Carta por Retraso de Pedido

Las empresas que manejan grandes cantidades de pedidos con diferentes clientes deben tratar de mantener las fechas de entrega que han prometido, sin embargo, en ocasiones pueden presentarse problemas en la cadena de distribución que retrasan dichas entregas. Para disculparse con los clientes afectados se debe enviar una carta por retraso de pedido.

Estas cartas resultan muy útiles porque le demuestran al cliente que la empresa es responsable y asume las fallas que puedan haber ocasionado el retraso, lo que da una muy buena imagen a pesar de los inconvenientes.

Este es un muy buen recurso de atención al cliente y puede ayudar a la empresa a explicar las razones del retraso y fortalecer sus relaciones con el cliente.

¿Qué es una carta por retraso de pedido?

La carta por retraso de pedido es un tipo de comunicación escrita en la que una empresa o negocio notifica a un cliente que su pedido llegará en una fecha diferente a la acordada previamente.

Se trata de una estrategia de manejo y solución de problemas implementada para que el cliente esté al tanto de la falla, sus causas y lo que hará la empresa o compañía para solventarlo o resarcirlo por éste.

Este tipo de cartas pueden ser utilizadas en grandes empresas con una cartera de clientes enorme, o en pequeños negocios que tratan con pedidos más pequeños. Su intención es la de mantener una buena relación comercial sin que el retraso la afecte en gran medida. Al pedir disculpas por un retraso en la entrega, la empresa muestra interés en sus clientes.

Las cartas por retraso de pedido se pueden entregar en físico o, más comúnmente, se pueden enviar en formato digital por correo electrónico.

Estructura de una carta por retraso de pedido

Ninguna empresa querrá tener que verse en la obligación de escribir y enviar este tipo de cartas, sin embargo, los problemas pueden presentarse y la mejor manera de afrontarlos es comunicándose con el cliente y pidiendo disculpas.

Los elementos más importantes que este tipo de cartas deben contener son los siguientes:

• Membrete: estas son cartas de carácter comercial, por lo que lo mejor es que sean escritas en papel membretado con los datos de la empresa o negocio. Si no existe el papel membretado, se debe colocar al inicio de la carta un membrete con los datos de la empresa que remite la carta.
• Fecha: es muy importante en este tipo de cartas particularmente que se coloque la fecha en la que ésta se escribe. Aún más si se habla de fechas de entrega y retraso en la carta. La ciudad y fecha deben colocarse a la derecha debajo del membrete.
• Destinatario: estos serán los datos del cliente al que se dirige la carta. Si se trata de otra empresa, se escribirán los datos de la misma junto al nombre de la persona encargada de tratar con el remitente y su cargo dentro de la empresa. Si se trata de un cliente particular, se coloca el nombre.
• Cuerpo de la carta: en el cuerpo de la carta procederemos a explicar el motivo de la misma; es decir, el retraso en la entrega. Esto debe hacerse de manera detallada explicando de cuánto tiempo será el mismo y dando alguna explicación. Si se otorgará algo adicional al cliente como medida compensatoria por el tiempo perdido, se debe explicar.
• Firma: la carta por retraso de pedido debe ir firmada por un representante de la empresa indicando su nombre y cargo.

¿Cuándo se debe usar una carta por retraso de pedido?

Las relaciones de tipo comercial dependen en muchos casos del tiempo de entrega. Una empresa que espera materiales para la producción por ejemplo, planifica sus compras con el tiempo en mente. Por esto, un retraso en la entrega de un pedido puede significar poner en apuros al cliente. Es allí donde es útil una carta por retraso de pedido.

Aunque la carta no solucionará el retraso, le hará saber al cliente que este sucederá y de cuánto tiempo será. Esto a su vez ayuda al cliente a tomar las medidas necesarias para solventar en caso de que sea necesario.

Siempre es importante en las relaciones de tipo comercial, que haya una buena comunicación con el cliente, sin importar si se trata de grandes transacciones o no. Los clientes usualmente confían más en una empresa que está constantemente en comunicación y atendiendo sus necesidades. Por esto, hacer uso de este tipo de cartas cuando un pedido no podrá ser entregado a tiempo puede fortalecer las relaciones entre empresa y cliente.

