Cartas Comunicativas. Como se Hace. Modelos Y Ejemplos

En los negocios, no solo somos juzgados por nuestra apariencia, sino también por nuestra capacidad de comunicarnos. Ya sea en persona, por teléfono o mediante cartas escritas, correos electrónicos y notas, la forma en que nos expresamos dice mucho. Por esta razón, aquí te mostramos cuál es la estructura de las cartas comunicativas y algunos consejos para redactarlas.

Redactar una carta comunicativa puede ser particularmente difícil para muchas personas. Además del tono formal, el escritor debe prestar especial atención a cómo suenan las frases. Definitivamente vale la pena repasar la estructura básica de una carta comunicativa. Para ayudarte, hemos preparado esta guía. Podría ser útil al comunicarte con asociados corporativos o clientes, solicitar un trabajo, solicitar información o incluso presentar una queja.

¿Qué es una carta de comunicativa?

Cartas comunicativas
Cartas comunicativas

Las cartas comunicativas básicamente son comunicados, es decir, escritos que informan (comunican acerca de algo), una reunión, un evento, un aviso de alerta, entre otros. Las cartas son mensajes breves enviados a destinatarios que a menudo están fuera de la organización, y en algunos casos para no exponer ante los demás al receptor (en el caso de que esté cerca).

A menudo se imprimen en papel con membrete y representan a la empresa u organización en una o dos páginas. Los mensajes más cortos pueden incluir correos electrónicos o memorandos, ya sea en papel o electrónicos, mientras que los informes tienden a tener tres o más páginas.

Si bien el correo electrónico y los mensajes de texto se pueden usar con mayor frecuencia hoy en día, las cartas siguen siendo una forma común de comunicación escrita. Pueden servir para presentar a un posible empleador, anunciar un producto o servicio, o incluso para comunicar sentimientos y emociones.

¿Cuál es la estructura de una carta comunicativa?

La estructura básica de una carta comunicativa es la siguiente:

1. Dirección del emisor

Por lo general, es común que el remitente tenga su dirección en el membrete. Alternativamente, pueden agregar estos detalles como el primer elemento de la página. Esta sección solo debe incluir la dirección postal física sin ningún otro detalle de contacto.

2. Fecha De Escritura

La fecha generalmente se inserta justo debajo de la dirección del remitente. Para las cartas creadas durante un período de tiempo, deben llevar la fecha en que se completó la carta. Asegúrate de distinguir entre los formatos de fecha de tu país. Y otros formatos internacionales y utilízalos según corresponda. La fecha se coloca a la izquierda o al centro.

3. Dirección Del Destinatario

La dirección de correo del destinatario aparece debajo de la fecha en el lado izquierdo de la página. Siempre que sea posible, precede con el nombre y el título del destinatario. En algunos casos, si el título de la persona no está claro, investiga un poco para verificarlo. Este tipo de información se puede encontrar fácilmente en sitios web corporativos o llamando a la empresa.

4. Saludo

El saludo al comienzo de la carta puede variar dependiendo de qué tan bien el remitente conozca al destinatario. En casos extremadamente formales, es aceptable simplemente enumerar el título y el apellido del destinatario. Cuando las dos personas se conocen, el saludo puede ser, "Estimado Dr. [nombre]" por ejemplo. Si se desconoce el género de la persona, es mejor renunciar a un título y simplemente colocar su nombre completo.

5. Cuerpo De La Carta

El primer párrafo debe ser conciso y claramente escrito. Es habitual incluir una breve oración amable, seguida de la razón detrás de la carta. Los siguientes párrafos se deben utilizar para desarrollar esta razón. Incluye todos los detalles e información necesarios para garantizar que el destinatario lo comprenda completamente. El último párrafo es el párrafo final. Debe usarse para resumir la carta y solicitar cualquier acción específica que sea necesaria.

6. El Cierre

Después del párrafo final, deja una línea en blanco y luego agrega una palabra de cierre como "Gracias", "Atentamente" o "Saludos cordiales". Esto siempre debe ir seguido de una coma y la firma del remitente debajo. Por lo general, es mejor firmar personalmente la carta en lugar de usar una copia digital de la firma. Debajo de la firma debe estar escrito el nombre del remitente. Esto es especialmente útil ya que la mayoría de las firmas son difíciles de leer con claridad.

