Carta para Rechazar Propuesta Comercial

Cuando se trata de cartas comerciales, una de las que en ocasiones nos tocará redactar es la carta para rechazar propuesta comercial. Este tipo de carta se utiliza cuando un posible proveedor nos ha enviado un presupuesto de venta pero hemos decidido no aceptarlo, bien sea porque el precio es muy alto o por cualquier otra razón que consideremos pertinente.

La carta para rechazar propuesta comercial es un documento comercial con el que se niega la realización de un trato de compra-venta.

¿Qué es una carta para rechazar propuesta comercial?

Esta es una carta formal de tipo comercial que se utiliza para notificar a un proveedor que previamente había enviado un presupuesto o propuesta de venta que hemos decidido no aceptarla.

Cualquiera que sea la razón por la que propuesta comercial no fue aceptada, lo que se debe hacer es enviar una carta de este tipo. No solo porque se considera un gesto de buena fe, sino para mantener buenas relaciones con el proveedor, bien sea que le compremos otros productos o sea un nuevo posible vendedor.

Esto es muy importante sobre todo si pensamos que en un futuro podemos seguir teniendo relaciones comerciales con ellos porque al enviar esta carta, mostramos seriedad como potenciales compradores.

Estructura de una carta para rechazar propuesta comercial

Una carta comercial siempre debe contar con una estructura específica, sobre todo porque se trata de un tipo de comunicación formal. Las partes que debe tener este tipo de cartas son los siguientes:

• Membrete de la empresa remitente: como en todo tipo de comunicación comercial, esta carta debe ir impresa o escrita en una hoja membretada que contenga los datos de la empresa que la envía. En caso de que no lo tenga, en la parte superior derecha o centrado deben colocarse los datos de la empresa como nombre, razón social y número de identificación comercial.
• Ciudad y fecha: debajo del membrete y alineado hacia la derecha de la carta se debe escribir la ciudad y la fecha en la que se escribe la carta.
• Destinatario: esta vez alineado a la izquierda y debajo de la fecha se escribirán los datos de la empresa proveedora a la que estamos enviando la carta de rechazo. Debemos colocar el nombre de la empresa y si lo queremos, el nombre de la persona con la que hemos estado tratando.
• Cuerpo de la carta: la carta debe comenzar con un saludo formal seguido de los detalles del presupuesto que se te ha enviado como el número y la fecha en la que éste fue entregado. Luego de esto, notificaremos la negativa de seguir con el proceso de venta y las razones por las que hemos tomado esa decisión, si lo deseas.
• Firma: la carta para rechazar propuesta comercial debe ir firmada por el representante de la empresa encargado de aprobar las compras. La firma debe contener el nombre y cargo de quien hace el rechazo de la propuesta.

¿Cuándo usar una carta para rechazar propuesta comercial?

Cuando un presupuesto ha sido enviado, bien sea de productos o servicios y hemos decidido rechazar la oferta por cualquier motivo, lo mejor es hacerlo mediante una carta de este tipo.

Sin importar si se trata de problemas con el precio propuesto, los medios de financiamiento o el tiempo de ejecución del trabajo, una carta para rechazar propuesta comercial es el medio ideal para declinar respetuosamente continuar con el proceso de contratación o venta.

Aunque esta es una carta usualmente utilizada por empresas, también puede ser usada por particulares que hayan recibido una propuesta y busquen una manera elegante y respetuosa de rechazarla y explicar los motivos.

¿Cómo hacer una carta para rechazar propuesta comercial?

Una vez recibido el presupuesto y analizados los términos y tomado la decisión de rechazarlo, la redacción de esta carta no es realmente nada complicada. Sin embargo, para que el mensaje quede claro y la carta exprese lo que debe, sigue los siguientes consejos:

• Conserva el tono amable. Aunque se trate de una carta de rechazo, el tono de esta carta siempre tiene que ser respetuoso. Primero porque es lo correcto y segundo porque es posible que quieras seguir manteniendo relaciones comerciales con es proveedor ahora o en el futuro.
• Sé conciso. Esta es una carta que tiene un único propósito, el de informar el rechazo de una propuesta. Esto no debe implicar escribir mucho más que la información que necesitamos dar.
• Usa un lenguaje formal. Aunque conozcas a la persona a la que le escribes o hayas tenido tratos con la misma empresa proveedora por mucho tiempo, el lenguaje a utilizar debe ser siempre el de toda comunicación comercial, formal.
• Sé honesto en las razones. Para una empresa proveedora de servicios o productos, siempre debería ser importante recibir retroalimentación de sus compradores. Por esto es importante que al escribir la carta, escribas honestamente cuál es la razón por la que rechazas la propuesta. Esto ayudará a la empresa proveedora a analizar sus estrategias y precios.
• Habla de futuras relaciones comerciales. Si se trata de un proveedor con el que has trabajado antes o con quien te interesa seguir manteniendo una relación comercial, déjalo claro en tu carta. La idea es que ellos sepan que el rechazo de un presupuesto no quiere decir que toda la relación terminará.
• Resalta lo bueno. Si te han enviado un presupuesto bien hecho pero que no se ajusta a tus necesidades, también es bueno decirlo. Esto también entra dentro de la importancia de la retroalimentación de los clientes.

Ejemplo de carta para rechazar propuesta comercial

Colegio San Román
Calle 16 con carrera C, las Hortigas
Caracas

Caracas, 28 de julio de 2019

Sr. Antonio Pérez
Suministros y Soluciones Eléctricas Pérez, C.A.

Apreciamos mucho en envío oportuno de la propuesta solicitada para instalar el cableado de la nueva ala de nuestro colegio. Lamentablemente nos vemos en la tarea de rechazar esta propuesta. El costo presentado es mucho más elevado de las que hemos recibido de otros proveedores.

Siempre hemos contado con ustedes en nuestros trabajos de electricidad y seguirá siendo así, pero para este proyecto, el costo presentado por ustedes excede nuestro presupuesto y ante la negativa de una posibilidad de financiamiento que se ajuste a nosotros, no podemos más que aceptar un presupuesto más económico.

Apreciamos la rapidez en la entrega de su presupuesto y esperamos que esto no sea motivo para afectar posibles futuros contratos con su empresa.

Sin más que agregar,

Lic. Olga Hernández
Administradora
Colegio San Román

Modelo de carta para rechazar propuesta comercial

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