Carta de confirmación de auditoría

La auditoría es un proceso en el que se contrata a un tercero para inspeccionar cuentas y estados financieros de una empresa u organización. La carta de confirmación de auditoría es una notificación formal que se envía a todas las partes involucradas en el proceso.

Con esta carta, el cliente puede preparar su gestión para la auditoría donde, por otro lado, proporciona detalles específicos sobre la misma a los auditores.

¿Qué es una carta de confirmación de auditoría?

Una carta de confirmación de auditoría es una carta de formulario desarrollada por el auditor de servicio de una organización y firmada por un miembro de la alta gerencia. En la carta, la gerencia da fe de la exactitud e integridad de los datos proporcionados a los auditores de servicios para su examen.

 

Una carta de confirmación es un documento que revisa el acuerdo verbal hecho entre dos partes. Cada variación coincide con acuerdos particulares, como confirmar la recepción de un pedido, verificar reservas, chequear un horario de una cita y verificar los sistemas de viaje. Una carta de confirmación también es un registro escrito de datos ya explicados en una reunión o mediante una conversación telefónica.

¿Qué es una auditoría?

Cómo hacer una carta de confirmación de auditoría
Cómo hacer una carta de confirmación de auditoría

La auditoría es una parte muy importante y clave de cualquier organización, y no solo significa auditoría financiera, sino que puede ser de cualquier tipo.

Por ejemplo, en una empresa textil, el cliente envía a un tercero como auditor externo. Este equipo visita las unidades de producción, verifica la calidad de las prendas preparadas y chequea si las prendas están hechas con la especificación firmada por la compañía en el acuerdo inicial.

Por otro lado, la auditoría financiera es un poco complicada en comparación con otros tipos de auditorías. En esta auditoría, los auditores externos verifican las cuentas por cobrar y por pagar de una compañía para asegurarse de que no haya errores en los estados financieros.

Las compañías multinacionales que tienen docenas de oficinas en todo el mundo contratan auditores externos porque no es posible que el propietario o los socios de la compañía estén físicamente en cada sucursal y tampoco pueden confiar completamente en la administración. Para asegurarse de que todo funcione sin problemas, envían auditores a sus empresas.

Antes de cualquier auditoría, se envía una notificación tanto a la gerencia de la empresa como al equipo de auditoría. Esta notificación o carta de confirmación de auditoría también se envía a los auditores.

Con esta carta, confirman la fecha, hora, lugar y duración de la auditoría. La misma incluye la especificación de la auditoría junto con los tipos de detalles que se proporcionarán a los auditores durante su visita.

¿Cuál es la estructura de una carta de confirmación de auditoría?

La estructura de una carta de confirmación de auditoría es muy sencilla, solamente es necesario saber cuáles son los elementos que están involucrados en el proceso y qué papel estarán jugando en el mismo. A continuación te los mencionamos en el orden recomendado:

  1. Nombre y cargo de la persona que está enviando la carta.
  2. Dirección de las compañías.
  3. Nombre y cargo del receptor.
  4. Fecha de emisión de la carta.
  5. Saludo formal.
  6. Cuerpo de la carta, en el cual se hace la descripción de la notificación y los detalles de la auditoría.
  7. Firma del emisor (generalmente el director de la empresa que propone la auditoría).

Ejemplo de carta de confirmación de auditoría

A continuación te mostramos un ejemplo de carta de confirmación de auditoría. Debajo del mismo encontrarás el botón para la descarga en formato Word:

De:

Jane Smith

Director general

Tejidos naturales internacionales, London

Dirección

 

A:

William Orland

Gerente general

Unidad de producción

Tejidos naturales internacionales, Ohio

Fecha: 27 de agosto de 2020

Estimado señor Orland:

Por favor, considere esta carta como la notificación oficial y formal de la próxima auditoría de su unidad de producción el 12 de septiembre de 2015. Hemos contratado a un tercero que llevará a cabo esta auditoría y preparará informes sobre sus hallazgos.

Como puede comprender, el propósito clave de esta auditoría es asegurarse de que la unidad de producción esté al máximo de su capacidad y que los gerentes de producción se aseguren de que la unidad esté dando el máximo rendimiento. Junto con eso, también se les pide a los auditores que inspeccionen el proceso de empaque y envío de los productos terminados.

Los auditores también le pedirán que presente algunas de las muestras terminadas de nuestros pedidos para verificar la calidad de los tejidos. Tenga en cuenta que debe cooperar plenamente con los auditores durante su visita. Responda con acuse de recibo de esta carta de confirmación.

Saludos,

Jane Smith

Director general

Descargar carta de confirmación de auditoría

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