Carta para Informar un Evento

Entre las comunicaciones que se hacen de carácter comercial entre empresas o sus socios, se encuentra la carta para informar un evento. En ámbito empresarial se hacen muchos eventos tanto privados como públicos que requieren ser anunciados de una manera formal por las relaciones entre quienes invitan y quienes son invitados.

Usualmente, una invitación informal sería inapropiada en este tipo de ambientes comerciales, y es por esto que una carta formal en la que se anuncie el evento y se extienda una invitación formal es lo más adecuado.

¿Qué es una carta para informar un evento?

Por lo general, las empresas o instituciones hacen muchos eventos a los que invitan a colegas o personalidades de prensa, benefactores o inversionistas. Una carta para informar un evento es una carta formal de invitación en la que una empresa notifica a los invitados, sean otras empresas o personas importantes de la realización de un evento.

Estructura de una carta para informar un evento

Como ya hemos dicho, esta es una carta de tipo formal usualmente enviada por una institución o empresa para hacer una notificación formal. Al ser formal, se requiere que cuente con una estructura específica que está diseñada para darle la seriedad que se requiere en estos casos.

Los elementos que este tipo de cartas deben tener son los siguientes:

• Membrete: esta es una sección de la carta en la que se colocan los datos de la institución o empresa que informa el evento a ocurrir. Muchas veces se utiliza un papel membretado que es una hoja en la que previamente se ha impreso el logo y los datos de la empresa. En otras ocasiones, el membrete se escribe colocando el nombre y dirección de la empresa remitente.
• Ciudad y fecha: debajo del membrete impreso o escrito, pero alineado hacia la derecha, se deben colocar los datos de ciudad y fecha en la que la carta se escribe.
• Destinatario: serán los datos de la persona a la que remitimos la información del evento. Se debe escribir debajo de la fecha pero alineado hacia la izquierda y debe contener el nombre del destinatario, su cargo y la empresa a la que pertenece de ser pertinente.
• Cuerpo de la carta: debajo del destinatario se debe comenzar el cuerpo escribiendo un saludo formal al destinatario. Luego de esto se comienza a dar la información que debe contener la carta. Al finalizar, se coloca una despedida formal.
• Firma: finalmente, la carta para informar un evento debe ir firmada por la persona responsable de enviarla y debe incluir el nombre, cargo y empresa de quien la remite.

¿Cuándo usar una carta para informar un evento?

En cualquier ocasión en la que una empresa, institución o negocio esté planificando hacer un evento y desee informar de este a otras personas con las que tiene una relación comercial o formal, se puede utilizar una carta para informar un evento.

La idea de estas cartas es la de notificar a terceras personas acerca de un evento próximo con la intención de que asistan como invitados o lo cubran como personal de información. Algunas de las ocasiones en las que una empresa podría enviar una carta de este tipo son las siguientes:

• Lanzamiento de un nuevo producto o servicio
• Celebración de un aniversario
• Presentación de una nueva junta directiva
• Informar públicamente cambios en la estructura o funcionamiento

¿Cómo hacer una carta para informar un evento?

Este tipo de cartas que tienen una estructura y una razón específica deben ser redactadas de manera que contengan toda la información necesaria. Además, al tratarse de un evento que se realizará en un lugar y tiempo, debemos asegurarnos de que toda la información necesaria para que la persona asista.

Para que se redacte correctamente una carta para informar un evento te dejamos los siguientes consejos:

• Explica la naturaleza del evento. Es importante que en una carta de este tipo se le explique al destinatario cuál es exactamente el evento del cual le estamos informando. Esto le hará saber a quién reciba la invitación el porqué del evento y el por qué su presencia es importante para la empresa.
• Coloca los datos del evento. Si lo que queremos es que la persona a quien le escribimos asista al evento, debemos escribir con detalle el lugar, la fecha y la hora en la que este se realizará para que pueda liberar su agenda y estar presente.
• Explica por qué quieres que el destinatario asista. Hay diferentes razones por las que una empresa puede estar haciendo un evento y por las que está interesado en la asistencia de la persona a la que le está enviando la notificación del evento. Esto es importante porque el destinatario puede entender la importancia de su presencia.

Ejemplo de carta para informar un evento

Colegio Santa María
Urbanización Las Lomas, #54
Caracas

Caracas, 8 de Junio de 2018

Prof. Vicente Castro
Jefe de Área Educativa Norte

Apreciado Prof. Castro,
En el marco de nuestro 25to aniversario queremos hacer de su conocimiento que el día 20 del presente mes de Junio se llevará a cabo una cena en la que haremos un reconocimiento a todas las personas que nos han prestado su apoyo a lo largo de estos años y usted está en esa lista.

La cena se llevará a cabo en las instalaciones del colegio el día 20 de junio de este año a partir de las 5:50pm y la invitación es extensiva para usted y un invitado.

Estaremos muy honrados de que pueda acompañarnos esa noche porque ha sido usted un invaluable aliado en nuestro proyecto educativo desde el comienzo. Le rogamos nos confirme su presencia tan pronto como pueda, lo esperamos.

Sin más que agregar, me despido,

Prof. Antonia Carrero
Directora
Colegio Santa María

Modelo de carta para informar un evento

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