Carta de Aviso

Existe un tipo de carta muy peculiar que es la que se utiliza para hacer una notificación de algo importante, a esta se le conoce como carta de aviso. Su uso puede ser muy diverso y puede ir desde usarse en entornos laborales hasta comunicaciones personales.

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¿Qué es una carta de aviso?

Como carta de aviso se entiende un tipo de comunicación que se utiliza principalmente para dar alguna información a una persona. Esta información puede ser de cualquier naturaleza desde relacionada con aspectos laborales hasta personales.

Estas cartas por lo general son cortas ya que su única intención es la de informar al destinatario aquello que es necesario dejar por escrito.

Estructura de una carta de aviso

Al ser esta una carta que puede usarse en una variedad de situaciones, sus elementos pueden alterarse dependiendo del entorno en el que se utilice y la naturaleza de la información que se da.

Sin embargo, por lo general son cartas de tipo formal en las que la información que se avisa tiene cierta importancia, esto hace que su estructura sea importante para que la misiva cumpla con su cometido de informar.

Los elementos que por lo general se deben incluir en este tipo de carta son los siguientes:

Membrete: esta parte de una carta de aviso se utiliza cuando la comunicación que se establece es más formal. Puede tratarse del membrete de una empresa o institución que debe contener los datos de la misma incluyendo su nombre, razón social y dirección; o también puede tratarse de un membrete personal en el que se colocan los datos del remitente y su contacto.
Fecha: luego del membrete se debe colocar la fecha en la que la carta es redactada. Se debe incluir la ciudad, día, mes y año y estos datos se incluirán en el documento alineado hacia el margen derecho.
Destinatario: serán los datos de la o las personas a las que dirigimos la carta de aviso. Esto puede ser un destinatario único en cuyo caso pondremos el nombre, cargo y empresa en la que esta persona trabaja de tratarse de una comunicación comercial o laboral. O, en el caso de que sea un aviso abierto a una serie de personas como clientes o empleados de un departamento podemos usar un destinatario plural como “Estimados clientes”.
Cuerpo de la carta: esta será la parte de la misiva en la que nos encargaremos de redactar el aviso que queremos dar. Por lo general es una sección corta que puede comenzar con un saludo formal y terminar de la misma manera con una despedida corta.
Firma: como toda carta, esta también debe ir firmada por el remitente incluyendo su nombre, cargo y empresa. En el caso de que se requiera por la naturaleza de la carta, se pueden incluir datos de contacto.

¿Cuándo usar una carta de aviso?

Una de las características de este tipo de cartas es que pueden resultar útiles en una variedad de circunstancias desde personales hasta comerciales. Siempre que tengamos una información que dar con respecto a cualquier tema podemos hacer uso de este tipo de carta cuya única función es la de dar aviso.

Más comúnmente se utilizan en ámbitos laborales o en relaciones comerciales y de negocios para hacer una notificación que se debe dejar por escrito. Algunos de los usos que se le pueden dar a este tipo de cartas son los siguientes:

Aviso de desalojo a inquilinos
Notificaciones generales a empleados
Aviso de terminación de relación laboral
Notificación de una amonestación por incumplimiento en el trabajo

Además de estos, en cualquier situación en la que tengamos la necesidad de hacer una notificación o aviso de una información que consideramos formal y que debe quedar expresa por escrito, una carta de aviso resulta de gran utilidad.

¿Cómo se debe escribir una carta de aviso?

Aunque esta es una carta que usualmente no tiene muchas indicaciones para ser escrita de la manera correcta, hay algunos consejos que podemos darte a la hora de redactarla para que aquello que quieres informar quede claro y no haya dudas del mensaje que quieres dar:

No debe ser muy larga. Las cartas de aviso no suelen ser comunicaciones muy largas, particularmente para que el mensaje importante no se pierda con muchas frases de relleno. La idea es que en el cuerpo escribamos de manera directa y concisa la información que necesitamos transmitir.
Incluye toda la información necesaria. Una carta de este tipo no debe ser ambigua, recuerda que su función es la de dar un aviso específico, por lo que mientras más información incluyamos en unos pocos párrafos mejor. La idea es que no queden dudas respecto al aviso que se da, sobre todo cuando se trata de comunicaciones de origen laboral o comercial.
Usa un lenguaje formal. Este tipo de cartas se consideran formales en que su uso es bastante específico. Esto quiere decir que el lenguaje utilizado para su redacción también debe ser formal. Dirígete al destinatario siempre en tercera persona y de manera respetuosa, esto sin importar la naturaleza de lo que se informa.
Copias firmadas. En algunos casos en los que se usan este tipo de cartas es una buena idea que tengas a mano una copia de la carta para que sea firmada por quien la recibe. Esto es particularmente importante en casos en los que lo que se avisa tendrá repercusiones como en el caso de las cartas de aviso de desalojo o de terminación de contrato laboral.

Tipos de carta de aviso

Como hemos dicho anteriormente, este es un tipo de carta muy versátil que puede resultar útil en una variedad de circunstancias. Son más usadas en el ámbito laboral así como comercial y financiero para dar cierta información importante a empleados, clientes o proveedores. Algunos de los tipos de esta carta que se usan más comúnmente con las siguientes:

Carta de aviso de deuda. Este tipo de carta puede usarse en el mundo comercial o financiero. Se utiliza para notificarle a un cliente que tiene una deuda pendiente con nuestra empresa o con nosotros.
Carta de aviso de desalojo. Otro de los usos de este tipo de cartas es en el ámbito de bienes raíces. Es muy usada para hacerles notificaciones a inquilinos que deben abandonar una propiedad por las razones que se expliquen en la comunicación.
Cartas internas. En el campo laboral las cartas de este tipo son bastante comunes cuando se hace necesario notificar a un grupo de empleados algo. Esto puede ser cualquier cosa, desde avisos de cambios a nivel estructural hasta notificar que la empresa cerrará unos días por fumigación, cualquier cosa que se necesite informar.
Cartas de aviso de faltas. En los lugares en los que se manejan empleados a veces éstos cometen alguna falta que puede llevar a sanciones. Para esta situación, una carta de este tipo puede resultar útil para hacerle saber al empleado la circunstancia.

Ejemplo de carta de aviso

Juan Antonio Bastidas
Bastidas Bienes Raíces
CC Coloso, Piso 2, Oficina 22

Valencia, 3 de agosto de 2020

Sr. Carlos Hernández
Urb. El Centro, Edif. Los Ruices, Piso 4, Apto 4-A
PRESENTE

Respetado Sr. Hernández,
Por medio de la presente y a nombre de mi cliente la Sra. Clara de Parra me permito hacerle esta notificación de desalojo del apartamento cuya dirección figura más arriba en este documento. El motivo de esta decisión está sustentado en el atraso del pago de la renta que hasta la fecha actual acumula 3 meses de vencimiento.

Tal como lo estipula la ley correspondiente y el contrato firmado entre ambas partes a través de la compañía que represento, se le informa que tiene un lapso de 72 horas para desalojar la propiedad, de lo contrario se tomarán las medidas legales correspondientes en su contra en un juzgado.

Sin más que agregar, me despido,

Juan Antonio Bastidas
Bastidas Bienes Raíces