¿Cómo hacer una carta por retraso de pedido?

Estas cartas se consideran de tipo formal y comercial, lo que quiere decir que se utilizan para establecer contacto con figuras con las que tenemos un nexo económico. Esta característica hace que sea muy importante la manera en la que redactamos la carta.

Además de esto, trata un tema muy específico como lo es las fechas de entrega de un pedido, por lo que la información contenida en ella debe ser lo más precisa posible para que el cliente esté claro en lo que sucede.

A continuación te damos algunos consejos que pueden ayudarte a redactar una buena carta por retraso de pedido:

• Pide disculpas. Esto es algo muy importante para este tipo de comunicaciones. Así no se haya tratado de un problema de tu empresa, pide disculpas por el retraso. El cliente no quiere saber que no tuviste la culpa, lo que le interesa es que su pedido no llegará a tiempo y alguien debe hacerse responsable, ese será el remitente.
• Da una explicación. No es necesario que expliques con exactitud los problemas de tu empresa a tus clientes, pero si es una buena idea que ofrezcas alguna explicación por el retraso en la entrega. Esto validará tu responsabilidad como comerciante y le hará saber al cliente que eres honesto y asumes las fallas que han llevado a este problema.
• Si puedes, ofrece alguna manera de compensar. Esto no siempre es posible, pero dependiendo de las relaciones de la empresa con el cliente y si está en las manos, no es una mala idea ofrecer algún tipo de compensación por las molestias causadas. Esto puede ser un crédito para la siguiente compra o el envío de algún producto en particular. Esta es una buena manera de contentar al cliente y hacerle ver que tu empresa toma en serio este retraso.

Ejemplo 1 de una carta por retraso de pedido

Valencia, 9 de enero de 2018

Srta. Valeria Camacho

Estimada Valeria,
Lamentamos tener que informar que el pedido de vestidos de damas de honor que ha hecho a nuestra web tardará un día más en ser entregado. Lamentablemente, se presentaron algunos problemas con los permisos de importación que retrasaron la entrada de nuestra mercancía y aunque ya se encuentra solucionado el percance, todos nuestros pedidos serán entregados con algo de retraso.

Esperamos que esto no ocasione mayores problemas para sus planes y para compensarla, le entregaremos junto a los vestidos una tarjeta de regalo de $5 que puede utilizar en futuras compras en nuestra tienda online.

Por favor háganos saber a la brevedad si este retraso afecta las fechas del evento para el que solicitó los vestidos, en caso tal, buscaremos la manera de hacerlos llegar más pronto.

Agradeciendo su atención y paciencia,
Me disculpo una vez más y me despido,

Gabriela Fernández
Gerente General
Atenea Importaciones, C.A.

Ejemplo 2 de carta por retraso de pedido

Aserradero El Cairo, C.A.
Zona Industrial, Carrera 18, Galpón 76
El Morro

Valencia, 25 de octubre de 2019

Mueblería Los 3 Hermanos
Zona Centro #67
Presente

Estimado cliente,
Nos dirigimos a usted con el propósito de informarle que el pedido hecho por usted el día 10 de este mes con código K-285 y que debía entregarse el próximo 27 de octubre no podrá ser entregado hasta el día 30 del presente mes.

Este retraso ha sido causado por problemas con la empresa distribuidora con la que hemos venido trabajando los últimos años. Sin embargo, ya se ha resuelto contratar a una nueva flota de camiones para poder entregar los pedidos pendientes entre los que se encuentra el suyo.

Lamentamos este inconveniente y esperamos que no afecte su línea de producción. Nuestros vendedores están a la orden para atender cualquier duda o pregunta.

Sin más que decir, y agradeciendo su comprensión,
Me despido, respetuosamente,

Carlos Hernández
Gerente de Ventas
Aserradero El Cairo

Modelo de carta por retraso de pedido

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