Diagrama de Gantt

Cuando alguien menciona el Diagrama de Gantt, algunas personas pueden pensar en un caos de hojas de cálculo anticuado. Pero no podrían estar más equivocados. ¿Por qué? Porque los diagramas de Gantt son geniales. En este artículo, encontrarás una guía completa para comprender la efectividad de estos diagramas para tus proyectos, independientemente del tipo de industria en la que trabajes.

¿Qué es un Diagrama de Gantt?

Diagrama de GanttLos diagramas de Gantt se utilizan comúnmente para realizar un seguimiento de la programación de proyectos y son especialmente útiles en la gestión de proyectos.

En pocas palabras, ilustran y permiten saber lo que debe hacerse y cuándo debe hacerse. Los diagramas de Gantt también pueden mostrar información adicional con respecto a las diferentes tareas o secciones de un proyecto, como en qué medida progresan las tareas, cómo puede depender un grupo de tareas u otros grupos de tareas, qué tan importantes son varias tareas y los recursos que se utilizan dentro de un proyecto.

Una de las mejores cosas de los diagramas de Gantt es que son extremadamente visuales. En el lado izquierdo de un gráfico, encontrarás una lista de tareas necesarias para un proyecto y, en la parte superior, encontrarás una escala de tiempo.

Aquí viene la parte importante: cada tarea está representada por una barra; su longitud representa la duración de una tarea. Al mismo tiempo, cada barra está representada por el título de la actividad que debe completarse, junto con cualquier información relevante que ayude a completarla.

Historia del Diagrama

Es difícil imaginar cómo se administraría un proyecto moderno sin crear en algún momento un cuadro de tareas a realizar para entregar los beneficios declarados del proyecto. Uno de los tipos de gráficos más perdurables es el gráfico o Diagrama de Gantt.

En su formato moderno más común, traza una lista de entregables en un eje contra el tiempo en el otro eje. El concepto fue desarrollado por primera vez a principios del siglo XIX por el estadounidense Henry L. Gantt, quien, en colaboración con un colega Frederick Taylor, ideó un método para describir la planificación de la producción y la carga de recursos para fábricas y talleres. En realidad, los primeros "diagramas de Gantt" se parecían más a tablas que a diagramas, aunque esta fue una de las primeras instancias del concepto de entrega versus tiempo.

Antes de las computadoras, los diagramas de Gantt se dibujaban a mano como diagramas de barras, un término que desde entonces se ha convertido en sinónimo de "diagrama de Gantt", y estos requerían revisiones manuales cada vez que algo cambiaba.

Si hubiera una lógica precedente que vincule una tarea con otra, normalmente se demostraría cuando el inicio de la tarea dos se dibuja después de completar la tarea uno, y así sucesivamente. Las rutas críticas se pueden resaltar con bastante facilidad, ¡pero manualmente!

A medida que las computadoras modernas se volvieron más poderosas, se hizo más fácil escribir programas que calcularan el impacto de la lógica de vinculación en las fechas de entrega y, de manera crucial, permitieron que los cambios en la ruta crítica, flotante, etc. se mostraran rápidamente en la pantalla y en los informes impresos.

¿Necesitas un Diagrama de Gantt?

Esta es una pregunta simple porque todo lo que necesitas saber es si tienes o no un proyecto que debe realizarse. Si tienes un proyecto en el que estás trabajando para completarlo, y especialmente si estás trabajando con un equipo de cualquier tipo, necesitas un diagrama de Gantt.

De hecho, incluso si estás trabajando en un proyecto completamente solo, es posible que aún te sea útil porque te ayudará a desarrollar el proyecto en todos los componentes diferentes. Sin embargo, es mucho más que eso.

Estos gráficos se diseñaron originalmente para facilitar la planificación y ejecución de un proyecto y, a medida que continúan evolucionando, ese proceso se ha vuelto más fácil. Puedes usar un diagrama de Gantt, sin importar en qué tipo de proyecto estés trabajando o cómo estés trabajando en las mejoras de su negocio.

Crear y ejecutar un proyecto de la manera correcta marcará una gran diferencia, así que debes asegurarte de prestar atención a todas las diferentes cosas que puede hacer este diagrama por ti. Todo lo que necesitas hacer es asegurarte de que estás usando el correcto y que lo estás usando en la mayor medida posible.

En resumen, los diagramas de Gantt te permitirán:

  • Conocer cuáles son las diferentes actividades.
  • Cuándo deben comenzar las actividades y cuándo deben terminar.
  • Cuánto tiempo estaban programadas principalmente para que duraran sus actividades.
  • Cuánto cuestan sus actividades y cuánto puede costar el proyecto.
  • Qué actividades dependen de otras para ser completadas efectivamente.
  • Estado de progreso actual.
  • La duración de todo el proyecto.
  • Saber quién es el responsable de cada tarea.
  • Encontrar y resolver cualquier problema asociado con el proyecto.

Cómo utilizar un Diagrama de Gantt

El concepto subyacente de un diagrama de Gantt es trazar qué tareas se pueden realizar en paralelo y cuáles deben realizarse secuencialmente. Si combinamos esto con los recursos del proyecto, podemos explorar la compensación entre el alcance (hacer más o menos trabajo), el costo (usar más o menos recursos) y las escalas de tiempo del proyecto. Al agregar más recursos o reducir el alcance, el gerente del proyecto puede ver el efecto en la fecha de finalización.

Para crear un gráfico, debes conocer todas las tareas individuales necesarias para completar el proyecto, una estimación de cuánto tiempo llevará cada tarea y qué tareas dependen de otras. El mismo proceso de reunir esta información ayuda al gerente de proyecto a concentrarse en las partes esenciales del proyecto y comenzar a establecer un plazo realista para su finalización.

En resumen:

  • Cuando configuras un diagrama de Gantt, debes pensar en todas las tareas involucradas en tu proyecto y dividirlas en componentes manejables.
  • Luego, decide quién será el responsable de cada tarea y delega al equipo.
  • Identifica las relaciones de las tareas y decide la secuencia de la fecha de finalización de cada tarea, mostrando la duración esperada de todo el proyecto y las subtareas. Un diagrama de Gantt mostrará las tareas en un orden secuencial y mostrará las dependencias de las tareas (es decir, cómo se relaciona una tarea con otra).
  • Determina y asigna tus recursos.
  • Anticípate a los riesgos y problemas que puedas encontrar y crea un plan de contingencia para problemas potenciales.

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel

Microsoft Excel tiene una función de gráfico de barras que se puede formatear para hacer un diagrama de Gantt. Solo sigue los siguientes pasos:

  1. Enumera el cronograma de tu proyecto en una tabla de Excel y cada tarea como una fila separada y estructura tu plan de proyecto incluyendo la fecha de inicio, la fecha de finalización y la duración.
  2. Configúralo como un gráfico de barras estándar basado en fechas de inicio.
  3. Agrega la duración de las tareas.
  4. Incluye descripciones de tareas al diagrama de Gantt.
  5. Transforma el gráfico de barras en el diagrama de Gantt de Excel mediante formateo.

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