Carta de Convocatoria

Cuando se necesita formalmente invitar a un grupo de personas a alguna reunión de carácter formal, por lo general se utiliza una carta de convocatoria. Esta es una carta que hace una invitación formal a un tipo de reunión de cierta importancia que trata temas oficiales o comerciales inherentes a todos los convocados.

¿Qué es una carta de convocatoria?

Este tipo de cartas pueden definirse como la versión formal de una invitación. Por lo general se utilizan en ámbitos más oficiales y para pedir la asistencia a eventos o reuniones de mayor envergadura que una invitación informal.

Estructura de una carta de convocatoria

Esta es una carta que debe tener un carácter formal ya que se utiliza para pedir la asistencia a reuniones importantes de trabajo u otro tipo en el que se tratan asuntos importantes. Por esto, es importante que cuente con cierta información imprescindible para que cumpla su cometido a cabalidad.

Los elementos más importantes de una carta de convocatoria son los siguientes:

• Fecha de emisión: es vital que una carta de este tipo esté fechada porque ubica a destinatario en el espacio-tiempo de la reunión con antelación. Este dato debe escribirse al principio de la carta y estar alineado hacia el margen derecho.
• Destinatario: por lo general estas cartas se hacen con un destinatario único, es decir, que no llevan datos personales sino que van dirigidas al grupo general, por ejemplo “estimados vecinos”. Esta parte de la carta debe escribirse luego de la fecha y en el margen derecho. En ocasiones, si el comunicado no se va a entregar en físico sino que se desplegará en un lugar visible, esto puede escribirse centrado.
• Cuerpo: el cuerpo de este tipo de cartas debe contener toda la información relevante acerca de la reunión a la que esperamos los destinatarios asistan. Esto debe incluir, lugar y fecha exactos de la reunión así como la hora de la misma. De igual manera, se debe colocar la o las razones por las que se convoca a la reunión.
• Firma: una carta de convocatoria siempre debe ir debidamente firmada por quien la expide. Por lo general, al ser una carta formal que suele ser remitida por entidades registradas, ésta incluirá la firma de quien la expide incluyendo sus datos personales, cargo y empresa o institución así como el sello húmedo de la misma.

¿Cuándo se debe usar una carta de convocatoria?

A diferencia de una informal carta de invitación, la carta de convocatoria se utiliza en ambientes mucho más formales. Esto quiere decir que es una carta exclusiva que utilizan entidades, instituciones o empresas para notificar la necesidad de la presencia de los destinatarios a una reunión de carácter formal.

Algunos de los entornos en los que resulta útil una carta de convocatoria son:

• Para llamar a reuniones de vecinos
• Hacer un llamado a reuniones de padres y representantes en entidades educativas
• Reuniones de grupos de gerencia en empresas privadas
• Llamar a reuniones de departamentos o empleados en entidades u oficinas públicas
• Reuniones de socios de consorcios o empresas
• Cualquier otro tipo de reunión formal que lo amerite

¿Cómo se hace una carta de convocatoria?

Al ser ésta considerada una comunicación de tipo formal, resulta importante que su redacción esté acorde al tema que trata. Para que pueda cumplir con su formalidad es importante que sea escrita siguiendo ciertos lineamientos. Algunos consejos que podemos darte a la hora de redactar una carta de convocatoria son:

• Utiliza un lenguaje formal acorde con la importancia de la convocatoria
• Procura incluir todos los datos referentes al lugar, fecha y hora de la reunión sin que haya errores o direcciones confusas.
• Explica brevemente la razón de la convocatoria y el tema a tratar en la reunión
• No te extiendas más de lo necesario, con incluir los datos previamente descritos es suficiente
• La carta debe ir siempre al menos firmada por quien hace la convocatoria. Si se trata de una oficina comercial u otra institución registrada, ésta debe llevar el sello húmedo.

Ejemplo 1 de carta de convocatoria

Valencia, 5 de Octubre de 2019

Padres y representantes del 5to año
Unidad Educativa El Salvador

Estimados padres de familia:

Al iniciarse el último año del bachillerato para sus representados, nosotros como institución queremos llevar a cabo una reunión para explicar todo lo concerniente a los actos de grado que se llevarán a cabo al final del año escolar en el que sus representados obtendrán su título de bachiller.

Como todos sabemos, este es un acto de gran importancia no solo académica, sino emotiva para los jóvenes que alcanzan esta meta. Es por esto que queremos informar todo lo que respecta a los actos internos y de grado, los costos de los paquetes y las cualificaciones y calificaciones que los alumnos necesitan para poder optar a los mismos.

Esta reunión se llevará a cabo el día lunes 14 de octubre del presente año a las 8:00am en el auditorio de nuestra institución.

Agradeciendo su puntual asistencia, me despido,

Profa. Luisa Dogo
Coordinadora de Bachillerato
Unidad Educativa El Salvador

Ejemplo 2 de carta de convocatoria

Caracas, 5 de abril de 2019

Plásticos del Sur, S.A.
Departamento de ventas

Respetado departamento de ventas:

En vista de nuestra búsqueda constante de nuevos elementos para satisfacer a nuestros clientes, nos permitimos hacer de su conocimiento la creación de un catálogo de nuevos productos que a partir de ahora nuestra empresa podrá ofrecer.

Con el fin de explicar cada uno de estos nuevos productos y mostrarles el nuevo catálogo, me permito convocar a toda la plantilla de vendedores y supervisores a una reunión que se llevará a cabo en el salón de reuniones #3 de nuestra sede en Los Teques el día 10 de abril del presente año a las 10 am.

Esperando verlos a todos, me despido,

Ing. Wolfang Tedesco
Presidente
Plásticos del Sur

Modelo de carta de convocatoria

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