Carta Para Convocar a Reunión de Trabajo

En ocasiones la gerencia u otro departamento de una empresa considerará necesario llamar a una reunión interna; es decir, a una reunión entre miembros de la misma empresa para tratar asuntos que le atañen a todos. Para hacer esto por lo general se utiliza una carta para convocar a reunión de trabajo.

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¿Qué es una carta para convocar a reunión de trabajo?

Este es un tipo de documento administrativo que se utiliza para notificar de manera escrita a las personas que se deben reunir. Es una carta interna que se usa para comunicar la necesidad de realizar una reunión dentro de una empresa, negocio o institución.

¿Cuál es la estructura de una carta para convocar a reunión de trabajo?

Existen ciertos elementos que este tipo de cartas deben tener, los básicos son los siguientes:

Ciudad y fecha: serán los datos de la fecha y el lugar en el que la carta se redacta.
Destinatario: por lo general este tipo de comunicaciones se envían por correo electrónico interno por lo que cambiar el destinatario no será complicado. Sin embargo, es importante que se coloque el nombre, cargo y departamento de quien es destinatario.
Fecha y lugar de la reunión: este es el dato más importante que contiene este tipo de comunicación. La fecha en la que se hará la reunión así como el lugar exacto de la misma debe quedar muy clara en la comunicación que se establece.
Cuerpo de la carta: en esta sección se debe señalar la razón de la reunión. Es decir, cuál será el tema que se tratará en la cita a la que se llama a los empleados. Esto es importante en caso de que estos deban llevar algún tipo de material preparado.
Despedida: al final del cuerpo de la carta se debe colocar una corta despedida.
Firma: serán los datos de la persona que llama a la reunión. Esta debe incluir su nombre así como el departamento.

¿Cuándo se debe usar una carta para convocar a reunión de trabajo?

Este tipo de comunicación interna se debe utilizar cuando se hace necesaria una reunión que debe agrupar a varios trabajadores o departamentos dentro de una empresa o institución. Al ser una comunicación interna, quiere decir que solo debe usarse para convocar empleados dentro de un mismo sitio de trabajo.

¿Cómo se hace una carta para convocar a reunión de trabajo?

Una de las cosas más importantes que debemos tener en cuenta al escribir una carta de este tipo son los datos de la reunión a realizarse. Asegurarnos de que estos datos sean los correctos será de gran importancia para que la reunión se lleve a cabo sin contratiempo.

Otro de los datos que debemos cuidar es la razón de la reunión. Esto es importante sobre todo en el caso de que algún departamento se le pida alguna información necesaria a tratarse en la reunión pautada.

La carta en sí debe ser lo más corta y concisa posible para que la información se transmita de manera clara y sin causar dudas.

Ejemplo de una carta para convocar a reunión de trabajo

Caracas 18 de febrero de 2020

Departamento de Recursos Humanos
Li. Carlos Giménez
Jefe de departamento

Estimados Responsables de Departamento:

Como es de su conocimiento la empresa está realizando el proceso de integración de todos nuestros sistemas informáticos con la idea de crear una plataforma que ofrezca la mayor funcionalidad para todos nuestros departamentos.

Para ello se hace necesario conocer los requisitos de cada uno de nuestros departamentos así como analizar la viabilidad técnica de estos.

Por esta razón convoco a todos los jefes de departamento a una reunión a realizarse el próximo 20 de este mes de febrero a las 09:00 horas en la sala de conferencias N°2 en el primer piso de la planta principal. La reunión tendrá una duración estimada de unas 3 horas.

Agradezco su puntual asistencia para lograr cumplir con todos los objetivos planteados,
Atentamente,

Antonio Sulbarán
Director General