Carta Responsiva de Equipo

Una carta responsiva es un documento escrito en el que una persona asume o delega la responsabilidad sobre algo. Uno de los tipos de esta carta que se puede hacer es una carta responsiva de equipo.

¿Qué es una carta responsiva de equipo?

En el caso de una carta responsiva de equipo, este documento se redacta para ceder o tomar la responsabilidad de un equipo físico. Esto quiere decir que la persona asume toda responsabilidad delegada del uso de dicho equipo así como de cualquier daño que esta pudiera sufrir durante este uso.

La persona que cede la responsabilidad se desentiende de todo gasto o pago correspondiente a dicho equipo, mientras quien la asume, se responsabiliza.

Tipos de carta responsiva de equipo

Dependiendo del tipo de equipo cuya responsabilidad se cede, existen varios tipos de esta carta que se pueden hacer. Algunos de estos son:

• Equipo de seguridad: cuando una empresa entrega a un empleado equipo utilizado para la seguridad de la misma, el empleado debe firmar una carta responsiva de equipo de seguridad. Esto automáticamente hace al trabajador responsable del buen mantenimiento de dicho equipo.
• Equipo de cómputo: cuando en una oficina o departamento se le asigna una computadora y los subsecuentes equipos correspondientes, también es una buena idea la firma de este tipo de cartas. El propósito será el mismo, que el empleado se haga legalmente responsable por el bienestar del equipo.
• Equipo de transporte: cuando un chofer utiliza el vehículo de un tercero para ejercer funciones comerciales, se puede firmar una carta responsiva de equipo para que quede clara su responsabilidad sobre el vehículo y su mantenimiento.

Elementos de una carta responsiva de equipo

Este tipo de carta es una especie de compromiso legal entre dos personas naturales o jurídicas. Sin embargo, no es necesario que se cuente con un notario para legalizarlo. La sola firma de este documento será legalmente suficiente para establecer las responsabilidades de cada parte para con el equipo en cuestión.

Sin embargo, para que la carta se considere legal, debe contar con ciertos elementos importantes como:

• Ciudad y fecha: este dato es muy importante y se debe colocar al inicio de la carta alineado hacia el margen derecho.
• Datos empresariales: si una de las partes es una empresa, la carta debe contener el membrete. Este puede estar previamente impreso en la hoja o deberá escribirse. El membrete incluye los datos de la empresa como nombre, dirección y datos fiscales.
• Asunto: debajo de los datos de la empresa se debe colocar el asunto de la carta, en este caso, se puede usar la frase “Responsiva de [equipo]”
• Cuerpo: en el cuerpo de la carta se debe identificar claramente el equipo sujeto a la responsiva y la naturaleza de esta. Si existe un código de identificación, este debe incluirse. Además de estos datos, se deben incluir los detalles de la responsabilidad y condiciones de devolución del equipo en cuestión.
• Firmas: la carta responsiva de equipo debe ir firmada por ambas partes involucradas. Esto quiere decir, quien entrega la responsabilidad del equipo y quien la recibe. Se debe incluir la rúbrica así como los documentos de identificación. En el caso de las transacciones con empresas, quien firma debe incluir su cargo.

Consejos para redactar una carta responsiva de equipo

Una de las cosas más importantes que se debe de incluir en este tipo de cartas son los detalles referentes al equipo. Estos deben incluir:

• Número de identificación: en las empresas por lo general los equipos usados por los empleados están numerados para incluirse en el inventario. Este número es único para cada equipo y será lo que identifique a cada uno de los que se entregan a cada empleado.
• Condiciones de entrega: es importante que se definan las condiciones en las que el equipo se entrega. Esto quiere decir que se debe indicar si el equipo es nuevo, rehabilitado y sus condiciones generales.
• Tiempo de entrega: otro dato importante para incluir es el tiempo durante el cual el equipo se entrega a la tercera persona. Esto quiere decir que si se trata de un préstamo con un tiempo de vigencia específico, este debe indicarse claramente en la carta.
• Condiciones de devolución: debe describir las condiciones en las que se espera que el equipo sea devuelto. Esto incluirá condiciones de limpieza y mantenimiento, accesorios y otros.
• Situaciones extraordinarias: otro de los datos que será importante incluir en este tipo de cartas es qué sucederá en situaciones extraordinarias como daño, robo o pérdida y la responsabilidad de cada una de las partes firmantes en estos casos.

Ejemplo de una carta responsiva de equipo

Valencia, 14 de Mayo de 2019

Corporación Santillana, C.A.
Departamento de Recursos Humanos

ASUNTO: Responsiva de Equipo de Cómputo

La presente carta tiene como motivo formalizar la entrega de un equipo de PC de escritorio marca MAC identificado con el número lk-845 compuesta por un CPU, Monitor, Teclado y Ratón propiedad de la Corporación Santillana, C.A. al señor Juan Tobías como parte de su equipo de trabajo dentro de la compañía.

A partir de la firma de esta carta, el señor Tobías se hace legalmente responsable por el bienestar, buen uso y correcto mantenimiento del equipo descrito anteriormente durante su tiempo laboral con la empresa o hasta que dicho esquipo sea cambiado o descontinuado.

El equipo identificado debe ser usado para propósitos laborales únicamente y se prohíbe su modificación sin previa autorización del jefe de departamento.

Sin más que agregar,

Juan Tobías
Receptor

Vicente Gómez
Departamento de Recursos Humanos

Modelo de carta responsiva de equipo

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