Carta De Comunicación Interna
Dado que en cualquier momento puede ser necesario un correo electrónico o una carta de comunicación interna, es importante tener en cuenta los estándares profesionales que deben seguirse en la comunicación laboral actual. Al considerar estos estándares de profesionalismo quizás te hagas las siguientes preguntas: ¿cuáles son las características clave de este documento? ¿Cómo escribimos un mensaje de correo electrónico interno? ¿Cómo escribimos un memo interno? Aquí te daremos algunos consejos relacionados con esto.
¿Qué es una carta de comunicación interna?
La carta de comunicación interna es un documento que utilizan las grandes organizaciones para establecer contacto entre los integrantes de la misma. Este tipo de carta, es una forma de dar cualquier información sin tener que convocar a reuniones especiales que quizás harían perder el tiempo y lograrían que no todos los interesados se enteren de la información de primera mano.
¿Cuál es la estructura de una carta de comunicación interna?
Hay seis elementos esenciales para una carta de comunicación interna:
- Línea de asunto
- Saludo
- Apertura
- Cuerpo
- Clausura
- Firma
Asunto
El asunto es una de las características más importantes de cualquier carta de comunicación interna. Debes resumir rápida y concisamente el contenido de la misma, de tal manera que el destinatario quiera abrir el mensaje (recuerda que seguramente este no recibirá una sola carta en el correo, haz que la tuya se destaque). Trata de usar verbos en la línea de asunto siempre que sea posible para obtener la máxima atención:
“Asista a la llamada del viernes”, “Importante", "Responda a este cliente lo antes posible", "Su iniciación está a punto de expirar”. “¡Por favor, contáctenos!”. No siempre hay un verbo viable, pero debes buscar uno. El mismo debe ser conciso: nadie quiere un correo electrónico completo en la línea de asunto.
Saludo
El saludo es realmente solo una cuestión de buena etiqueta. Su objetivo es sonar profesional pero amigable. Si el destinatario es un compañero de equipo o colega, es apropiado un saludo amistoso y menos formal: "Hola John"; "Buenos días Ben". Si tu audiencia está fuera de tu departamento o en un lugar diferente, sería más formal y apropiado: "Querida Cathy".
Apertura
Es posible que necesites un párrafo inicial si la carta de comunicación interna es larga o con muchos detalles. Asegúrate de dejar en claro a los destinatarios por qué están recibiendo esta carta. Piensa en un resumen ejecutivo donde se condensa hasta la esencia del mensaje sin todos los detalles. Esto es especialmente útil para los mensajes dirigidos a la alta gerencia, cuyos integrantes pueden no estar interesados en todos los puntos más delicados.
Cuerpo del mensaje
El cuerpo de tu mensaje debe ser conciso y al grano. Como con cualquier escrito, siempre ten en mente a tu audiencia. Es común que las personas no lean todo el tiempo cartas que sean muy largas o que solo las lean con la mitad de su atención. Pregúntate si estás transmitiendo tu mensaje de una manera que se entienda mejor y minimiza la mala interpretación.
¿Existen muchos hechos, información de antecedentes o documentación que deben incluirse? Dado que una carta de comunicación interna debe ser corta, es necesario que decidas qué información se debe incluir para escribir un mensaje completo y preciso, y qué información sería la más adecuada como archivo adjunto (en el caso de que se envíe por correo electrónico).
A medida que escribes el cuerpo de una carta de comunicación interna, puedes notar lo difícil que es incluir tanta información como sea posible al mismo tiempo. ¿Estás escribiendo en oraciones largas y compuestas? Toma nota de la estructura de las oraciones y asegúrate de que cada una de las mismas tenga una idea clara o ideas conectadas para que todas en conjunto sean más digeribles. Para resumir la información, también puedes usar viñetas en tu mensaje, con el fin de que sea breve pero completo.
Nota: si encuentras que tu carta se está volviendo demasiado larga, con múltiples páginas de información, considera volver a escribirla resumiendo la información. Luego puedes enviar un informe o nota más larga como un archivo adjunto con un breve correo electrónico que presente el archivo adjunto y su contexto.
