Carta De Advertencia Para Empleados – Como Se Hace, Ejemplos Y Modelos Para Usar

Las personas a cargo de una organización no deben tolerar ningún comportamiento inapropiado de sus subordinados. Hacerlo conduciría a la falta de respeto de la gerencia, colegas y juniors, y eso finalmente conducirá al caos. Una forma de manejar esta situación es escribir una carta de advertencia para empleados a la persona que cometió la conducta inaceptable. Esta carta también se conoce como una advertencia escrita, una carta de amonestación, un formulario disciplinario o un formulario de advertencia del empleado.

A continuación te mostraremos que es una carta de advertencia para empleados, además te dejaremos ejemplos y modelos descargables gratuitos para que los puedas usar:

¿Cuándo usar una carta de advertencia para empleados?

Los empleados son recompensados ​​o reprendidos dependiendo de su desempeño. Por lo general, es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos monitorear su ocupación y su conducta. Luego emiten una carta de advertencia para empleados si el proletariado tiene un bajo rendimiento o se involucra en alguna conducta inaceptable. Dirigir la carta al empleado puede ayudar a proteger al empleador contra futuras disputas.

La carta de advertencia para empleados debe, por lo tanto, tomar la forma de un documento oficial que indique la conducta inaceptable del empleado en cuestión. Sus deficiencias pueden incluir asistencia, comportamiento, rendimiento y otros problemas que requieren atención. Estas son las razones más comunes que pueden merecer la emisión de dicha carta:

• Incumplimiento de obligaciones laborales.
• Tardanzas frecuentes.
• Falta de trabajo sin previo aviso.
• Una violación de la política de confidencialidad de la empresa.
• Una violación de la política de seguridad y salud.
• Una violación de la política de alcohol y drogas.
• Tergiversar las calificaciones de Robo.
• Amenazar o dañar físicamente a compañeros de trabajo.

Otros medidas

Escribir una carta de advertencia para empleados podría ser una tarea desalentadora, pero si deseas que se infunda el orden y la disciplina en la fuerza laboral, debes hacerlo. La carta debe mencionar las razones por las cuales estás reprendiendo al empleado. Aquí hay algunos detalles que pueden ser parte de esta carta:

• El empleado no mide los estándares comerciales de la empresa.
• Eres consciente de los comportamientos inapropiados continuos del empleado.
• La carta debe especificar los pasos que debe seguir el empleado para rectificar su situación.
• Los documentos de respaldo, como las revisiones de desempeño y los registros de asistencia, son la mejor prueba del desempeño insatisfactorio del empleado.

Mantén una carta de advertencia para empleados de muestra para el trabajador en el archivo, ya que esto puede ayudar al empleador contra cualquier demanda, en caso de que el empleado intente demandar o causar una disputa laboral. Las cartas de advertencia son lo suficientemente amplias como para desestimar el caso.

¿Qué información debe incluir en la carta de advertencia para empleados?

El nombre de esta carta ya habla por sí mismo. Es una comunicación del empleador al empleado, informando a este último sobre su incumplimiento de las pautas de la corporación. Funciona como una exhortación al proletariado sobre su conducta inapropiada, y la carta de advertencia para empleados puede incluir las consecuencias de las acciones.

Al emitir estas cartas, los empleadores siempre deben guardar una copia para sí mismos a los fines de la documentación de recursos humanos. Los datos básicos que un formulario o carta de advertencia para empleados pueden incluir son los siguientes:

• La información personal del empleado, como el nombre, el número de empleado y el cargo.
• La información de la empresa, como el nombre de la empresa, el nombre del gerente e incluso el nombre del funcionario de recursos humanos, cuando corresponda.
• La información sobre la política o regla que el empleado rompió debido al comportamiento.
• Lo que el empleado debe hacer o mejorar para rectificar su situación.

También debe haber un área para los comentarios de los empleados, los detalles de la firma para todas las partes involucradas, si aún se requiere una reunión de seguimiento y, de ser así, cuándo se realizará la evaluación o estimación de seguimiento.

Una carta de advertencia para empleados generalmente debe referirse a un incidente particular o varios incidentes que han tenido lugar en poco tiempo, como un par de días o semanas. Esto asegurará que la compañía mantenga registros detallados de los incidentes y que el empleado pueda recordar fácilmente dónde cometió los errores.