¿Cuándo se debe usar la carta comunicativa?

Las cartas comunicativas se pueden utilizar para presentar habilidades y calificaciones a posibles empleadores, entregar información importante o específica, o entregar documentación de un evento o decisión. Este tipo de cartas son muy utilizadas en las instituciones educativas y militares para enviar información a los integrantes.

¿Cómo se hace una carta comunicativa?

Aquí hay algunos consejos para escribir cartas comunicativas con más facilidad:

  1. Utiliza las fuentes correctas: elegir la fuente correcta es crucial para garantizar que la letra sea legible. Evita las fuentes elegantes que parecen extrañas a los ojos. Una fuente serif estándar como Times New Roman en tamaño 12 es la norma. Otras fuentes pueden ser un poco más difíciles de leer en bloques de texto; se usan mejor para encabezados o líneas simples. En algunos casos, diferentes fuentes pueden ser aceptables para fines estéticos o si es la norma dentro de la papelería de la organización.
  2. Toma en cuenta la puntuación, la gramática y comprobación de errores: en general, se coloca una coma justo después de la frase de cierre de la carta. Siempre presta mucha atención a la ortografía, la gramática y la puntuación después de escribir la carta. Ejecuta un corrector ortográfico dentro del procesador de textos para detectar cualquier error evidente. También es útil que otra persona lea la carta y señale cualquier error restante.

Consejos generales para escribir cartas comunicativas con eficacia

  • Sé claro, conciso, específico y respetuoso.
  • Cada palabra debe contribuir a su propósito.
  • Cada párrafo debe enfocarse en una idea.
  • Las partes de la carta deben formar un mensaje completo.
  • La carta debe estar libre de errores.
  • La longitud apropiada de cualquier elemento de una carta es, por supuesto, subjetiva. Sin embargo, menos es más.
  • No escribas frases redundantes.

Tipos de cartas comunicativas

  • Cartas comunicativas de impacto: son las que se utilizan para comunicar una situación de alerta a una población en general. Como por ejemplo, huracanes, maremotos, terremotos, entre otros.
  • Cartas comunicativas para los negocios: son aquellas que se hacen con el fin de informar a alguna empresa u organización acerca de un negocio que está a flote. Esta también podría ser un tipo de carta de ventas disimulada.
  • Cartas comunicativas de permiso: estas cartas son muy comunes, ya que se pueden utilizar para todos los ámbitos. Se utilizan para informar que un individuo o grupo posee permiso para realizar alguna actividad.
  • Cartas comunicativas para pasantías: son las cartas que se realizan para informar a la población de graduandos acerca del sitio y horario en el que deben ser realizadas sus pasantías. También se hacen para informar que se ha cumplido con las jornadas especificadas.
  • Cartas comunicativas ascendentes: son las realizadas por los empleados o el personal de una empresa u organización a personas de rango más alto. Su propósito es comunicar algún evento ocurrido (individual o colectivo) entre los integrantes de la misma.
  • Cartas comunicativas internas: estas cartas son específicas de una organización. Por ejemplo, en el área militar se utilizan mucho para enviar comunicados desde los altos rangos a los más bajos, en vista de la cantidad de población que se maneja. Hacen más fácil la llegada de la información en estos casos.
  • Cartas de comunicación horizontal: llevan consigo un incentivo y un toque de confianza, con el objetivo de convencer a un grupo de trabajadores a la toma de una decisión rápida. Otro objetivo de esta carta es la captación de informaciones importantes a través de reuniones colectivas.
  • Cartas comunicativas formales: son las realizadas por empresas u organizaciones, para llevar comunicados que tienen que ver con eventos de gran magnitud, dentro o fuera de la organización. Estas generalmente deben estar aprobadas por varias de las autoridades competentes.
  • Cartas comunicativas comerciales: son las utilizadas por los comerciantes, para hacer llegar información acerca de un nuevo producto, precio, catálogo, entre otros.
  • Cartas de comunicación descendente: este tipo de cartas comunicativas son enviadas desde los rangos altos de autoridad a los subordinados, con el fin de hacer llegar instrucciones de manera específica.
  • Cartas comunicativas para los padres: estas cartas son muy nombradas. Las instituciones educativas las utilizan todo el tiempo para establecer detalle acerca del comportamiento de los alumnos dentro de las mismas, o la realización de algún evento especial.
  • Cartas de comunicación para la tesis: básicamente son cartas de presentación, que se realizan con el fin de invitar a organizaciones u empresas a interesarse por el proyecto que se está llevando a cabo.
  • Cartas comunicativas para la investigación: en estas, se informa o se comunica a alguna persona que se va a realizar una investigación concerniente a su persona, negocios o asuntos de su incumbencia.
  • Cartas comunicativas para el orador: son cartas que se hacen dirigidas a una población en general (cualquier tipo de población) que va a formar parte de un evento. Estas vienen redactadas para ser leídas por cualquier persona (orador invitado) y entendidas sin ningún obstáculo.
  • Cartas comunicativas para el seminario: un seminario es una institución de formación de sacerdotes, también se le llama seminario a las actividades técnicas que realiza el alumnado con los profesores. En los dos casos se utilizan las cartas comunicativas para hacer llegar informaciones importantes.
  • Cartas comunicativas para la invitación: como su nombre lo indica, son cartas que se hacen con el propósito de hacer llegar una invitación corporativa, o a alguna persona en especial.
  • Cartas comunicativas de divulgación: son aquellas cargas que popularizan algún descubrimiento o evento ocurrido. Son mayormente utilizadas en el ámbito científico y cultural.
  • Cartas comunicativas para la entrevista: este tipo de cartas son más utilizadas por las empresas en la búsqueda de personal. Buscan captar la atención de las personas verdaderamente interesadas en un área específica.

