Carta de Cobranza

Cuando una persona le debe dinero a otra, una de las medidas formales que puede tomar el acreedor para con el deudor es la de enviar una carta de cobranza. Esta carta se considera como un documento de peso legal.

A la hora de necesitar reclamar un pago adeudado, este tipo de carta resulta un medio común que se puede utilizar como recordatorio de la deuda cuando esta no ha sido cancelada en el momento en el que se habría establecido.

Aprende qué es y cómo debe redactarse una carta de este tipo en caso de que necesites hacer el cobro de una deuda.

Carta de Cobranza¿Qué es una carta de cobranza?

Como carta de cobranza se entiende un documento escrito por parte de un acreedor y dirigido a un deudor para hacer el cobro oficial de una deuda que se ha establecido con anterioridad.

La idea de este tipo de cartas es la de recordar al deudor la existencia de la deuda y de ser necesario, la fecha en la que el plazo que se cobra ha sido vencido. Se considera como un primer paso legal para reclamar un pago adeudado por lo que generalmente se utiliza antes de iniciar acciones legales.

Más comúnmente este tipo de cartas se utilizan cuando se hace una venta con pagos a plazo o en otra fecha o cuando se han establecido contratos de deudas como letras de cambio o préstamos personales.

¿Cuál es la estructura de una carta de cobranza?

Estas cartas se consideran como comunicaciones de tipo formal que se establecen como antecedentes de posibles acciones legales. Debido al peso que esta carta puede tener a la hora de iniciar un procedimiento judicial en contra del deudor, se debe prestar especial atención a la manera en la que estas cartas se redactan.

Los elementos básicos que una carta de cobranza debe contener son los siguientes:

  • Membrete personal o institucional: por lo general cuando estas cartas son enviadas por instituciones o empresas se acostumbra a redactarse en un papel membretado. Esto es importante sobre todo porque este tipo de carta se acostumbra a entregarse en físico. Este membrete debe contener los datos del remitente, sin importar si se trata de una persona natural o jurídica.
  • Fecha y lugar: debajo del membrete sea impreso o escrito se debe colocar la ciudad y la fecha completa en la que se escribe la carta. En el caso de este tipo de cartas de cobranzas la fecha toma gran importancia, tomando en cuenta de que se trata de un recordatorio de pago atrasado y de que este se considera un documento con peso legal.
  • Destinatario: una vez escrita la fecha pasaremos a escribir los datos del destinatario de la carta de cobranza. El destinatario debe ser escrito usando el nombre completo del deudor así como su dirección.
  • Cuerpo de la carta: el cuerpo de la carta es la sección en la que escribimos aquello que nos corresponde que en este caso es la cobranza de la deuda previamente establecida.
  • Firma: para que la carta mantenga su peso legal, es importante que vaya firmada por el acreedor. Se deben incluir los datos personales de quien firma si se trata de una carta personal o del representante de la entidad.

¿Cuándo se debe utilizar una carta de cobranza?

Por lo general cuando existe un contrato que establece una deuda, bien sea de tipo comercial o personal y esta deuda no es saldada en el momento en el que se había pautado, el acreedor de dicha deuda, es decir, la persona a la que se le adeuda, puede utilizar este tipo de carta para formalmente cobrar aquello que se le debe.

Esta carta se considera el paso previo antes de ejercer una acción de tipo legal como una denuncia. Sin embargo, la carta en sí cuenta con peso legal ya que establece que hubo una comunicación en la que se dio formalmente un recordatorio del pago de la deuda acordada.

Puede ser utilizada por cualquier figura jurídica como instituciones públicas o privadas o empresas en el ámbito comercial, así como por personas naturales que tienen algún tipo de contrato firmado con otra persona como un préstamo personal o una letra de cambio.

¿Cómo se hace una carta de cobranza?

Tomando en cuenta que este tipo de cartas pueden ser consideradas como documentos legales de cobro, la manera en la que estas se redactan y presentan se debe cuidar. Los datos que se incluyan pueden tener un gran peso en caso de que se inicie un proceso legal en contra de alguna de las partes. Algunas cosas que puedes tomar en cuenta a la hora de escribir este tipo de cartas son las siguientes:

  • Usa un formato adecuado. Para que una carta mantenga su característica de comunicación formal se debe cuidar el formato en el que esta se escribe. Esto incluye utilizar un tipo de fuente o letra que sea formal como Arial o Times New Roman en tamaño 11 o 12; usar márgenes de 3cm a cada lado y utilizar solo papel blanco en tamaño carta.
  • Cuida los datos de la deuda. Tomando en cuenta que esta carta puede ser utilizada como parte de un trámite legal de cobro, todos los datos que se incluyan deben ser minuciosamente exactos. Estos deben incluir los datos personales de ambas partes así como detalles de la deuda.
  • No hagas una carta extensa. Una carta de cobranza no debe ser larga. Más bien debe tratarse de un documento preciso en el que solo incluyamos aquellos datos que sean importantes para notificar o recordar la deuda.
  • Cuida el tono de la carta. Puede que si estamos haciendo esta carta como personas naturales para hacer el cobro de una deuda nos gane la emoción a la hora de redactar una carta de este tipo. Sin embargo es de suma importancia que se mantenga un tono formal y estrictamente legal para que no se pierda la formalidad. Esto sin importar la relación pevia con el deudor.
  • Haz una copia para firmar. Es importante que estas cartas se entreguen preferiblemente en físico y que se tenga a mano una copia para que sea firmada por el destinatario como recibida.

Ejemplo de carta de cobranza

Mueblería La Romana
Calle 2, la Romana, Maracay
Tlf. Xxxxxxx
Correo electrónico. Xxxxxxx

Maracay, 12 de Junio de 2018

Sr. Vicente Ramos
El limón, Maracay

Respetado Sr. Ramos, la presenta carta tiene como propósito recordarle que tiene dos pagos pendientes de su compra realizada el día 5 de abril del presente año y asentada en la factura Nº 005487.

Queremos recordarle que los pagos quedaron establecidos en el contrato firmado por ambas partes para ser hechos los primeros 5 días de cada mes, por lo que para la fecha se adeudan dos pagos, a saber, los correspondientes al mes de mayo y el de junio.

En caso de que se haga caso omiso a esta carta de cobranza y los pagos adeudados no se reciban para el día 20 de este mes, nos veremos en la obligación de establecer acciones legales para recuperar la mercancía u obtener los pagos adeudados.

Sin más que agregar,

Lic. Viviana Gil
Gerente de Ventas
Mueblería La Romana

Modelo de carta de cobranza

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