Clausura
El cierre de tu carta de comunicación interna debe incluir un llamado a la acción con los resultados y fechas específicos. Pregúntate por qué escribiste este mensaje en primer lugar. ¿Por qué es importante este mensaje y qué quieres que haga el lector? Para cuando por ejemplo, es posible que desees una respuesta del destinatario.
Firma
Tu firma debe contener la información de contacto completa, incluyendo tu nombre, título, dirección, número de voz y dirección de correo electrónico. Recuerda que este mensaje no es una nota personal, es de la organización.
¿Cuándo se debe usar la carta de comunicación interna?
Una carta de comunicación interna se debe usar cuando hay una información que debe darse a una o varias personas pertenecientes a una organización o empresa y no se tiene el tiempo para invitar a reuniones. Con la misma se puede lograr esparcir la información en cuestiones de segundos a muchos lugares de interés. La mayoría de las veces, estas cartas son enviadas por correo electrónico para no tener que establecer contacto directo y para facilitar su distribución segura.
¿Cómo se hace una carta de comunicación interna?
Una forma de practicar la etiqueta cuando te comunicas en un entorno empresarial es tomarte el tiempo para elegir cuidadosamente tu método de comunicación. Las cartas, memorandos, propuestas y otras comunicaciones escritas se consideran formales, ya sea que se envíen en papel o se transmitan por correo electrónico.
También vale la pena señalar que en todos estos métodos, tu comunicación es permanente, por lo que siempre toma el tiempo que necesitas para escribir un mensaje completo y preciso. Los siguientes consejos para la redacción de cartas de comunicación interna enviadas por correo electrónico te ayudarán a ser visto como profesional:
Cosas que deberías hacer
- Utiliza una línea de asunto de correo electrónico que indique claramente al destinatario sobre el contenido. Por ejemplo, un título como "Nuevos materiales promocionales" podría ser demasiado vago si tienes varias promociones ejecutándose al mismo tiempo. En su lugar, prueba con "Promoción de artículos para el hogar de primavera de 2018".
- Crea un mensaje breve y conciso que utilice la gramática y la ortografía adecuadas; usa el corrector ortográfico para asegurarte de que todas las palabras estén escritas correctamente. Utiliza letras mayúsculas y minúsculas como lo dicta la gramática.
- Revisa con cuidado. Busca palabras faltantes o negativos adicionales que hacen que el significado sea lo contrario de lo que pretendes expresar.
- Utiliza correo electrónico, mensajes de texto y mensajes instantáneos cuando sea apropiado, de acuerdo con las prácticas de tu empresa. Úsalo con tus clientes solo cuando necesites comunicar información objetiva, como para confirmar la fecha, la hora y el lugar de la reunión.
- Utiliza los sitios de redes sociales para unirte a la conversación y agregar valor: puedes construir tu marca personal creando un blog o uniéndote a una conversación profesional en sitios de redes sociales como Twitter o Facebook.
Cosas que no debes hacer
- No uses todas las letras mayúsculas en un correo electrónico; parecerá que estás gritando o enojado.
- No utilices "Responder a todos" a menos que sea absolutamente necesario que todos los destinatarios vean tu respuesta. Sé selectivo para evitar la sobrecarga del buzón.
- Trata de no enviar un correo electrónico, mensaje de texto o mensaje instantáneo cuando estés enojado o en un estado emocional extremo. Tómate el tiempo para pensar en lo que envías porque no puedes recuperarlo después de enviarlo.
- No uses abreviaturas como "ur", "2b". Este no es un lenguaje apropiado para la comunicación empresarial. Es fácil olvidar ajustar nuestro idioma para fines profesionales, ya que utilizamos métodos de comunicación electrónica con amigos y conocidos.
- No utilices cuentas de correo electrónico, mensajes de texto o mensajes instantáneos de la empresa para enviar correspondencia personal. Toda comunicación que tenga lugar en el hardware y los servidores de la compañía es propiedad de la compañía.