¿Cómo hacer una carta de advertencia para empleados?

Los empleadores generalmente emiten una carta de advertencia para empleados por comportamientos inaceptables o conductas en las que los empleados participan. Es el último recurso de advertencia al empleado de que tales comportamientos no son tolerados. También le da al empleado la oportunidad de reparar sus costumbres, de lo contrario sufrirá las consecuencias.

En caso de que todavía haya una transgresión continua, la compañía tiene todos los derechos para relevar o suspender al empleado de su puesto. Aquí hay algunos consejos útiles para escribir una carta de advertencia para empleados efectiva:

• Ve directo al grano. Indica la conducta o las acciones del empleado que no son inaceptables según los estándares de la compañía. Además, si el empleado sigue repitiendo el comportamiento a pesar de varias advertencias verbales.
• Recuerda al empleado que la carta es una advertencia para dichas transgresiones.
• Indica que si esta tendencia continúa, la compañía recurrirá a acciones más severas que pueden incluir suspensión o terminación.
• Finaliza la carta de advertencia para empleados solicitando al obrero que corrija su conducta y tenga un buen comportamiento a partir de ahora.

La carta de advertencia para empleados debe ser muy concisa y simple para que tu empleado la entienda fácilmente. Además, enfatiza el mal comportamiento desde el principio para que no haya ninguna posibilidad de mala interpretación.

Aunque la carta de advertencia para empleados tiene una connotación negativa, aún puede expresar tu intención cortésmente. Ten en cuenta que la carta también ayudará al empleado tanto personal como profesionalmente. Esto asegurará el funcionamiento continuo y fluido de la fuerza laboral.

¿Cómo usar una carta de advertencia para empleados?

Los patrones tienen el compromiso con sus obreros y compradores de conservar un ambiente de trabajo constante, eficaz y positivo. Si algún acontecimiento pone en riesgo este entorno de trabajo, el empleador debe tener una respuesta rápida.

Si un empleado causa esa circunstancia en particular, entonces se requiere una carta disciplinaria para empleados, especialmente si no se siguen las advertencias verbales anteriores dadas por los empleadores, o si el empleado las ignora. Los malos comportamientos harán que el empleador emita un aviso de advertencia como primer paso para resolver el problema.

No hace falta decir que solo una persona con autoridad puede emitir la carta de advertencia para empleados y se basa en la gravedad del delito. Los empleadores pueden emitir la carta contra una persona, un grupo o incluso un departamento completo. La carta de advertencia para empleados es una correspondencia oficial entre el empleador y su empleado. También se convierte en un registro oficial que puedes usar para referencias futura.

Consejos útiles

Los empleadores también deberán seguir procedimientos específicos al escribir este tipo de carta. Aquí hay algunos consejos que los empleadores deben ayudar a guiarlos al escribir el documento:

• Las Normas Nacionales de Empleo definirán las normas mínimas para el empleo. Por lo tanto, es posible que debas consultar estas normas antes de escribir tu carta de advertencia para empleados.
• Si hubiera un instrumento industrial aplicable, como un premio o un acuerdo registrado, es posible que debas adjuntar requisitos adicionales.
• La violación de un contrato de trabajo o una política laboral también puede requerir requisitos adicionales.
• Cualquiera sea el caso, el empleador deberá cumplir con los requisitos que debe cumplir al escribir la carta.

Especificar los detalles

Una vez que el empleador ha cumplido con los requisitos sobre cómo tratar con el empleado que cometió el error, puedes preparar la carta de advertencia para empleados que incluirá toda la información relevante cuando se le solicite. La carta debe contener toda la información para informar al empleado sobre las transgresiones cometidas y lo que puede hacer para corregir esto. La carta del empleador puede incluir:

• Detalles de cualquier advertencia previa realizada contra el empleado.
• Detalles de cualquier reunión que haya ocurrido.
• Detalles del pobre desempeño laboral de los empleados.
• Confirmación de si el empleado ha tenido o no la oportunidad de explicarse.
• Si el empleado ya tuvo la oportunidad de explicar, puede incluir los detalles de esta explicación.
• Si el empleado tendrá la oportunidad de explicar, detalles sobre lo que debe hacer.
• Detalles de lo que debe hacer el empleado para mejorar su desempeño laboral.
• Detalles de cualquier reunión de seguimiento, si corresponde.
• Cualquier comentario adicional que el empleador o la persona que prepara la carta en nombre del empleador quiera incluir.

