Carta para Solicitar Servicio

En algunas circunstancias empresariales o de negocios en las que la prestación de servicios está involucrada, el uso de una carta para solicitar servicio es ampliamente conocido. Esta es la comunicación escrita que usaremos si requerimos a una empresa prestadora sus servicios en una amplia cantidad de situaciones.

¿Qué es una carta para solicitar servicio?

carta para solicitar servicioEsta es una carta que se escribe con la intención de pedirle formalmente a una empresa prestadora de servicios, alguno en particular. Puede ser usada por clientes actuales de la empresa que requieren algo diferente a lo que han estado contratando o puede ser usada por un nuevo cliente para solicitar la prestación del servicio por primera vez.

Sirve para detallar aquello que el solicitante requiere así como otros detalles de la adquisición de dicho servicio. Puede entregarse de manera física o enviarse a través de correos electrónicos con la debida firma digital.

Estructura de una carta para solicitar servicio

Estas cartas son consideradas formales porque tratan una relación de negocios, por esto es importante que mantengan una estructura adecuada. Los elementos básicos de este tipo de carta son los siguientes:

  • Membrete: si la solicitud se está haciendo a nombre de una empresa o compañía, esta debe ir impresa en papel membretado. En caso de que la empresa no cuente con este tipo de papel, al inicio del documento se deben escribir los datos de la empresa remitente incluyendo nombre, datos fiscales y dirección.
  • Fecha: en una carta para solicitar servicio es muy importante colocar la fecha ya que esto le indica al prestador del servicio el tiempo que tiene para dar una respuesta. La fecha debe colocarse en el margen derecho del documento.
  • Destinatario: se debe colocar el nombre de la empresa a la que se le hace la solicitud. Si se conoce el nombre de la persona encargada de tramitarla, éste debe colocarse junto a su cargo y los datos de la empresa.
  • Cuerpo de la carta: esta es la parte en la que haremos la solicitud exacta del servicio que estamos solicitando. Los datos que incluiremos dependerán de si existe ya un trato comercial previo o no entre ambas empresas y si lo que estamos solicitando es un servicio nuevo, diferente o es la primera vez que contactamos al proveedor.
  • Despedida: como con toda carta forma, se debe finalizar con una despedida.
  • Firma: la carta para solicitar servicio debe ir firmada por algún representante de la empresa que hace la solicitud. En esta firma se debe incluir su nombre, cargo en la empresa, datos de contacto y rúbrica.

¿Cuándo se usa una carta para solicitar servicio?

Este tipo de cartas, tal como su nombre lo indica, se utiliza cuando una empresa (generalmente) o persona desea solicitar la prestación de un servicio a una compañía. Esta puede ser una compañía con la que el remitente ha sido cliente anteriormente o una manera de solicitar dicho servicio por primera vez.

¿Cómo hacer una carta para solicitar servicio?

Cuando se trata de solicitar un servicio, la carta debe establecer una comunicación lo más directa posible. Esto quiere decir que se debe ir al grano y no adornar la redacción. La idea es que la empresa prestadora tenga claro qué es aquello que se le está solicitando para que puedan procesar la petición lo más pronto posible.

El lenguaje a utilizar debe ser formal, esto tomando en cuenta que se trata de un tipo de carta comercial que comienza o continúa una relación de negocios entre dos partes.

La información referente al servicio que se solicita debe quedar lo suficientemente clara en la carta. Para que no haya ninguna confusión a la hora de hacer este tipo de solicitudes, debemos asegurarnos de pedir exactamente lo que queremos de la empresa y ser lo suficientemente específicos para que no haya errores en la comunicación.

La extensión no debe ser demasiado larga. Siguiendo en la idea de lo específico de la comunicación, lo mejor es que este tipo de cartas sean concisas, es decir, que vayan directo al grano en las especificaciones de la petición.

Incluye los datos de contacto para establecer una buena comunicación. Esto es particularmente importante si se trata de la primera vez que se solicita una prestación de servicios con esa compañía. Incluir los datos personales y de contacto de la persona que se encargará del contrato hará que la comunicación sea más directa.

Ejemplo de carta para solicitar servicio

Confecciones Lolita
RIF j-5123655312
Calle Santacruz, #32, Moltabán, Caracas

Caracas, 18 de mayo de 2018

Gráficos Sultán C.A.

Apreciados señores,
La presente carta tiene como motivo solicitar de ustedes sus servicios como diseñadores gráficos para la elaboración de nuestro primer catálogo comercial. Hemos tenido excelentes referencias de su trabajo el cual hemos tenido la oportunidad de ver en otros catálogos similares al que desearíamos hacer para nuestra empresa.

Confecciones Lolita es una empresa de diseño y fabricación de ropa infantil que en tan solo 2 años ha alcanzado un sitial importante en la distribución de nuestros productos. Es por eso que se hace imperativa la creación de un catálogo de ventas para lo cual recurrimos a ustedes.

En la actualidad contamos con más de 50 modelos diferentes que quisiéramos mostrar en ese catálogo y estamos dispuestos a reunirnos con ustedes y escuchar sus propuestas de diseño y presentación. Confiamos plenamente en su trabajo como profesionales y estamos abiertos a escuchar cualquier sugerencia.

Quedamos atentos a su respuesta y por favor no duden en comunicarse con nosotros tan pronto tengan una,

Muy agradecida,

Vivian Kepler
Presidenta
Confecciones Lolita
Tlf 2515631234
Correo xxxx@lolita.com

Modelo de carta para solicitar servicio

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