- No uses mensajes de texto, mensajes instantáneos o redes sociales para comunicar información como precios, propuestas, informes, acuerdos de servicio y otra información de la compañía que debería enviarse utilizando un método más formal.
Tipos de cartas de comunicación interna
En el pasado, el caballo de batalla estándar para la comunicación entre oficinas y dentro de la oficina era el memorando. Una nota es "un mensaje o informe escrito generalmente breve de una persona o departamento de una empresa u organización a otra". Para todos los efectos, el correo electrónico se ha convertido en el memorando de los negocios modernos. Los correos electrónicos comerciales internos se pueden utilizar para comunicar casi cualquier tipo de información. Se puede crear una carta de comunicación interna en forma de:
En otras palabras, la carta de comunicación interna se puede utilizar para cualquier número de propósitos. Esta es quizás la razón por la que muchos empleados hoy se sienten inundados con el aluvión diario de correos electrónicos que contienen informaciones de distintos tipos. Por esto, es muy necesario que la redacción sea breve.
Ejemplos y modelos de cartas de comunicación interna
A continuación encontrarás varios ejemplos y modelos de cartas de comunicación interna, las cuales podrán ser descargadas en formato Word para su edición:
Ejemplo 1
Aquí hay un ejemplo de un mensaje muy simple que informa sobre un cambio de agenda para una próxima reunión:
De: John Jaurès [johnjon@productive.com]
Para: miembros del equipo
Asunto: Cambios en la agenda
Hola a todos,
Aquí hay algunas adiciones a la agenda de nuestra reunión del jueves:
- Instalación de nuevo software
- Cambios al protocolo
- Política de monitoreo de correo electrónico
Si tienen alguna adición, avísenme mañana al final del día.
Gracias,
Atentamente
Juan
Ejemplo 2: Boletín electrónico informativo
De: daraujo@teamcloud.com [mailto: daraujo@teamcloud.com]
Para: Eddie Bangston
Asunto: Beneficios para empleados de Team Cloud
¡BIENVENIDO A TeamCloud!
Team Cloud se compromete a proporcionar a nuestros empleados la más alta calidad de beneficios a un precio asequible.
En nuestros esfuerzos por hacer que su orientación sea agradable, hemos implementado un sistema de autoservicio para empleados basado en la web para ayudar a completar el nuevo proceso de contratación, incluida la inscripción de beneficios.
Se ha creado una cuenta personalizada para ti. Para iniciar sesión, visita www.beneficios.com e inicia sesión con la identificación de usuario y la contraseña que se proporcionan al final de este correo electrónico.
Antes de iniciar sesión, asegúrate de desactivar cualquier bloqueador de elementos emergentes o ajustar tu configuración para permitir elementos emergentes de beneficios.com. Además, es útil que tengas todos los números de seguro social, fechas de nacimiento y otras informaciones personales de tus dependientes.
Inicia sesión lo antes posible. Este sistema está diseñado para brindarte información sobre nuestros programas de beneficios para que el proceso de inscripción sea más eficiente. Si necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto conmigo.
Una vez más, ¡bienvenido a TeamCloud!
Atentamente,
Derrick Araujo
Generalista de recursos humanos
866.419.4111
ID de usuario: ebangston
Contraseña: teamcloud1
Ejemplo 3
Para: equipo occidental
De: Jane Doe
Asunto: Materiales necesarios para la reunión de personal del miércoles
Hola a todos,
Para la reunión de personal de las 3 pm de mañana en la sala de conferencias, trae 5 copias de los siguientes materiales:
- Tu calendario de proyectos
- Un informe de una página que describe tu progreso hasta el momento.
- Una lista de objetivos para el próximo mes.
- Copias de cualquier mensaje de informe de progreso que hayas enviado a los clientes el mes pasado
Nos vemos mañana
Jane
Una carta de comunicación interna no es más que un documento que se redacta para dar cualquier tipo de información al personal perteneciente a una empresa. Es necesario que sea redactada de manera correcta y clara, ya que de esto va a depender el respeto que cada uno de los lectores tenga con la persona que la escribió.
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