Carta De Solicitud De Documentos. Modelos Y Ejemplos Para Usar

En algunas ocasiones nos vemos en la necesidad de solicitar algunos documentos y muchas instituciones requieren que esta petición se haga de manera formal. Para estos casos se utiliza una carta de solicitud de documentos.

¿Qué es una carta de solicitud de documentos?

Esta carta se utiliza cuando se nos pide que hagamos una petición de documentos utilizando un documento formal. Se trata de un documento formal en el que hacemos una solicitud de documentación a una empresa o institución pública o privada.

¿Cuál es la estructura de una carta de compromiso de cumplimiento de trabajo?

Esta carta se considera de tipo formal porque es una comunicación que hace un particular generalmente con una institución o empresa bien sea pública o privada. Es importante hacer notar que como toda comunicación formal debe contener ciertos elementos, estos son los siguientes:

  • Fecha y Ciudad: se coloca en la esquina superior derecha de la carta al inicio y es la fecha y locación donde la carta se redacta.
  • Destinatario: se trata de los datos de la persona que recibirá la carta. Debemos colocar la institución, el departamento y el nombre de quien la recibirá si lo tenemos.
  • Saludo: como muchas cartas de este tipo siempre es una buena idea comenzar con un saludo conciso y respetuoso hacia quien la recibe.
  • Cuerpo de la carta: esta será la sección de la carta donde debemos expresar la razón de la comunicación. En el caso de esta comunicación, es donde explicaremos qué documento estamos solicitando.
  • Despedida: una vez terminado el cuerpo de la carta, y antes de culminar la comunicación, podemos hacer una despedida igualmente formal y respetuosa.
  • Firma: será los datos y firma personal del solicitante que incluirá también tus datos personales y datos de contacto de necesitar que los documentos se envíen por correo o te notifiquen que los puedes retirar.

¿Cuándo se debe usar una carta de solicitud de documentos?

Como su nombre lo indica, este tipo de carta se utiliza para solicitar documentos a una institución pública o privada. Como puedes imaginar, pueden ser muchos los casos en los que este procedimiento de puede hacer. Algunos ejemplos de ocasiones en las que esta carta puede ser útil serán en la solicitud de los siguientes documentos:

  • Documentos estudiantiles
  • Historia clínica
  • Documentos certificados de construcción
  • Constancia bancaria
  • Referencias comerciales o laborales
  • Documentos legales o judiciales

¿Cómo se hace una carta de solicitud de documentos?

La redacción de este tipo de cartas debe ser lo más sencillo posible; es decir que se debe expresar de manera concisa aquello que estamos solicitando sin mucho rodeo. Es importante que estemos claros de que se trata de una comunicación formal por lo que el trato durante el escrito debe ser igualmente respetuoso.

Muchas instituciones cuentan con un modelo de solicitud de documentos que se puede simplemente descargar y rellenar con los detalles de nuestra solicitud personal. Si este es el caso, lo mejor es que se utilice ese modelo establecido.

En caso de que ese modelo no exista, puedes utilizar el siguiente ejemplo y modelo descargable para ayudarte a comprender los elementos de la carta y cómo debes redactarla para que sea efectiva.

Ejemplo de una carta de solicitud de documentos

Valencia 10 de octubre de 2019

Colegio Santa Marta
Prof. Ángela Santos
Directora

Apreciada directora, reciba un saludo cordial,
La presente carta es para solicitarle formalmente los documentos escolares de mi hija y representada Valeria Córdoba cursante del 4to año sección “A”. Estos documentos son necesarios para la realización de una serie de trámites personales por lo que me permito solicitarlos ante su oficina de la manera más expedita posible.

Los documentos que necesitamos obtener en originales son los siguientes:

Ficha de ingreso
Boletas de calificaciones
Constancia de estudios actualizada

Esperando que pueda concederme esta petición tan pronto como le sea posible, me despido,
Atentamente,

__________________
Luisa Martínez de Córdoba

Modelo de carta de solicitud de documentos

Te mostramos otro ejemplo de carta de solicitud de documentos en formato Word que puedes descargar gratis y que puedes utilizar como modelo para redactar tu petición de manera formal y conociendo todos los elementos necesarios para hacerla correctamente.

Descarga Gratis Modelo de Carta de Solicitud de Documentos en Formato Word

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