Circular Interna

La circular es uno de los documentos informativos más utilizados tanto para dar información dentro de una empresa o institución como para avisar algo a personas que se encuentran fuera de algo. Las que se usan dentro se denominan circular interna.

Una circular interna puede utilizarse para informar a los empleados cualquier cosa que se considere de importancia y de interés público para estos.

¿Qué es una circular interna?

Las circulares son un tipo de comunicación corta que se utiliza generalmente para que una persona notifique algo a sus subordinados o a otro grupo de personas.

Esta es parecida a un aviso en longitud ya que es bastante resumida y precisa en la información que muestra.

El mensaje que la circular interna contiene usualmente es referente a asuntos internos, cambios o incluso notificaciones de eventos.

Estructura de una circular interna

La estructura de este tipo de comunicación escrita no es muy complicada. Por lo general se trata de unas pocas partes que te explicamos a continuación:

• Membrete: aunque se trate de un comunicado interno, es una buena idea que la circular interna lleve al comienzo el membrete de la empresa o que esta sea impresa o escrita en papel membretado.
• Título: en estas comunicaciones se suele colocar el nombre de CIRCULAR como título centrado en la página. Por lo general, las empresas numeran las circulares que se envían a los empleados cada año. Este número, el que corresponde a esa circular debe colocarse en el título.}
• Código: si las circulares internas de la empresa se enumeran con un código especial, este debe colocarse a la izquierda del documento para que sean registradas.
• Ciudad y fecha: toda circular interna debe estar fechada incluyendo la ciudad. Estos datos se deben colocar alineados ala derecha del documento.
• Destinatario: es importante que cuando se escriba una circular de este tipo se especifique a quien se dirige. Esto es, si está dirigida a todo el personal o a algún departamento en particular. Estos datos se escribirán alineados a la izquierda del documento debajo de la fecha.
• Asunto: este es un apartado que se escribe debajo del destinatario y en que se resume en una frase la razón por la que se hace la circular.
• Texto: esta es la parte de la circular interna en la que se da la información que originó la comunicación. Este texto es por lo general corto y preciso, informando solo lo que se necesita sin más rodeos.
• Despedida formal: por lo general, después de escribir el texto, el remitente escribe una despedida corta y formal a quienes hayan leído la comunicación.
• Firma: la circular interna siempre es remitida por un departamento en particular, y los datos de la persona y departamento responsables por la información dada debe colocarse al final de la circular.

¿Cuándo se usa una circular interna?

Este tipo de comunicación sirve para dar cualquier tipo de mensaje que alguien en una posición elevada quiera darles a sus subordinados. Este mensaje puede ser desde cosas relacionadas con el trabajo directamente como cambios en horarios laborales, información acerca del cierre temporal de alguna sede por alguna causa, notificar trabajos de reparación o limpieza profunda o cualquier tipo de información que se considere de importancia.

Las circulares internas se pueden dirigir a todos los empleados o a un segmento o grupo de ellos solamente.

No dejes de conocer qué es una Circular Informativa

¿Cómo hacer una circular interna?

Aunque esta es una comunicación interna y corta, esto no quiere decir que no debemos cuidar la manera en la que está presentada o escrita. Si quieres escribir una buena circular interna, no dejes de seguir los siguientes consejos:

• Sé conciso. Como ya hemos reiterado en este artículo, la circular interna es una comunicación corta que tiene el único propósito de dar una información específica a un grupo de personas. Esto quiere decir que no debe ser larga ni contener información innecesaria que pueda alterar la comprensión del mensaje importante.
• Da la información precisa. Si la circular interna debe tratar con fechas, está atento a que estas queden lo más claras posibles. De la misma manera, cualquier otra información que se necesite dar debe estar claramente escrita.
• Sé respetuoso. Sin importar cuáles son las razones de la circular, el lenguaje utilizado debe ser formal y respetuoso en todo momento. Ésto sin importar si se trata de una comunicación para llamar la atención.

Ejemplo de circular interna

CIRCULAR INTERNA No. 003

300

Maracay, 7 de octubre de 2018

Para: Empleados en general de CATA, C.A.
Asunto: Uso del Carnet de identificación

Se le recuerda a todos los empleados de CATA que el uso del carnet de identificación es obligatorio mientras permanezcan en nuestras instalaciones. También se les recuerda que el carnet debe estar en un lugar visible en todo momento por razones de seguridad.

La no observancia de esta obligación será considerada causal de mala conducta.

Sin otro particular,

Carlos Gómez
Secretario General

Modelo de circular interna

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