Oficio De Respuesta A Petición – Cómo Se Hace, Ejemplos Y Modelos Para Usar

Después de enviar un manuscrito a una revista académica y recibir comentarios de los revisores y / o editor de la revista, a menudo se les pide a los autores que revisen sus manuscritos para abordar los comentarios proporcionados. Si bien los autores generalmente no tienen problemas para responder a los comentarios desde una perspectiva científica o académica, a veces les resulta difícil decidir la forma más efectiva de responder. Es aquí donde entra el oficio de respuesta a petición.

• El objetivo de un oficio de respuesta a petición incorporar los comentarios del revisor que ayudan a mejorar tu descripción e interpretación. Es igual de importante mostrar qué cambios sugeridos has decidido realizar. Aquí te mostraremos que es un oficio de respuesta a petición y cómo se hace. Además dejaremos ejemplos y modelos descargables en formato Word para que los puedas reutilizar.

1. ¿Qué es un oficio de respuesta?

Un oficio es un documento que se redacta cuando alguien te envía una carta de solicitud de respuesta, es importante responder de manera rápida y breve pero sin sonar cortante. La clave para un buen oficio de respuesta a petición o una carta de respuesta a una solicitud de documentos es sonar como si estuvieras contento de proporcionar la información si puedes o realmente lo lamentas si no puedes. Nunca suenes como si te estuvieran molestando con tu solicitud.

2. ¿Cómo es la estructura de un oficio de respuesta a petición?

A continuación te mostraremos como es la estructura correcta de un oficio de respuesta a petición:

• [Fecha de emisión del oficio]
• [Nombre a quien se le escribe]
• [Saludo cordial]
• [Cuerpo de la carta donde se indica la respuesta al remitente]
• [Cierre cordial]
• [Tú firma]
• [Tu nombre]

3. ¿Cómo se hace un oficio de respuesta a petición?

Ahora te mostraremos como puedes hacer un oficio de respuesta a petición:

1- Comienza con un saludo personal

Los oficios de respuesta de algún tipo siempre están firmadas por un individuo, así que asegúrate de comenzar tu carta de oficio con una respuesta personal al autor de la carta. Las computadoras facilitan dirigirse a la persona por su nombre, incluso si estás utilizando una plantilla.

Ejemplo...

• Si el oficio de respuesta a petición fue firmada por la “Sra. Susan Kennedy”, debes responder con "Estimada Sra. Kennedy" seguido de una coma o dos puntos.
• Si el escritor del oficio de respuesta a petición se firmó de manera más informal, como "Susan Kennedy", siempre es seguro usar "Sra." Sin embargo, si tu negocio es conocido por ser divertido, moderno o joven, puedes sentirte cómodo escribiendo "Querida Susan".
• Cuando el nombre no revela el género, usa el primer nombre: "Querido Alex" o "Querido John".

2- Escribe la respuesta

Tu primera oración debe explicar el motivo de tu oficio. Puede parecer obvio que debido a que el individuo te escribió primero, sabrás por qué estás respondiendo. Sin embargo, declarar esto por adelantado ayuda a confirmar que ambos están hablando de lo mismo. Cuando se envió la consulta a otra persona que se la envió para responder, también debes indicarlo para evitar confusiones.

Oración 1 Ejemplos:

• “Esta carta responde a tu solicitud de información sobre nuestros productos de limpieza”.
• “Le escribo en respuesta a su solicitud de información sobre nuestros servicios”.
• “Nuestra vicepresidenta de ventas, VICKI SWENSON, me envió su carta reciente ya que manejo solicitudes de información”.
• “Si es posible, sigue esta apertura con una segunda oración que muestra que estás contento de poder ayudar”.

Oración 2 Ejemplos:

• “Estoy feliz de ayudar a aclarar la confusión”.
• “Me complace brindarle respuestas que pueden ayudarlo a tomar su decisión”.

3- Proporciona la información solicitada

Comienza un nuevo párrafo para proporcionar la información solicitada lo más brevemente posible. Si la información es larga o complicada, y tiene un documento que lo explica bien, indica que has incluido este documento.

Ejemplos:

• “Tenemos dos productos, salvia y cuarzo, que creo que encontrará bastante útiles. Sage es una (breve descripción), mientras que el cuarzo es más que una (breve descripción)”
• “Tenemos varios productos en esta categoría, y he adjuntado folletos en cada uno que explican sus características, beneficios y mejores usos”.

• Evita frases impersonales como "Adjunto, por favor encuentre..." Haga su carta amigable y conversacional escribiendo "He adjuntado...”

4- Cuando no puedes ayudar

Puede haber ocasiones en que no puedas proporcionar la información solicitada, ya sea que no sepas la respuesta, la información es privada u otra razón. Es importante responder el oficio de respuesta a petición de todos modos para que su empresa siga siendo receptiva y afectuosa.

Ejemplos:

• Lamentablemente, no puedo responder a su pregunta en este momento. Nuestros ingredientes son una vieja receta familiar cuidadosamente guardada.
• He buscado en nuestros archivos pero no he podido encontrar respuestas a sus preguntas. Realmente lo siento, no pude ayudar.

5- Dar gracias por escribir

Agradecerle a la escritora su carta es una buena práctica comercial porque demuestra que sabe que su tiempo es valioso.

Ejemplos:

• Gracias por tomarte el tiempo de escribir.
• Gracias por pensar en (nombre de la empresa) en su búsqueda de un sistema de seguridad.

• Evita sonar demasiado como un argumento de venta, como en "Gracias por pensar en ABD. Recuerde, lo hacemos seguro en casa, en el trabajo y en el juego".

6- Cerrar ofreciendo más ayuda

Siempre finaliza tu oficio de respuesta a petición con un amabilidad por ejemplo puedes escribir lo siguiente: "nuestra puerta siempre está abierta".

Ejemplos:

• Si necesita más información, contácteme personalmente en cualquier momento.
• Si tiene alguna pregunta sobre el documento que adjunto, con gusto le responderé.
• Termina simplemente con "Atentamente", omite cuatro líneas para tu firma manuscrita y luego agrega tu nombre impreso y tu título.

• Evita las firmas de moda como "Querido" o "Siempre tuyo" o el famoso "Muy verdaderamente suyo".

4. Ejemplos y modelos de oficios de respuesta

A continuación te mostraremos un ejemplo y un modelo descargable en formato Word para que lo puedas reutilizar de cómo es un oficio de respuesta a petición:

Descargar plantilla de oficio de respuesta

DESCARGAR PLANTILLA DE OFICIO

Ejemplo

[Tú nombre]

[Tú Dirección]

[Nombre a quien se dirige el oficio]

[Cargo del remitente]

[Nombre de la compañía]

Estimado [Nombre a quien se le dirige el oficio]

Le agradecemos por realizar esta consulta en la fecha de [Fecha] de nuestro catálogo. Nos satisface añadir nuestro actual catálogo de productos. Asimismo nos encantaría comunicarle que es permisible hacer compras de manera online en [Nombre de la web]

[Despedida cordial].

Atentamente

(Tú firma)

[Tú nombre]