Carta de Disculpa Formal

Pedir disculpas en un ambiente laboral o comercial puede que sea complicado, sobre todo en persona, por eso, saber cómo redactar una carta de disculpa formal puede ayudarnos a tomar responsabilidades por nuestros errores de la mejor manera posible.

Siempre que se tiene una relación formal con una persona o empresa es importante que tratemos de mantener esa relación lo más sana posible. Para eso es importante que nos hagamos responsables si hemos cometido algún tipo de error.

¿Qué es una carta de disculpa formal?

La carta de disculpa formal es una comunicación de tipo formal que se utiliza para pedir perdón por algo que hemos hecho mal o que no hemos sabido hacer. Por lo general este tipo específico de carta de disculpa se utiliza cuando la relación entre remitente y destinatario es una de trabajo.

En el ámbito laboral puede ser muy útil para comunicarnos con un superior o jefe si es que es necesario asumir la responsabilidad por algo mal hecho o fuera de tiempo.

Se trata de una carta que debe ser redactada de una manera específica y que debe contener un tono y elementos esenciales para que cumpla su cometido.

¿Cuál es la estructura de una carta de disculpa formal?

Al tratarse de una comunicación formal, las partes que la componen se vuelven aún más importantes. Este tipo de cartas se dirigen a destinatarios con los que se tiene una relación profesional en vez de personal, por lo que la manera en la que se redacta cobra aún más importancia.

Los elementos que se deben incluir en esta carta son los siguientes:

• Membrete: esta sección puede resultar útil sin importar si se trata de una carta que escribimos a título personal o a nombre de la empresa o institución que representamos en caso de que se trate de una carta de disculpa formal a un cliente o proveedor. El membrete debe contener el nombre del remitente, el de la empresa en caso de que aplique y la dirección y teléfono.
• Fecha y lugar: luego del membrete se debe incluir la ciudad y la fecha en la que la carta se redacta.
• Destinatario: la manera en la que el destinatario se coloca dependerá de quien es el recipiente de la carta de disculpa formal. Por lo general se debe incluir el nombre de la persona y si aplica, su cargo en la empresa o institución así como la dirección y otros datos.
• Saludo: usualmente antes de comenzar el cuerpo de la carta se escribe un corto y respetuoso saludo dirigido a la persona que lee la carta.
• Cuerpo: luego del saludo comienza el cuerpo de la carta en la que expresaremos todo aquello que necesitamos decir para pedir la disculpa que es la razón de ser de este tipo de cartas.
• Despedida: una vez hayamos terminado de escribir nuestro cuerpo, lo mejor es escribir una frase de despedida igualmente corta y formal. En esta despedida podemos reiterar nuestras disculpas y ofrecer alguna compensación si esta aplica al caso.
• Firma: esta carta debe ir firmada por el remitente incluyendo sus datos personales y si se trata de una comunicación externa como con un cliente o proveedor, se deben incluir los datos de contacto.

¿Cuándo usar una carta de disculpa formal?

Al ser una carta formal, este tipo específico de carta de disculpa se utiliza generalmente cuando la relación entre ambas partes (destinatario y remitente) es una de tipo laboral, comercial o de cualquier otro tipo en el que no existe una relación personal.

En algunos casos, nos veremos en la necesidad de utilizar una carta de disculpa formal si hemos cometido algún error por ejemplo en la petición de materiales a un proveedor. Se debe pedir disculpas por el error y los inconvenientes que este pudo haber traído.

Otro caso en el que este tipo de cartas pueden resultar útiles es si hemos cometido algún error en nuestro trabajo que haya generado algún tipo de problema. Por ejemplo, la tardanza o error en un informe o alguna otra situación en la que una disculpa con nuestros supervisores sería una buena idea.

También este tipo de cartas es utilizada si debemos disculparnos con un cliente por cosas como una equivocación en la entrega de mercancía o si habrá inconvenientes para hacer entregas en las fechas límite contratadas.

¿Cómo escribir una carta de disculpa formal?

Para que estas cartas cumplan con su cometido, hay algunas cosas que podemos hacer. Desde la manera en la que carta está redactada hasta la manera en la que está presentada puede tener gran peso en cómo la disculpa es recibida por el destinatario. Algunas de las cosas que puedes hacer son las siguientes:

• Usa una estructura y presentación formal. Cuida la manera en la que la carta es presentada. Esto sin importar si se trata de una comunicación en físico o a través de correo electrónico. Queremos que la carta se vea profesional, así que elije con cuidado el tipo de fuente y cuida los márgenes.
• Sé sincero en tu disculpa. Es importante que el destinatario sepa que realmente lamentas los inconvenientes que tus acciones pueden haber traído para ellos. Así que lo mejor es que realmente demuestres que tus disculpas son sinceras y que asumes tu responsabilidad.
• No hagas la carta muy larga. Para escribir una carta de disculpa formal no debemos usar muchas palabras, lo más importante es ser preciso en lo que debemos hacer. Así que procura que la carta no sea demasiado larga para que el destinatario pueda leerla detenidamente.
• Trata de compensar tu error. En la medida de lo posible ofrece una solución o una manera de compensar al destinatario por los inconvenientes que el error que se ha cometido haya podido acarrear. Esto dependerá de la naturaleza de la relación y de la causa de la disculpa.

Ejemplo de carta de disculpa formal

Marco Antonio Torres
Gerente de Ventas
Distribuidora Comercial Marte, C.A.

Maracay, 18 de julio de 2019

Ing. Gabriel Zamora
Presidente
Distribuidora Comercial Marte, C.A.

Respetado ingeniero Zamora,
Por medio de esta carta me permito pedirle mis más sinceras disculpas por el retraso en la presentación del informe anual de ventas de la empresa. Sé que este informe debía estar a su disposición antes de la reunión con los socios del día de ayer, pero lamentablemente hubo serios inconvenientes con algunos vendedores y sus informes personales que me impidieron completar el informe general del departamento.

Asumo que como gerente, era mi deber haber supervisado que este documento estuviera listo a tiempo por lo que asumo completa responsabilidad ante este fallo del departamento y mío como encargado de su funcionamiento.

Le notifico que el informe está siendo culminado en este momento y de inmediato será enviado a su oficina para su evaluación.

No sé de qué manera podría enmendar este retraso que sé que ha ocasionado molestias entre los socios de la compañía, por lo que queda a su discreción cualquier tipo de reprimenda que consideren necesaria, la aceptaré como lo hago con mi responsabilidad por el error.

Si hay algo más que pueda hacer para compensar este error, por favor hágamelo saber de inmediato.

Reiterando mis disculpas, me despido, atento a sus consideraciones,

Marco Antonio Torres
Gerente de Ventas

Modelo de carta de disculpa formal

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