Carta De Invitación A Una Reunión Modelos Y Ejemplos

En algunos ambientes formales se dan ocasiones en las que es necesario llamar a una reunión importante. En estos casos la mejor manera de hacerlo es a través de una notificación escrita. Para esto siempre será útil redactar una carta de invitación a una reunión.

¿Qué es una carta de invitación a una reunión?

Como su nombre lo indica esta será una carta que se utiliza para invitar a un grupo determinado de personas a una reunión formal. Se puede utilizar para invitar a miembros de ciertas comunidades como de vecinos o representantes de una institución o para reunir a los empleados de una empresa o compañía.

¿Cuál es la estructura de una carta de invitación a una reunión?

Como toda comunicación escrita, estas cartas deben contar con algunos elementos, estos son:

  • Ciudad y fecha: es importante que se comience la carta con la ciudad y fecha en la que la carta de invitación se hace. Tomando en cuenta que se trata de una reunión con una fecha establecida, este dato es importante.
  • Destinatario: en el caso de este tipo de cartas puede utilizarse un destinatario universal como por ejemplo “estimados vecinos” o uno personal. Esto dependerá de la formalidad de la reunión.
  • Cuerpo: en el cuerpo de este tipo de cartas se deben describir las razones y datos correspondientes a la reunión a la que se está invitando. Esto quiere decir que debe indicar los motivos así como el lugar, fecha y hora específicas de la reunión.
  • Despedida: puede ser una despedida corta y también dependerá de la o las personas que la recibirán.
  • Firma: el final de la carta debe ir firmado por la persona o grupo que llama a la reunión.

¿Cuándo se debe usar una carta de invitación a una reunión?

Esta es una carta que se utiliza de manera formal o semi formal para hacer una invitación a una reunión. Usualmente se hace para lograr reunir a un grupo de personas que forman parte de algún tipo de grupo. Este grupo puede ser desde compañeros de trabajo, vecinos, socios o representantes.

La carta de invitación a una reunión se utiliza generalmente para informar a un grupo de personas de una reunión importante y debe indicar las razones, lugar y fecha de dicha reunión.

¿Cómo se hace una carta de invitación a una reunión?

Lo más importante de este tipo de cartas es dejar en claro la importancia de la reunión mostrando las razones por las que es vital que se lleve a cabo. También, para que esta sea una comunicación efectiva, debe contener detalles de la fecha y hora exacta en las que la reunión se llevará a cabo. Esta información debe estar acompañada por el lugar de dicha reunión.

Es importante que se trate de una redacción corta y concisa que solo informe de manera detallada aquello que necesitamos informar. Para que esta información importante no se pierda, debemos asegurarnos de que no exista un exceso de frases o párrafos que no guarden relación con lo que necesitamos comunicar.

Tipos de carta de invitación a una reunión

Algunos de grupos en los que se pueden utilizar este tipo de cartas son los siguientes:

  • Vecinos
  • Padres de familia o representantes
  • Exalumnos
  • Socios
  • Colegas
  • Trabajadores
  • Asociados
  • Miembros de un club
  • Gerentes de empresas

Esto quiere decir que cualquier grupo de personas que compartan algún tipo de interés puede recibir una carta de este tipo. Dependiendo del nivel de relación que exista entre el emisor y los destinatarios, la carta tendrá un tono diferente; sin embargo, debemos tomar en cuenta que estas solo se utilizan para comunicaciones formales.

Ejemplo de carta de invitación a una reunión

Valencia, 25 de enero de 2020

Asociación de Padres y Representantes
Colegio Santa Lucía

Estimados padres de familia:
En el inicio de este año escolar va comenzando queremos invitarlos a la primera reunión de padres y representantes que tendremos en este ciclo. Esta reunión se llevará a cabo el próximo 12 de febrero de este año a las 19:00 horas, en la sala de lectura de la biblioteca de nuestra escuela.

Esta reunión tiene como objetivo, en primer lugar conocerlos y que ustedes conozcan a los maestros, así como agendar las actividades que se llevarán a cabo a lo largo de este año escolar como eventos especiales, asesorías académicas, clases extra, etcétera.

Esperamos contar con su amable presencia.

Atentamente,

_____________________
Rebeca Ortiz 
Presidenta de la mesa directiva
Colegio Santa Lucía

Modelo de carta de invitación a una reunión

A continuación te mostramos un modelo de este tipo de carta que puedes descargar de manera gratuita y que servirá como representación de cómo estructurar este tipo de comunicación.

Descarga Gratis Modelo de Carta de Invitación a una Reunión en Formato Word

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