Cómo Hacer Una Cotización Formal - Ejemplos Y Modelos Para Usar

Una solicitud de cotización, también conocida como RFQ, es un tipo de documentación en la que una entidad solicita una cotización de los proveedores para completar proyectos específicos de tareas. La solicitud de plantilla de presupuesto proporciona toda la información sobre los requisitos del proyecto. En él, el vendedor detallaría los costos para cada etapa del proyecto. Esto permite que la entidad que solicitó el documento lo compare con las otras ofertas de diferentes proveedores. Sabiendo te mostraremos cómo hacer una cotización formal, además te dejaremos ejemplos y modelos en formato Word descargables para que los puedas usar.

1.  ¿Qué es una cotización formal?

Antes de saber cómo hacer una cotización formal, debes tener claro el concepto de lo que es una cotización formal. A continuación te daremos una breve descripción de lo que es este documento:

Una cotización formal es un documento de control que una empresa solicitante usa para pedir los costos de servicios y productos que necesitas, la empresa solicitará una solicitud de cotización a diferentes proveedores conocidos como postores. Las empresas utilizarían una plantilla de solicitud de presupuesto para adquirir servicios o productos estándar. El uso de dicho documento permitiría a la empresa solicitante comparar fácilmente diferentes ofertas de una amplia gama de proveedores.

Cuando sea necesario, una empresa solicitante enviará una solicitud de cotización a muchos proveedores que soliciten dar sus ofertas de precios.

Ejemplo…

Por ejemplo, una compañía quiere comprar 300 computadoras con velocidades de procesamiento específicas y tamaños de disco duro. La compañía tendría que hacer una plantilla de solicitud de presupuesto y enviarla a diferentes proveedores. Como necesitan un tipo específico de producto, les resulta más fácil comparar las cotizaciones que reciben de los licitadores.

Por lo general, una solicitud de plantilla de presupuesto contiene cuatro secciones. Incluye las condiciones de pago, los factores que influirán en la selección de la oferta, una fecha límite para la presentación de la oferta y otra información relevante necesaria para la consideración de la oferta. Después de considerar todas las cotizaciones dadas por los vendedores, la compañía solicitante otorgará el contrato al vendedor legítimo.

2.  ¿Cuándo se debe usar una cotización formal?

El uso de una cotización formal hace que el proceso de solicitud sea más fácil y más eficiente. Esto se debe a que la empresa solicitante solo recibiría unas pocas respuestas que incluyen las cotizaciones o estimaciones de los posibles proveedores.

Cuando considere menos cotizaciones, esto significa una reducción en el tiempo de evaluación. Solo tendrías que considerar las cotizaciones proporcionadas por licitantes calificados en lugar de un grupo de licitadores calificados y no calificados.

Una cotización formal que ha recibido en respuesta a la solicitud de cotización que ha dado no se considera una oferta. Esto significa que no puedes usar el documento como un contrato vinculante. Solo contiene información relevante que puedes utilizar para elegir el licitador que se adapte a tus necesidades.

3.  ¿Cómo hacer una cotización formal?

La primera parte de cómo hacer una cotización formal es solo un aspecto del proceso de solicitud de presupuesto. Este proceso es una operación muy común que realiza el gerente de compras y suministros todos los días. Aunque es común, existen diferentes formas de cómo hacer una cotización formal y ejecutar el proceso de RFQ. No importa cómo planees llevar a cabo el proceso, debes seguir estas cuatro fases principales:

Preparación

Esta es la primera y más importante parte del proceso de cómo hacer una cotización formal, por lo tanto, nunca debes apresurar este paso. Durante todo el proceso, debes pasar al menos la mitad del tiempo en esta fase y la otra mitad en las otras 3 fases. Durante esta fase, debes poder visualizar todo el proceso de una cotización formal de principio a fin. Tener esta "visión general" en tu mente te ayudará a concentrarte en tu objetivo final.

Existen diferentes tipos de cotizaciones formales como: invitaciones, subastas abiertas, subastas inversas u ofertas selladas. La mayoría de las empresas ejecutan sus cotizaciones formales invitando solo a los proveedores que han precalificado. Por lo general, solo invitaría de 3 a 8 postores, según la categoría.

Una vez que hayas determinado el tipo de cotización formal que deseas ejecutar, es hora de comenzar a preparar la documentación requerida. Los documentos utilizados para una RFQ son los que enviarías a los participantes de la oferta.

Documentos que se anexan

Hay diferentes tipos de documentos que puede preparar, pero los más comunes incluyen:

• Una invitación junto con una descripción de tu empresa, los proyectos y otra información relevante. Además, establece claramente el propósito de tu cotización formal en este documento.
• Los términos y condiciones generales para dar a los licitantes una estructura a seguir cuando están pensando en presentar una oferta. Indica claramente si los postores pueden negociar los términos o no.

