Antecedentes / Discusión”. También describe a dónde piensas ir desde aquí.

¿Cuándo se debe usar un memorándum?

El objetivo principal que cumple un memorándum es que tiene como objetivo registrar y transmitir información, y hacer breves llamamientos. Un memorándum también es esencial en el campo de los negocios, ya que ayuda a construir buenas relaciones. En los establecimientos y oficinas, los memorándum se utilizan para transmitir información a los empleados sobre eventos o cualquier otro cambio que se haya realizado en la empresa.

¿Cómo se hace un memorándum?

En esta sección te explicaremos de forma detallada cómo debes hacer cada y comprendas qué es un memorándum:

Encabezado de componentes de un memorándum

Un memorándum debe tener un encabezado que especifique el remitente, el destinatario, la fecha y el asunto. Cuando incluyas el nombre de una persona en la nota, escriba el título de su trabajo después. Incluye tu propio título de trabajo después de tu nombre en el campo “De”. El encabezado va en la parte superior de la nota, precediendo al texto. Si el memorándum es urgente, podría ser una práctica común en tu oficina escribir la palabra “Urgente” en la parte superior del encabezado.

La descripción general, que viene después del encabezado, explica brevemente el contenido del memorándum. En la descripción general, presenta el propósito de la nota, como presentar una idea o responder a una tarea que te dieron. El resumen le da al lector una idea básica de lo que trata el memorándum para que puedas decidir si leer el memo de inmediato o más tarde.

Sección de contexto y antecedentes

Otra de las partes de un memorándum es la sección de contexto del memo, que brinda antecedentes de la información que se presenta. Esto ayuda al lector a comprender la conexión del memorándum con los negocios.

  • Por ejemplo, podrías escribir: “Debido a los protocolos de tecnología avanza” Esta frase, y otras similares, ayudan al lector a poner el memorándum en contexto con lo que está sucediendo en el negocio.

Tareas y resoluciones

Si el propósito de tu memorándum es explicar las tareas que realizarás en respuesta al contexto, puedes decirlo en la siguiente parte del memo.

  • Por ejemplo, puede decir: “Investigaré la exploración de mercado para la tecnología” Esto le da al lector una idea de los próximos pasos que estás tomando.
  • Si tu memo es presentar una resolución, puede escribir: ” Mis conclusiones determinan que la nueva tecnología no beneficiaría a nuestra empresa porque”

Apoyando la investigación y las ideas

Algunas notas requieren la inclusión de detalles. Si necesitas incluir estadísticas, datos o información de investigación de mercado, proporciona estos detalles en un nuevo párrafo.

  • Por ejemplo: si estuvieras escribiendo sobre investigación de mercado de tecnología, podrías incluir estadísticas sobre la demanda de los clientes y las ventas de competidores junto con estadísticas clave sobre la industria. Estas ideas de apoyo se conocen como la parte de discusión del memorándum.

Conclusión y discusión adicional

Concluye tu memorándum con una breve conclusión que le dice al lector lo que esperas que haya obtenido al leerlo. El segmento de cierre también debe informar al lector que aceptas preguntas o comentarios para su discusión.

  • Por ejemplo: puede alentar al lector a que le envíe un correo electrónico o lo llame si tiene ideas sobre posibles soluciones tecnológicas para la empresa. También podría informarles sobre una futura reunión de negocios sobre el tema que ha planificado.

Documentos y otros anexos

Si haces referencia a gráficos, cuadros, políticas, informes, actas u otros documentos comerciales en tu memorándum, adjúntalos al reverso de la nota.

  • Por ejemplo: puedes tener una tabla que muestre los costos y los beneficios potenciales de las nuevas tecnologías o un documento técnico sobre la innovación. Incluye en la página de notas una nota en la parte inferior que adjunte uno o más documentos.

Tipos de memorándum

Hay diferentes tipos de memorándum que ten pueden pedir que escribas. Es bueno familiarizarte con cada tipo para poder clasificar y saber dónde cae. A continuación se presentan algunos de los tipos de memorándum que puedes encontrar:

