Carta De Confirmación De Reserva Del Hotel

Habiendo reservado una estancia, normalmente esperamos obtener una carta de confirmación de reserva del hotel para asegurarnos de que todo está correcto. Esto nos ahorra mucho tiempo al evitar llamadas telefónicas o correos electrónicos con preguntas sobre detalles adicionales. Aquí te mostraremos cómo es la redacción correcta de este documento.

¿Qué es una carta de confirmación de reserva de hotel?

Cómo hacer una carta de confirmación de reserva del hotel
Cómo hacer una carta de confirmación de reserva del hotel

La ratificación de la reserva es un reconocimiento otorgado por el hotel al huésped por su solicitud de habitación y también por los datos personales proporcionados en el momento de la reserva.

Una confirmación por escrito indica la intención de ambas partes y confirma los puntos importantes del acuerdo, como por ejemplo el nombre, la fecha de llegada y salida, el número de huéspedes que se quedan, la tarifa de la habitación, el tipo de habitación reservada y otros detalles.

Una reserva confirmada puede estar garantizada o no garantizada. Los detalles de la carta de confirmación de reserva del hotel se recuperan del registro y se actualizan manualmente o se ingresan automáticamente con la ayuda del programa utilizado por el hotel en un formulario de confirmación especialmente diseñado.

La carta de confirmación también puede incluir las políticas de cancelación y no presentación del hotel. Y también información sobre los cargos de retención, el horario de chequeo estándar del hotel y los cargos por llegada temprana y salida tardía.

¿Cuál es la estructura de una carta de confirmación de reserva del hotel?

Puesto que este documento va a informar al cliente acerca de los pagos y normativas del hotel, es necesario que los detalles estén bien especificados para que no haya problemas o malos ratos para ninguna de las partes. Dicho esto, en una carta de confirmación de reserva del hotel debes incluir lo siguiente:

  • Fechas
  • Tipo y número de habitación
  • Número de invitados
  • Servicios adicionales como estacionamiento y desayuno
  • Precio y forma de pago
  • Detalles del hotel: correo y número telefónico

Las cartas de confirmación también son un buen lugar para agregar información adicional sobre los servicios adicionales que tu invitado puede comprar. Por ejemplo:

  • Transporte
  • Visitas guiadas
  • Ofertas de restaurante

¿Cuándo se debe usar la carta de confirmación de reserva del hotel?

Una carta de confirmación de reserva del hotel se debe utilizar cuando el cliente realiza la reservación de una o varias habitaciones a través de llamada telefónica, correo electrónico o algún otro medio digital. Generalmente se envían por correo para asegurar al cliente que se ha apartado el espacio solicitado para su uso y estará disponible por un lapso determinado de tiempo.

¿Cómo se hace una carta de confirmación de reserva del hotel?

Lo más importante en una carta de confirmación de reserva del hotel es utilizar la cortesía y la redacción persuasiva. Como mencionamos anteriormente, podemos lograr que los usuarios adquieran algunos productos ofrecidos que podrían generar ganancias. Además, las personas suelen volver a donde se les da un trato agradable, por lo cual, se trata de una valiosa oportunidad para captar clientes fijos. Estos son algunos consejos que pueden ser de mucha utilidad para la redacción de este documento:

  • Da la bienvenida al invitado.
  • Confirma la fecha de chequeo de la reserva.
  • Enumera los detalles importantes de la reserva.
  • Expresa gratitud para con los visitantes.

Ejemplos y modelos de cartas de confirmación de reserva del hotel

Para las personas que aún tienen dudas acerca de cómo redactar una carta de confirmación de reserva del hotel, hemos preparado varias plantillas sencillas. Las mismas pueden ser descargadas gratuitamente en formato Word con la ayuda del botón que se encuentra debajo de cada ejemplo:

Ejemplo 1

{Nombre}

{Empresa}

{Dirección}

 

{Nombre}

{Dirección}

{Número de teléfono}

 

{Fecha}

 

Estimado {Nombre}:

 

Gracias por elegir {Nombre de la empresa}. Nos complace confirmar su reserva el día {fecha} en la habitación número {#}. Creemos que encontrará que cumple con los requisitos establecidos.

 

Su número de confirmación es {#}.

 

Su habitación estará sujeta a las siguientes reglas y regulaciones: {Lista aquí}.

 

Se le recuerda que la hora de entrada es {hora} y la hora de salida es {hora}.

 

Nuestra política de cancelación y retención es la siguiente: {Política de cancelación}.

 

Gracias nuevamente por su reservación. Esperamos verlo el día {fecha}.

 

Sinceramente,

 

{Nombre del remitente}

Descargar ejemplo 1

Ejemplo 2

Estimado [Nombre del cliente]:

 

Este correo electrónico es para confirmar su reserva el [30 de agosto de 2020] para una habitación individual por tres noches con desayuno en el [nombre del hotel]. La fecha de entrada será el [5 de agosto de 2020] y la fecha de salida será el [22 de agosto de 2020].

 

A continuación se enumeran más detalles de su reserva:

  • Número de huéspedes: 1
  • Tipo de habitación: individual, para no fumadores
  • Servicios: WiFi gratuito, gimnasio, entre otros.

 

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo o llamar al hotel directamente.

 

Esperamos su visita y que disfrute de su estancia.

 

Atentamente

 

__________________

Descargar ejemplo 2

Palabras finales

La carta de confirmación de reserva del hotel es un elemento muy valioso para una empresa que tiene una cantidad considerable de reservaciones diarias. Su importancia radica en que a través de la misma se pueden ultimar detalles sobre pagos, reglas del hotel, servicios, entre otros. Además, brinda la posibilidad de informar al cliente sin necesidad de llamadas telefónicas o visitas personales.

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