Otros documentos

• Una plantilla de precios para que los postores sigan. Proporcionar este documento te facilitará comparar las cotizaciones y determinar cuál sería la mejor opción para tu empresa. Si crees que es necesario, también puedes solicitar a los proveedores que dividan los precios de sus productos o servicios en los elementos de costo. Solo asegúrate de definir el desglose de precios de estos elementos de costo en tu plantilla de precios.
• Un cuestionario junto con los requisitos para la precalificación. Estos son importantes para que tus postores conozcan las calificaciones exactas que deben cumplir para que puedas considerarlos y su oferta. Una vez más, los requisitos para la precalificación pueden variar según la categoría.
• La selección de pesos y criterios de selección. Deseas mantener la transparencia durante todo el proceso de solicitud de presupuesto. Además, deseas que los participantes entiendan el proceso fácilmente para evitar confusiones. Por lo tanto, debes incluir esta información para comunicar a todos los licitadores. La distribución de esta información también puede ayudar a reducir cualquier disputa que pueda surgir después de haber elegido un ganador.

Después de reunir toda la documentación que necesitas, ahora puedes enviar toda la documentación de la cotización formal a los posibles participantes.

Gestión

Esta es la segunda parte de cómo hacer una cotización que debes tener en cuenta al realizar todo el proceso de solicitud de presupuesto, asegúrate de tratar a todos los participantes por igual. Esto significa compartir la misma información con todos ellos y hacer las mismas preguntas a todos los participantes.

• Nunca filtres ninguna información relevante dada por tus postores, ya que esto va en contra de la ética profesional.

Si deseas garantizar la total confidencialidad, existen algunos tipos de sistemas de adquisición electrónica que tienen una funcionalidad de "oferta sellada" que impide que cualquiera vea las ofertas completadas. Luego, el sistema de licitación solo se hará público una vez que haya transcurrido el plazo.

En los casos en que no hayas alcanzado los objetivos de precio que necesitas en la primera ronda, puedes elegir tener una segunda ronda, que también se conoce como una subasta inversa. Sin embargo, esta vez solo consideraría un número menor de participantes. Pero esta vez, debes proporcionar a los participantes tu precio objetivo para darles una mejor idea de lo que está buscando.

Adjudicación

Este es el siguiente paso de cómo hacer una cotización formal importante en todo el proceso de RFQ. Durante esta fase, debes decidir qué postor elegirás. En este momento, todo el esfuerzo que hayas realizado en la fase de preparación será muy valioso. Si proporcionaste a los licitantes una plantilla de precios, entonces es más fácil comparar las ofertas entre sí.

Al tomar la decisión final, es mejor involucrar a un grupo de personas en lugar de decidir por tu cuenta.

Ejemplo…

Por ejemplo, puedes invitar a algunos de tus grupos de interés internos y permitirles usar criterios predefinidos para adjudicar la oferta.

Redacta una nota que incluya la información sobre cuántas ofertas en total recibió, cuántas de esas fueron las ofertas calificadas, tus razones para descalificar cualquiera de las ofertas, los criterios de adjudicación, cómo votó cada uno de los miembros del comité de adjudicación y la decisión final.

Cierre

Después de haber elegido al postor final, contáctalos y programa una reunión. Durante esta reunión, puedes finalizar los detalles, cerrar el trato y firmar el contrato por escrito. Si incluiste todos los documentos relevantes en tu documentación de la cotización formal, esta fase no debería ser demasiado complicada. De lo contrario, es posible que debas someterte a algunas negociaciones antes de llegar a un acuerdo final.

Es una buena práctica informar a todos sus participantes sobre su elección y no solo al postor que eligió como ganador. Sin embargo, solo debes compartir las noticias después de la fase de cierre, y ya ha firmado el contrato de cierre. Al hacer esto, puedes mantener tus opciones abiertas hasta que llegues a un acuerdo final con las mejores condiciones posibles para ti y el postor.

Los inconvenientes de una solicitud de cotización

Una cotización formal tiene muchos beneficios. Sin embargo, este documento también viene con un par de inconvenientes que debes conocer. Por un lado, dado que la empresa solicitante seleccionará a los licitadores, esto limita la competencia. Esto, a su vez, puede provocar algunas irregularidades debido a las respuestas selectivas.

Además, las solicitudes selectivas pueden llevar a la exclusión de ciertos proveedores y compañías.

Ejemplo…

Por ejemplo, incluso si vende el mismo servicio o producto pero a un precio más bajo, las empresas solicitantes podrían ni siquiera contactarla para una solicitud de presupuesto.

Como se mencionó anteriormente, una respuesta a una cotización formal no sirve como un contrato vinculante. Debes tener mucho cuidado al tratar con el oferente. Si eliges un postor, asegúrate de llegar a un contrato o una orden de compra que ambos firmen. El hecho de que el oferente que deseas elegir haya respondido a tu cotización formal no significa que tengas un acuerdo cerrado. Primero finaliza el contrato, obtén todo por escrito y obtén la firma para cerrar el trato oficialmente.

