Carta De Confirmación De Cuentas Por Cobrar

Cuando un auditor está examinando los registros contables de una empresa, una técnica principal para verificar la existencia de cuentas por cobrar es ratificarlas con los clientes de la misma. Para el propósito, el auditor escribe una carta de confirmación de cuentas por cobrar. Aquí te explicaremos cómo redactar correctamente este documento y te mostraremos un ejemplo en formato Word que podrás descargar gratuitamente.

¿Qué es una carta de confirmación de cuentas por cobrar?

Se trata de una carta firmada por un funcionario de la empresa (pero enviada por el auditor) a los clientes seleccionados por los auditores del informe de antigüedad de las cuentas por cobrar de la empresa. La carta solicita que los clientes se comuniquen directamente con los auditores para verificar el monto total que estaba en sus libros a la fecha especificada.

El auditor normalmente selecciona a los clientes que tienen grandes saldos por cobrar pendientes, dando una consideración secundaria a las cuentas que están vencidas. Luego, el mismo realiza una selección aleatoria de clientes que tienen cuentas por cobrar más pequeñas.

¿Cuál es la estructura de una carta de confirmación de cuentas por cobrar?

La carta de confirmación de cuentas por cobrar es un documento formal de carácter legal, y por ende, debe llevar esencialmente los siguientes elementos:

• Membrete de la empresa cliente.
• Fecha de emisión de la carta.
• Nombre y dirección de la empresa cliente.
• Cuerpo de la carta, en el cual se debe incluir:
  1. Nombre de la empresa.
  2. Nombre y dirección de los auditores.
  3. Monto debido.
  4. Un llamado a la respuesta.
  5. Despedida y antesala a la firma.
  6. Nombre del cliente.
  7. Título y firma autorizada.

¿Cómo se hace una carta de confirmación de cuentas por cobrar?

Todo documento en el que se esté tratando con cuestiones monetarios necesita especial atención, en especial cuando se trata de pagos o deudas. La carta de confirmación de cuentas por cobrar no se escapa de esto. A continuación tienes algunos consejos para su redacción:

1. Sé breve: en realidad, aquí lo que más importa son los números, es decir, fechas, montos, códigos de registro, entre otros. No des tantos giros para proporcionar la información que es realmente relevante, porque podrías confundir al cliente o causar que el mismo sienta molestia.
2. Cuida tu escritura: si alguna vez hemos escudriñado sobre la ortografía y la gramática, debemos saber que una frase mal escrita o unos signos de puntuación mal colocados pueden cambiar el sentido del contenido. Esto no es conveniente cuando se manejan temas de contabilidad.
3. Fija bien los montos: no debes dejar que se te escape ningún cero (0); aunque se trate de una carta de confirmación de cuentas por cobrar cuya información deberá ser aprobada o no por el cliente, los errores en las cifras pueden ocasionar molestias y problemas innecesarios entre las partes.

Tipos de cartas de confirmación de cuentas por cobrar

Hay dos formas de confirmación. Estas son:

1. Confirmación positiva

Esta es una solicitud para proporcionar una respuesta al auditor, ya sea que el cliente esté de acuerdo o no con la información por cobrar que se ha especificado.

2. Confirmación negativa

Se trata de una solicitud para contactar al auditor solo si el cliente tiene un problema con la información de cuentas por cobrar. Esta es una forma de evidencia menos robusta, ya que existe una inclinación de los clientes a no contactar al auditor, lo que lleva a que el mismo presuma que estos están de acuerdo con la información presentada.

Si los clientes no devuelven las confirmaciones al auditor, el mismo puede hacer todo lo posible para obtenerlas, dada la alta calidad de esta forma de evidencia. Si no hay manera de obtenerla, entonces el siguiente paso es investigar los recibos de efectivo posteriores para ver si los clientes han pagado las facturas que no fueron confirmadas.

Esta es una fuerte forma secundaria de evidencia de que las cuentas por cobrar pendientes al final del período de reporte que se audita existían en ese momento. Si la información recibida de un cliente varía del monto por cobrar que figura en el informe de la compañía, el auditor generalmente le pide a la empresa que concilie la diferencia, sobre lo cual el mismo puede luego tomar acciones adicionales, según sea necesario.

Ejemplo de carta de confirmación de cuentas por cobrar

A continuación te mostramos un ejemplo de carta de confirmación de cuentas por cobrar que podrás descargar gratis en formato Word. Puedes obtenerlo de forma individual con la ayuda del botón que se encuentra al final del mismo.

(Membrete del cliente)

(Fecha)                     

(Nombre y dirección del cliente)

 

Estimado: __________

 

En relación con una auditoría de los estados financieros de (insertar el nombre del cliente) para diciembre 31 de 200X, confirme directamente a nuestros auditores (insertar nombre y dirección de los auditores) el monto de su deuda con nosotros a esta fecha, que según nuestros registros ascendió a ______.

 

Compruebe la respuesta adecuada a continuación después de determinar si está de acuerdo con los registros. Si hay diferencias, proporcione cualquier información con suficiente detalle para ayudar a nuestros auditores a conciliarlas.

 

Después de marcar la respuesta correspondiente a continuación, fírmela, féchela y envíela por correo directamente a nuestros auditores en el sobre de devolución adjunto. NO ENVÍE NINGÚN PAGO A LOS AUDITORES.

 

Gracias por su cooperación oportuna anticipada con esta solicitud.

 

Respetuosamente,

(Nombre del cliente)

(Título y firma autorizada del cliente)

Descargar carta de confirmación de cuentas por cobrar

Una carta de confirmación de cuentas por cobrar mal escrita puede ser la causa de grandes problemas y pérdidas de tiempo; si colocamos una cifra errada o un contenido sin sentido, tendremos que verificar de nuevo los registros para comprobar que la respuesta negativa del cliente tiene fundamentos válidos.