Carta de Aceptación de Pedido

En el ámbito comercial, cuando un cliente hace un pedido de cierta cantidad de materiales o productos, esperará que nuestra compañía le haga saber si es posible o no que se le entregue dicho pedido completo y en el tiempo en el que éste se ha solicitado. Para esto podemos utilizar una carta de aceptación de pedido.

Esta carta será una repuesta a una comunicación de tipo comercial iniciada por otra empresa o persona en la que se hace una petición de bienes. Nuestra labor será mediante esta carta hacerle saber al cliente que sí es posible cumplir con la entrega de aquello que nos ha solicitado.

¿Qué es una carta de aceptación de pedido?

Tal y como su nombre lo indica, esta es una carta en la que una empresa acepta el pedido previamente hecho por un cliente. Se trata de una carta en respuesta a una comunicación previa que sirve para notificarle al cliente si lo que nos ha solicitado se encuentra disponible y si es posible que no entreguemos en el lapso de tiempo en el que lo necesita,

Esta es una carta formal de tipo comercial que también puede servir para enviar información acerca de costos totales de facturación, medios y modos de pago o cualquier otra información que se considere pertinente entregar al comprador antes de hacer la entrega de la mercancía ordenada.

En la carta de aceptación de pedido debemos asegurarnos de chequear con el cliente que la orden haya llegado completa, es decir que la lista de productos es la correcta y especificar si estos pueden ser entregados en la manera y fecha que el cliente lo requiere.

¿Cuál es la estructura de una carta de aceptación de pedido?

Estas cartas de tipo comercial deben ser escritas prestando mucho cuidado a ciertos elementos y estructuras ya que tratan con datos muy delicados como cantidades y tipos de mercancía y fechas de entrega. Además de esto, hay otras partes importantes que las cartas formales de este tipo deben incluir como las siguientes:

• Membrete: toda comunicación comercial y formal que salga de una empresa o institución debe estar escrita en papel membretado o contener al principio del documento los datos de la empresa de donde proviene. Estos datos deben incluir el nombre de la empresa así como su dirección y datos fiscales.
• Lugar y fecha: además del membrete, esta carta debe contener los datos de la ciudad y la fecha en la que la misma se redacta. Estos datos se escribirán preferiblemente alineados a uno de los dos márgenes izquierdo o derecho y se escriben completos con día, mes y año.
• Destinatario: el siguiente dato que se debe escribir es el destinatario de la carta. Esto será el nombre de la empresa a la que le respondemos la comunicación y puede incluir el nombre del representante de la misma que ha hecho contacto con nosotros.
• Cuerpo de la carta: esta es la parte de la carta en la que daremos respuesta a la petición previa recibida así como los detalles que sean necesarios para la finalización de la entrega.
• Firma: como toda carta que establezca comunicación de tipo comercial, la carta de aceptación de pedido debe ir firmada por un representante dela empresa remitente incluyendo su nombre, cargo y los datos de la empresa en cuestión.

¿Cuándo se debe usar una carta de aceptación de pedido?

Como su nombre lo indica, esta es una carta que tiene como propósito el de aceptar un pedido que se ha realizado con antelación. Esto quiere decir que esta es una carta en respuesta a una comunicación previa hecha por parte de un cliente.

La idea principal detrás de esta carta es la de hacerle saber al cliente si tenemos a disposición los materiales o productos que se nos han pedido. Además de esto, puede usarse para informar o recordar según sea el caso, cuáles son los pasos a seguir para completar el contrato de entrega de dicho pedido. Es decir, datos de pagos y entregas.

¿Cómo se hace una carta de aceptación de pedido?

Al ser esta una carta de respuesta y aceptación, es importante que se incluya la confirmación de algunos datos importantes previamente dados en la comunicación hecha por el cliente. Esto nos ayudará a evitar equivocaciones. Sumado a esto, es importante también incluir cierta información necesaria para que la transacción se dé sin mayores contratiempos.

Algunos consejos que podemos darte a la hora de redactar una carta de aceptación de pedido son los siguientes:

• Confirma el pedido. Es importante que en esta carta de respuesta se vuelva a escribir de manera detallada la lista de mercancía que el cliente ha solicitado. Esto sirve para que el cliente a su vez confirme que no ha habido ningún error de su parte a la hora de hacerlo.
• Informa tu disponibilidad. Hazle saber al cliente si tienes la disponibilidad de entregar todo el pedido completo tal como se ha solicitado o si hay algo en la lista que no se encuentre disponible o de lo que no tengas la cantidad pedida. Esto es muy importante para que el cliente tome las medidas necesarias.
• Confirma las fechas de entrega. Por lo general las cartas en las que se hacen pedidos incluyen una fecha límite de entrega. En la carta de aceptación de pedido deberás informarle al cliente si tu empresa tiene la posibilidad de hacer la entrega en la fecha acordada y si no, dar una fecha alternativa para que el cliente decida si puede funcionar o no.
• Da un precio total por la compra. Este es uno de los datos adicionales que puedes incluir en una carta de este tipo. Es la confirmación del costo total del pedido hecho por el cliente.
• Si hay algún problema, ofrece una alternativa. En las relaciones comerciales es importante que se intente mantener un trato amable y constante con el cliente. Por esto, si no puedes cumplir con la totalidad del pedido y crees que existe algo que puedas hacer como ofrecer una entrega más adelante o cambiar un producto por otro, hazlo en esta carta. De esta manera el cliente sentirá que su compra es importante para ti.
• Usa un lenguaje formal y grato. Estas cartas aunque son formales no tienen que ser distantes. Se trata de mantener una buena relación con los clientes, por lo que puedes ser educado pero amable haciéndole saber en todo momento al cliente que él tiene la última palabra.

Ejemplo de carta de aceptación de pedido

Importadora La Caridad C.A.
Zona Industrial Norte
Maracay

Maracay, 10 de Febrero de 2017

Lic. Hernán Gómez
Comercializadora Gómez S.A.
La cascada, Av. Principal Nº 49
Valencia

Apreciado licenciado,
Hemos recibido por parte de su empresa una lista de pedidos que incluyen los siguientes productos:

2 Cajas de Ferreo Rocher
3 Cajas de Oreo doble fudge
2 Cajas de Nutella de 250g
2 Cajas de Mantequilla de Maní Jif

Mediante esta carta me permito indicarle que tenemos a disposición todo el pedido indicado por usted en su cara y que tenemos la posibilidad de hacer la entrega el día 20 del presente mes tal y como lo ha solicitado en su carta.

El total del pedido tendría un costo de $xxxx incluyendo la entrega y el seguro de viaje así como los impuestos de compra.

Tal y como lo hacemos siempre con todos nuestros clientes le pedimos que para hacer efectiva la compra se haga un primer depósito que debe constar del 40% del total que en este caso serían $xxxx a alguna de las cuentas que anexaremos a esta carta. Una vez realizado este pago se apartará la mercancía para ser entregada en la fecha antes mencionada.

Sin más que agregar, quedo a sus órdenes para cualquier duda,

María Verónica Santos
Gerente de Ventas
Importadora La caridad

Modelo de carta de aceptación de pedido

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