4.  Ejemplos y modelos de cotización formal

A continuación te mostraremos algunos ejemplos y modelos de cómo hacer una cotización formal. Además podrás descargar los formatos en Word:

Descargar plantillas de cotización formal

DESCARGAR PLANTILLA DE COTIZACIÓN FORMAL

Plantilla 1

UNIVERSIDAD DE ILLINOIS

Instrucciones para el formulario de solicitud de cotización

El Formulario de Solicitud de Cotización se utiliza para iniciar contacto con firmas consultoras y comienza el proceso de delinear servicios, cronogramas y otros detalles del proyecto que conducen a la compra final de servicios. El Formulario de Solicitud de Cotización especifica además los detalles del proyecto cubiertos bajo el alcance original de los servicios aprobados por la Junta de Síndicos de la Universidad de Illinois. Dichos detalles pueden incluir, entre otros, entregables, personal asignado y tareas a realizar.

Nota importante: La solicitud de formulario de cotización o cualquier archivo adjunto, prueba o documento adicional no tiene la intención y no cambiará, agregará, eliminará ni modificará los términos incorporados en el contrato.

1. La universidad / departamento determina el grupo / subgrupo de servicios deseados

Revise las tablas de grupos de servicio e identifique el grupo y subgrupo de soporte deseado. Por ejemplo, el desarrollo de SLA es el Grupo 5, Subgrupo 4.

2. La universidad / departamento determina las empresas consultoras

Revise las tablas de grupos de servicios para obtener una lista de firmas consultoras a las que se les han adjudicado contratos por cada servicio. Seleccione la (s) empresa (s) de consultoría a quienes solicitar servicios.

3. La universidad / departamento completa el formulario de solicitud de cotización

Complete el Formulario de Solicitud de Cotización con la información requerida, que incluye:

• Información de la universidad / departamento (información de contacto principal)
• Información del grupo de servicio o Información del grupo / subgrupo
• Descripción del orden de la tarea (Esto incluye detalles del proyecto para el desempeño del servicio, incluidos informes, hitos, etc.)
• Fechas de inicio y finalización deseadas del proyecto (Estas fechas son una preferencia y deben tener en cuenta el tiempo de entrega necesario para emitir una orden de compra. Además, las fechas de inicio y finalización dependerán de la disponibilidad de la empresa consultora y se finalizarán con la consulta firma previa a la presentación de una solicitud.)
• Información de la empresa consultora
• Nombre de la firma consultora
• Número de contrato

4. La universidad / departamento envía por correo electrónico el formulario de solicitud de cotización

Envíe por correo electrónico el Formulario de Solicitud de Cotización completado directamente a la firma consultora utilizando la información de contacto en el resumen de la firma consultora.

5. La firma consultora completa el formulario de solicitud de cotización

La firma consultora completa la parte inferior del Formulario de Solicitud de Cotización, que incluye:

• Fechas de inicio y fin reales del proyecto
• Costo estimado de la tarea
• Una descripción detallada de los servicios que se realizarán, entregables, personal que se asignará y un cronograma para la prestación de los servicios.
• Firma del representante de la firma consultora e información de contacto.

6. La empresa consultora devuelve el formulario de solicitud de cotización completado

La firma consultora devuelve el Formulario de Solicitud de Cotización completado con todos los anexos aplicables al contacto principal de la Universidad / Departamento, como se detalla en el Formulario de Solicitud de Cotización.

7. El Colegio / Departamento presenta el Formulario de Solicitud de Cotización en iBuy

Inicie sesión en iBuy y haga clic en el formulario Contratos de consultoría de TI ubicado en la sección Formularios universitarios de la página Inicio / Tienda de iBuy. (Acceda a las instrucciones para nuevos usuarios de iBuy, haga clic aquí.) Envíe el formulario de iBuy, adjuntando el Formulario de Solicitud de Cotización completado y cualquier otro documento recibido de la firma consultora como Adjunto Externo en la parte de Información Externa de la pestaña.

8. El formulario de iBuy genera una solicitud y una orden de compra

El formulario iBuy de contratos de consultoría de TI completado se enruta automáticamente a través de la cola de aprobación departamental, luego a University Sourcing para su aprobación y finalmente llega a la División de Compras de la Universidad de Illinois. La División de Compras emite una orden de compra a la firma consultora. Importante: Los servicios de consultoría de TI pueden comenzar solo después de que la empresa de consultoría haya recibido la orden de compra.

9. La firma consultora recibe el pago

El pago se realizará al finalizar los servicios detallados en la orden de compra. La universidad / departamento que solicita la orden de compra será responsable de la aprobación de las facturas (utilizando el proceso de adquisición departamental estándar).

UNIVERSIDAD DE ILLINOIS

Formulario de solicitud de cotización

Información de la universidad / departamento

Colegio / Departamento: _______________________ Fecha: _____________

Contacto principal (servicios que solicitan individualmente): __________________________________________

Habla a: ___________________________________

Teléfono: _____________________ Correo electrónico: __________________

Información del grupo de servicio

Número de grupo / subgrupo de servicio: ______________________________

Título del grupo de servicio / subgrupo: ________________________________

Descripción del orden de la tarea (alcance del proyecto):

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