Carta De Confirmación De Asistencia

Los eventos formales son muy frecuentes en todo tipo de entornos, y para que los mismos tengan un éxito irrefutable, es necesario llevar a cabo una muy buena organización. La carta de confirmación de asistencia forma parte de los elementos esenciales de la preparación de cualquier función, puesto que asegura un lugar bien atendido para todos los asistentes, ya que hace llegar la información completa sobre los mismos al organizador.

¿Qué es una carta de confirmación de asistencia?

Una carta de confirmación de asistencia es un documento que redacta el emisor para hacer llegar una respuesta positiva al organizador de un evento al que ha sido invitado. La misma sirve para garantizar que todos los detalles relacionados con la atención, sean perfectamente preparados. Estos detalles pueden incluir por ejemplo mesas, bebidas, comida, distintivos, premiaciones, palabras de agradecimiento, entre otros.

¿Cuál es la estructura de una carta de confirmación de asistencia?

Una carta de confirmación de asistencia, más que una respuesta, es un aval de que tendrás un lugar bien atendido en el evento, pero para que todo quede claro ante el organizador, debes especificar correctamente los siguientes elementos:

1. Nombre del emisor (persona que asistirá al evento).
2. Saludo formal, para hacer la apertura de la carta.
3. Nombre del organizador del evento.
4. Fecha de emisión del documento.
5. Fecha exacta de la función.
6. Palabra o frase de antesala a la firma: “Atentamente”, “Sinceramente”, entre otras.
7. Firma del emisor. Esta sella el compromiso del acto de presencia del mismo en el evento.

Para tener una idea de cómo deben ir colocados estos elementos en el documento, debes ver los ejemplos que hemos colocado al final del artículo. No obstante, si no te gusta la distribución, puedes crear la tuya propia. Claro está, es necesario que te asegures de que el mensaje no pierda el sentido ni la formalidad.

¿Cuándo se debe usar la carta de confirmación de asistencia?

Una carta de confirmación de asistencia generalmente se escribe cuando una persona es invitada a una función. Dicha carta resulta útil, ya que da una estimación al organizador del evento sobre cuántas personas asistirán positivamente al mismo. Esto puede ahorrar gastos en comida, bebida y protocolo. También ayuda a preparar bien la atención para las personas que harán acto de presencia el día pautado.

Este tipo de documento, no solamente se utiliza en eventos grandes, sino que también suele usarse en reuniones pequeñas como las fiestas infantiles y las despedidas o recibimientos escolares. Es en realidad un instrumento muy versátil, que puede servir para cualquier ocasión donde se desee llevar un control y realizar un presupuesto más real de lo que en realidad va a ocurrir el día de una celebración.

¿Cómo se hace una carta de confirmación de asistencia?

El organizador de un evento, la mayoría de las veces es una persona profesional que tiene bastante claras las reglas formales. Por este motivo, es necesario cuidar ciertos detalles para mantener la imagen ante el grupo involucrado y la sociedad en general. A continuación te damos algunas recomendaciones que debes tener en cuenta al momento de redactar una carta de confirmación de asistencia:

1. El lenguaje de la carta debe ser cortés y suave.
2. Las gracias por la invitación deben estar escritas en el documento, esto también es parte de la educación y la cortesía.
3. Asegúrate de que efectivamente asistirás a la función; recuerda que tu lugar en el evento acarrea gastos que luego serán pérdidas innecesarias si no asistes.
4. No hagas tantos rodeos, es decir, ve directo al tema. Ten en cuenta que el organizador está recibiendo cientos o quizás miles de confirmaciones más.
5. No cometas errores ortográficos y gramaticales. Esto es particularmente importante, en especial si se trata de un evento de gran envergadura. El hecho de violar las simples reglas de la escritura puede poner tu reputación por el piso, o más bien por el subsuelo.

Ejemplos y modelos de cartas de confirmación de asistencia

Escribir una carta de confirmación de asistencia, es muy sencillo. Sin embargo, por si aún tienes dudas, te hemos dejado algunos ejemplos bien especificados.  Puedes utilizar nuestras muestras gratuitas para comenzar. Simplemente descarga gratuitamente el archivo en formato Word y personalízalo. Si deseas, puedes llenar los espacios vacíos, o si prefieres, cambia un poco la estructura a tu gusto:

Ejemplo 1

De,

__________

 

Fecha: _____ (Fecha en que se escribe la carta)

 

A,

__________

 

Estimado señor o señora,

 

YO……………. (Nombre del remitente) ………………………. estoy escribiendo esta carta al Sr. ……………. (Nombre del destinatario) para informarle que asistiré a la ceremonia de compromiso de su hijo que tendrá lugar el…. (Fecha de la función).

Hemos sido amigos durante mucho tiempo y no puedo dejar de estar presente en la celebración. Efectivamente haré acto de presencia para bendecir a la pareja y le agradezco por tomarme en cuenta para este momento tan especial.

Espero ansiosamente el día de la función, y como no nos hemos hablado por bastante tiempo, esta ocasión sería realmente excelente para ponernos en contacto con viejos recuerdos y conversaciones.

 

En caso de cualquier ayuda, hágamelo saber por llamada o correo electrónico.

 

Atentamente,

 

______________

Nombre de la persona

Descargar ejemplo 1

Ejemplo 2

Fecha: _____ (Fecha en que se escribe la carta)

 

A,

Kalpesh Patel,

305 Torres Take

Mumbai

 

Querido Kalpesh Patel,

 

Le escribo esta carta para agradecerle por invitarme a la ceremonia de compromiso de su hijo. Recibí la carta de invitación la semana pasada y le escribo para confirmar que asistiré a la función que está programada para el 1 de septiembre.

Llegaré allí un día antes y será de gran ayuda para usted. En caso de que necesite algo de mí, hágamelo saber. Estaré encantado de ayudarle en todos los sentidos. Puede contactarme ya sea por llamada o correo electrónico si lo desea. Una vez más, gracias por la invitación, nos vemos en la función.

 

Atentamente,

Kamal

Descargar ejemplo 2

Una carta de confirmación de asistencia es un elemento invaluable para cualquier organizador, porque lo ayuda a no tener que trabajar a ciegas con cálculos no fundamentados. La falta de preparación de ciertas funciones, muchas veces ha ocasionado grandes pérdidas de dinero o ciertos vacíos por supuestos que no llegan a cubrir las expectativas. Con este documento, se puede evitar todo esto, porque brinda información exacta.