  • Qué es un memorándum de solicitud: en este tipo de memorándum intentarás obtener un favor de cierta persona o grupo de personas. Se supone que debes usar un lenguaje persuasivo para ganar el corazón de tus destinatarios.
  • Qué es un memorándum de confirmación: este documento está escrito después de cierto acuerdo entre dos partes. Escribirás solo para confirmar que estás de acuerdo con una determinada demanda. En este tipo de memorándum, debes indicar los términos del acuerdo y alentar al destinatario a solicitar una aclaración donde no lo entendió.
  • Qué es un memorándum de sugerente: este tipo de escritura se redacta en el caso en que la gerencia solicita puntos de vista de los empleados sobre cómo resolver un problema determinado. Deberás solicitar a tus lectores que den su opinión sobre un tema determinado y especificar cómo deben enviar las sugerencias.
  • Qué es un memorándum de informe: esta es una nota escrita después de un cierto período de tiempo para dar cuenta del progreso. En este memorándum, el cuerpo es principalmente consistente de valores y gráficos para indicar el progreso.
  • Qué es un memorándum de resultados informales: aquí es donde debes proporcionar los resultados de una determinada acción. Puede tratarse de una investigación realizada y la gente desearía saber el resultado, o incluso puede ser el resultado de la solicitud para varios puestos en un departamento.

Ejemplos y modelos de un memorándum

Aquí

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 te mostraremos ejemplos para que comprendas mejor qué es un memorándum:

Ejemplo 1: Memorándum informativo

MEMORÁNDUM

Para: todos los empleados del departamento de contabilidad

De: Sr. XYZ, Jefe de Cuentas

CC: Sra. ABC, Departamento de Recursos Humanos

Fecha: 25 de octubre de 2018

Asunto: Entrenamiento obligatorio para el nuevo software

Como todos saben, recientemente hemos adoptado un nuevo software de contabilidad en la empresa. Se tomó la decisión de mejorar nuestro procedimiento contable y hacerlo más eficiente en tiempo y costo. Se llevará a cabo un seminario de capacitación el 5 de noviembre de 2018 a las 9 a.m. para familiarizar al personal con el nuevo software. Esto se hace para que la transición entre el software sea lo más fácil posible. Todos los empleados del departamento deben asistir.

Descargar planilla para un memorándum informativo

Ejemplo 2: memorándum (completo) para implementar el nuevos horarios de pausa para el té

Memorándum

Para: todo el personal

De: Steve Tailor, Gerente de Producción

Fecha: 14 de agosto de 2018

Asunto: Cambios en los horarios de las pausas para reducir el tiempo no productivo

Estimados compañeros de trabajo:

Con base en los informes de producción y los informes de tiempo de entrada y salida de los últimos tres meses, hemos observado que los tiempos de pausa para el té no se siguen estrictamente. Ha afectado la productividad general y el nivel de disciplina en el piso de producción.

El tiempo actual para tomar un té es de 15 minutos por la mañana y 15 minutos por la noche, pero los empleados toman 30 minutos en cada descanso. De los informes, hemos observado que el empleado promedio gasta 30 minutos más en las pausas para el té (15 minutos en cada pausa para el té), lo que resulta en 10 horas no productivas por empleado por mes. Tenemos 250 empleados, por lo que el total de horas no productivas es de 2500 horas por mes. Puedes imaginar cuánto perderá la compañía debido a esta práctica.

Por lo tanto, se ha vuelto muy necesario revisar los tiempos de pausa e implementar las nuevas reglas de pausa para el té. Nos ayudará a lograr más productividad al reducir el tiempo no productivo. Las nuevas reglas para la pausa del té serán las siguientes.

Las pausas para el té serán solo por 15 minutos.

El personal de producción irá a una pausa para el té de 10:05 a.m. a 10:20 de la mañana y de 4:05 p.m. a 4:20 p.m. de la tarde.

El grupo de calidad del proceso y el personal del grupo de aseguramiento de la calidad irán a una pausa para el té de 9:45 a.m. a 10:00 p.m.en la mañana y de 3:45 p.m. a 4:00 p.m.

Los empleados irán a tomar el té en dos grupos, es decir, todo el personal de pruebas de calidad irá primero a tomar un descanso. Todo el personal de producción tomará un descanso después de que el personal de pruebas de calidad haya regresado del descanso.

Todo el personal utilizará el sistema Time-In y Time-Out para garantizar que el tiempo no se registre como tiempo productivo mientras están en una pausa para el té.

Estas reglas serán útiles para frenar la práctica inadecuada de tomar más tiempo que las pausas de té indicadas y mejorarán la producción general. Enviar al personal para la pausa del té en dos grupos asegurará que la producción y las pruebas de calidad no se detengan al mismo tiempo.

También ayudará a utilizar el área de descanso para el té de una manera cómoda, ya que al mismo tiempo reducirá el apuro.

Espero con interés a todo el personal la cooperación que ayudará a mejorar su productividad y, en última instancia, el crecimiento de la empresa. Permitirá a la compañía pagar más bonos y aumentos salariales a largo plazo.

Gracias,

El gerente de producción

Descargar planilla para un memorándum (completo)

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