Ejemplos y modelos de cartas comunicativas

A continuación te dejamos algunos modelos que puedes descargar en formato Word:

Ejemplo 1: carta comunicativa para universidad

Fecha: xx xx xxxx

Universidad xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx

Ubicada en: xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx

Estimados estudiantes de esta casa de estudios

A través de la presente se les comunica que el día xx xx xxxx se estará realizando en la institución el acto correspondiente a la segunda semana aniversario del plantel, al cual deberán asistir todos los estudiantes que hayan terminado el proceso de admisión.

Se les informa  también que deberán ir uniformados, cumpliendo las normas que están estipuladas en el reglamento interno de la universidad. Los alumnos que incumplan estas reglas no podrán ingresar y se les colocará una amonestación que repercutirá en sus calificaciones del presente semestre.

De más está informarles que deben tener comportamiento decoroso ante los invitados, demostrando tener certeza de todo lo enseñado en la universidad.

 

Atentamente

Departamento de xxxxxxx xx xxxxxx

 

________________________________

Descargar carta comunicativa para institución estudiantil

Ejemplo 2: comunicado militar

Fecha:

Personal militar:

A través de la presente se informa a todo el personal militar, que deberán hacer acto de presencia en el patio de honor el dia xx xx xxxx a la hora xx, sin excusas, debidamente uniformados con el traje de gala. El motivo es la visita del General en Jefe xxxx xxxxx.

Debido a lo informado anteriormente, el horario de desayuno será movido a las xx horas de ese mismo día, y no habrá trote diario ni actividades deportivas.

De más está decirles que el uniforme deberá estar limpio, arreglado, planchado, y las botas correctamente pulidas. No se aceptarán particularidades con la uniformidad, ni con el horario.

 

Atentamente

 

Xxx xxxx (rango) xxxxxx xxxxxxx (nombre y apellido)

 

_________________________ (firma)

                                                                    (Sello)

Descargar ejemplo de comunicado militar

Recuerda siempre que las letras te representan a ti y a tu empresa u organización en tu ausencia. Para comunicarte de manera efectiva y proyectar una imagen positiva, debes enfocarte en que tus cartas comunicativas además de cumplir su propósito, hagan una buena presentación de tu persona.

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