Carta De Confirmación De Saldo De Proveedor

Las relaciones basadas en acuerdos orales a veces pueden ser confusas, además, con tantas cosas en las que pensar en el entorno empresarial, los detalles pueden ser olvidados. La carta de confirmación de saldo de proveedor puede hacer que las cuentas se mantengan totalmente claras. A lo largo de este artículo te explicaremos cómo redactar de manera correcta este documento. También te mostraremos un ejemplo para ilustrar mejor la información suministrada.

¿Qué es una carta de confirmación de saldo de proveedor?

Es una carta que un cliente (generalmente una empresa) proporciona a un proveedor o vendedor para informar el saldo que le debe al mismo, generalmente a petición del vendedor. En el mundo corporativo, las corporaciones no pagan por los servicios y productos que reciben de los proveedores en el acto, sino que retrasan los pagos por 30 días, 60 días o incluso más. En tales situaciones, el cliente le debe dinero al vendedor.

¿Cuál es la estructura de una carta de confirmación de saldo de proveedor?

Puesto que estamos hablando de dinero, una carta de confirmación de saldo de proveedor debe contener información clara y precisa, para evitar inconvenientes y malos ratos. De esto depende en gran manera la relación comercial de las partes. Dicho esto, hay elementos esenciales que debe contener este tipo de documento, a continuación te los mencionamos:

1. Fecha: esta debe especificar el día, mes y año en el que se escribió la carta y generalmente se sitúa en la parte superior derecha del documento.
2. Nombre oficial del vendedor o proveedor según su licencia comercial.
3. Cuerpo de la carta: aquí debe mencionarse la cantidad exacta que se le debe al vendedor en números y palabras. Además, es necesario especificar la fecha en la que se adquirió la deuda (que podría ser diferente de la fecha de la carta) y el nombre de la empresa. Esto es vital para aclarar los puntos con el proveedor.
4. Indicación de cierre de la carta: se trata de una palabra o frase que muestra que ya ha habido un cierre del documento. Después de la misma va ubicada la firma del emisor. Para esto, generalmente se coloca “Sinceramente” o “Atentamente”.
5. Firma y sello de la compañía que ha proporcionado la carta.

¿Cuándo se debe usar la carta de confirmación de saldo de proveedor?

Un proveedor puede solicitar una carta de saldo en cualquiera de las siguientes situaciones:

1. No está seguro de cuánto dinero le debe el cliente (poco probable).
2. Necesita conciliar sus libros y desea verificar con el cliente la cantidad exacta.
3. Quiere compartir su saldo con un tercero (quizás una institución financiera) y requiere un documento formal para la afirmación del cliente.

¿Cómo se hace una carta de confirmación de saldo de proveedor?

Si una carta de confirmación de saldo de proveedor no se escribe de la manera correcta, puede traer inconvenientes y dañar una relación comercial de una manera muy fácil, por lo tanto, es necesario tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. No olvides la fecha

Debes colocar la fecha exacta en la que se adquirió la deuda; muchas veces, algunos proveedores quieren cobrar intereses exagerados basándose en lapsos de tiempo que no son los correctos. En este caso, un documento de este tipo sería una muy buena carta bajo la manga.

2. Coloca el nombre del receptor

Si envías una carta con tu firma sin el nombre del receptor, estás expuesto a que el documento sea aplicado para cualquier persona o empresa. Recuerda que estás tratando con dinero y existen comerciantes inescrupulosos que podrían valerse de errores como esos para obtener ventaja.

3. Fija bien los montos

Recuerda el refrán que dice “las cuentas claras conservan las amistades”, así que trata de que no se te cuelen los ceros. Si colocas un cero de más o uno de menos y al final del documento estampas tu firma y sello, estarás creando tu propia horca.

Esto es algo muy delicado, puesto que en esas condiciones, se trata de un documento legal. Si el proveedor es consciente, te entenderá, pero si no lo hace, te costará unos cuantos abogados, y algunos euros menos en tu cuenta (esto en caso de que hayas fijado una cantidad mayor de manera errada).

4. Sé cortés

Efectivamente estamos hablando de una deuda, eso en muchos casos genera tensión en los vendedores, en especial cuando se trata de un saldo deudor que tiene mucho tiempo sin ser saldado.

Sin embargo, ¡la cortesía puede hacer milagros! Si eres amable y sabes cómo dirigirte a las personas, no solamente puedes liberar la tensión, sino que también puedes lograr ser entendido por el proveedor y quizás crear una buena relación.

5. Cuida tu escritura

Por tu reputación y la de la empresa, trata de no cometer errores ortográficos y/o gramaticales. Además, si tu escritura es incorrecta, podrías cambiar inconscientemente el sentido de las frases, cosa que puede jugar en tu contra en cualquier momento.

6. No te extiendas más de la cuenta

Las cartas demasiado largas causan molestia y desanimo a la hora de leerlas, especialmente cuando son enviadas a personas tan ocupadas como los proveedores de productos y/o servicios. Enfócate en especificar cada uno de los elementos indispensables y olvídate de las explicaciones innecesarias que puedes dejar para dar personalmente. En realidad lo que más importa aquí son los números.

Ejemplo de carta de confirmación de saldo de proveedor

No todos los proveedores suelen pedir este tipo de carta, sin embargo, algunos las exigen para tener un aval de cuánto dinero les ha quedado debiendo el cliente. Como no es un documento que se suele realizar con mucha frecuencia, pueden existir algunas dudas a pesar de que es algo muy sencillo. Por este motivo, a continuación te mostramos un ejemplo, para que observes mejor lo que es una carta de confirmación de saldo de proveedor:

20 de Agosto de 2020

 

[Nombre del proveedor]:

 

Por la presente confirmamos que nuestra empresa [nombre de la empresa deudora] tiene un saldo impago de [10,000 euros] (diez mil euros solamente) con [nombre del proveedor], el cual fue adquirido el [5 de junio de 2019].

 

Esta carta fue proporcionada a su solicitud sin responsabilidad alguna.

 

Sinceramente

 

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Descargar ejemplo de carta de confirmación de saldo proveedor

Una carta de confirmación de saldo de proveedor puede evitar un sinnúmero de problemas y aclarar todas las dudas acerca de la cantidad que los clientes deben a los vendedores por los productos y/o servicios suministrados. Cuando el emisor (la empresa o comprador) envía esta carta y el proveedor recibe conforme, no existen detalles que queden en el aire.