Carta por Correo Electrónico

Ahora que la mayoría de las comunicaciones se hacen a través de servicios en línea, sobre todo por correo electrónico, es muy importante que sepamos cuál es la manera correcta de escribir una carta por correo electrónico.

Aunque parezca sencillo, la verdad es que para que un correo sea atendido por el destinatario debemos redactarlo de una manera que le resulte atractivo de leer. Muchas comunicaciones por correo son eliminadas antes de ser leídas porque el destinatario las considera de poca importancia, esto es más importante si estamos comunicándonos con una persona a la que no conocemos.

En este artículo te hablaremos de la manera correcta en la que debes escribir una carta por correo electrónico que sea interesante y que logre informar lo que quieres a tus destinatarios.

¿Qué es una carta por correo electrónico?

Esta es una comunicación escrita que se transmite a través de correo electrónico. Por lo general no se trata de una carta que se adjunta sino de una que estará escrita dentro del mismo email. Esto quiere decir que es escrita de manera directa lo que la diferencia de cualquier otra carta que pueda ser redactada por ejemplo en Word y enviada a través de un correo.

¿Cómo se debe escribir una carta por correo electrónico?

En una comunicación como la que se hace a través de correos electrónicos hay ciertos elementos de las cartas formales que no son necesarios. Por ejemplo, los correos traen una fecha automática junto con hora de envío de la comunicación por lo que este es un dato que no se hace necesario a la hora de escribir una carta por correo electrónico.

Sin embargo, hay otras partes que son esenciales y que además deben escribirse de una manera muy particular para que cumplan su objetivo. Veamos qué debe incluir una carta por correo electrónico formal:

• Asunto: esto se incluye en la conformación del correo electrónico antes de escribir. Es un campo que se encuentra debajo del lugar para escribir el destinatario del correo. Es importante cuando se trata de una carta por correo electrónico de estilo formal que escribamos en esta sección de qué se trata la comunicación y no dejar el campo vacío.
• Lugar: en muchas ocasiones se hace importante que coloquemos nuestra ubicación cuando escribimos una carta por correo electrónico. Esto es porque la bandeja de entrada reflejará la hora pero no el sitio. Si consideramos que debemos incluir este dato, debe ser el primero que escribamos en el documento.
• Saludo: al igual que con las cartas formales, debemos iniciar la comunicación con un saludo que sea formal, por ejemplo “Apreciado Doctor” o “Respetada Licenciada”.
• Cuerpo: las cartas que se envían por correo electrónico no deben ser muy largas, por el contrario deben ser lo más cortas y precisas posibles (más adelante otros consejos). El cuerpo debe contener aquello que queremos decir escrito de manera formal.
• Firma: las firmas en los correos electrónicos, al no poder incluir una rúbrica física, debe incluir la mayor cantidad de información posible acerca del remitente. En este caso se debe incluir el nombre completo así como el cargo y la empresa para la que trabaja, así como otras maneras de contacto como números de teléfono.

¿Cuándo usar una carta por correo electrónico?

Las cartas por correo electrónico se pueden utilizar para una variedad de casos en los que se requiere establecer un tipo de comunicación entre dos entidades sean personas o empresas. Por lo general no se usan para trámites que requieren que quede un registro firmado de recibido, pero se pueden utilizar como medio para hacer avisos y notificaciones o para enviar cualquier tipo de información o notificación.

Consejos para redactar de manera correcta una carta por correo electrónico

Ahora que ya sabemos cuál es la estructura de este tipo de cartas es importante que sepas algunos consejos para que la carta que envíes por correo electrónico despierte el mismo interés en el destinatario que una misiva física. Algunas de las cosas que es importante que sepas son las siguientes:

• Cuida el asunto. Esta es la primera información que tendrá el destinatario acerca del contenido de tu carta. Evita usar asuntos informales y que no contengan información acerca de la razón de la comunicación. De igual manera evita asuntos muy largos que no atrapen la atención de quien recibe la carta por correo electrónico. Sé específico para lo que quieres informar.
• Usa un saludo formal y atemporal. Esto quiere decir que vites comenzar tu carta con saludos como “Buen día” y más bien utilices saludos formales destinados a quien recibe la carta como “Saludos cordiales” o como los expresados en la sección anterior de este artículo. El uso de este tipo de saludos respetuosos le dará más formalidad a aquello que quieres comunicar.
• Cuida el cuerpo de la carta. Existe una fórmula que se recomienda a la hora de escribir una carta por correo electrónico que se conoce como la de “pirámide invertida”. Esto se refiere a la manera en la que la información se distribuye en los párrafos de la carta. Contrario a las cartas formales, para escribir una carta por correo electrónico se recomienda que comiences de manera directa con la información importante en el primer párrafo. Esto está diseñado para que el destinatario sepa pronto la razón de la carta y no la deseche por creer que se trata de información sin importancia.
• No escribas una carta larga. Las cartas que se envían por correo electrónico deben tener una extensión corta. Su función principal es informar algo específico por lo que debes cuidar que la carta no sea muy larga. y si utilizas la fórmula de la pirámide invertida, realmente no necesitarás escribir mucho para ir al grano.
• Cuida el lenguaje y la ortografía. El lenguaje en este tipo de cartas, al igual que en cualquier otra de estilo formal, el lenguaje debe ser formal. Con respecto a la ortografía, nada hace que una carta pierda su formalidad que las fallas. Cuida la manera en la que escribes y está atento a los posibles errores ortográficos.
• Usa tu firma completa. Esta es una comunicación formal por lo que la firma resulta muy importante. Ésta debe contener todos los datos que pueden identificar al remitente como representante de su empresa o institución así como cualquier otra manera en la que el destinatario puede establecer una comunicación directa con éste.

Ejemplo de una carta por correo electrónico

Destinatario: xxxxxxxxx@xxxxx.com
Asunto: Aviso de Cambio de Vendedor

Valencia, Edo. Carabobo
Venezuela

Estimado Ing. Luis Carranza
Esta comunicación tiene como objetivo informarle que a partir de ahora sus compras a nuestra empresa serán coordinadas por la Lic Xiomara Velez debido a que el Sr. Fernando Castro quien llevaba su cuenta ya no trabaja con nosotros.

La Lic. Velez se pondrá en contacto con usted para darle todos sus datos de contacto y para coordinar una visita a su empresa como presentación por lo que esperamos que en vista de la relación comercial que hemos mantenido por los últimos 3 años, la reciba para así poder coordinar que su cuenta con nosotros siga activa sin retraso.

Muchas gracias por su confianza en nosotros y esperamos que podamos seguir considerándolo como uno de nuestros mejores clientes.

Sin más que agregar,

Ing. Violeta Lugo
Gerente de Ventas
Productora Las Luces, C.A.
Teléfono oficina: xxxxxxxxx
Teléfono celular: xxxxxxxxx