Pasos finales

Después de preparar la carta de advertencia para empleados y cotejar todos los documentos de respaldo, el empleador puede organizar una reunión con el empleado. Es durante la reunión que el empleador debe proporcionarle al empleado la carta de advertencia para empleados.

El empleador también debe conservar una copia para los registros de recursos humanos de la empresa. En caso de que el empleado no esté listo para asistir a la reunión o unirse al equipo de recursos humanos para una discusión, el empleador puede recibir la carta en la dirección oficial del domicilio del empleado. El profesionalismo dicta que una reunión es una mejor alternativa, pero es la situación la que decide el curso de acción.

Después de que el empleado haya aceptado la carta de advertencia para empleados, el empleador puede comenzar a monitorear el desempeño del empleado. Si hay una fecha para una reunión de seguimiento, el empleador tendrá que hacer un seguimiento de esa fecha y hacer un seguimiento con el empleado según lo acordado. Si no hay mejora en el desempeño del empleado, entonces el empleador tendrá que escribir una carta de advertencia posterior. Esta vez, será la carta de advertencia final para el empleado que cometió el error.

Ejemplos y modelos de cartas de advertencia para empleados

Ahora veamos algunos ejemplos y modelos para redactar una carta de advertencia para empleados, además te dejamos algunas plantillas para que las puedas reutilizar:

Descargar plantilla de carta de advertencia para empleados

DESCARGAR PLANTILLA 1 DESCARGAR PLANTILLA 2

Ejemplo

<Imprimir en el membrete de su empresa>

 

<Fecha>

Privado y confidencial

<Insertar el nombre completo del empleado>

<Ingresa la dirección residencial del empleado>

 

Estimado <insertar nombre>

Carta de advertencia

Le escribo sobre su <desempeño / conducta> durante su empleo con <inserta el nombre de la empresa / sociedad / comerciante único y el nombre comercial de la empresa> (el empleador).

La siguiente parte de esta carta presenta un ejemplo de las mejores prácticas de rendimiento / asesoramiento de conducta. No está prescrito por la ley. Es posible que no haya hecho todas estas cosas o que no sean relevantes en su situación, por lo que debe eliminar lo que no es necesario.

Si es una pequeña empresa, es muy importante que se asegure de haber cumplido con el Código de despido justo de la pequeña empresa si está considerando despedir a un empleado. Visite www.fairwork.gov.au para obtener una copia del Código.

El <insertar fecha> se reunió con <insertar nombre de otros en la reunión>. En esta reunión se le informó que su <desempeño / conducta> no fue satisfactorio y que se requiere una mejora inmediata. En particular, se le aconsejó que <inserta una explicación de desempeño o conducta insatisfactoria, por ejemplo, asistir regularmente al trabajo tarde o no completar las tareas requeridas>.

En la reunión, se le preguntó si tenía algo que deseara decir o responder a la situación y <inserta detalles de la respuesta del empleado o si no se proporcionó ninguna respuesta, puede observar aquí que el empleado "no respondió">.

Después de considerar la situación, se espera que su <conducta / desempeño> mejore y específicamente que usted <inserta el consejo dado al empleado con respecto a la mejora del desempeño o la conducta, por ejemplo, describa los plazos para la mejora, los objetivos específicos de desempeño establecidos (asegúrese de que lo que necesite sea razonable y justo en las circunstancias y que ha considerado cualquier respuesta o razones del empleado)>.

Es muy importante que no establezca requisitos que sean discriminatorios, ilegales o irrazonables. Es posible que desee buscar asesoramiento profesional sobre discriminación y otras protecciones generales.

Esta es su <primera / segunda> carta de advertencia. Su empleo puede ser rescindido si su <conducta / desempeño> no mejora antes de <inserta la fecha que sea razonable en esta situación>.

Propongo que nos reunamos nuevamente en <insertar fecha> para revisar su progreso. Avíseme si esta vez es conveniente para usted. Si desea responder a esta carta de advertencia formal, comuníquese conmigo <inserta el número de teléfono> o responda por escrito.

Tuyo sinceramente,

<Insertar nombre>

<Insertar posición>