Carta de Reclamación de Pago

En las relaciones comerciales a veces tendremos que enfrentarnos con situaciones en las que un comprador nos adeuda el pago de una factura vencida. Para hacer el cobro efectivo de esta deuda, podemos usar una carta de reclamación de pago.

Este tipo de cartas se entienden como comunicaciones comerciales por lo que la manera en la que se escriben, redactan y entregan puede tomar gran importancia.

Sigue leyendo para que comprendas de qué se trata este tipo de carta y cuál es la mejor manera en la que puede ser redactada.

¿Qué es una carta de reclamación de pago?

Como carta de reclamación de pago se entiende una comunicación escrita que un proveedor de servicios o productos le comunica a un comprador que posee una deuda con nosotros y los detalles de la factura vencida.

Esta es una carta comercial en la que se cobra una deuda pendiente que tiene un cliente con una empresa bien sea de bienes o servicios. Esta es la manera correcta y efectiva de hacer este tipo de notificaciones.

Los pagos de deudas pueden convertirse en un asunto legal engorroso, pero antes de llegar a esto, se debe enviar una carta directamente a quien tiene la deuda como medio extrajudicial de hacer que la deuda se cancele antes de pasar a los trámites legales correspondientes.

Estructura de una carta de reclamación de pago

Debemos recordar que esta es una carta formal de tipo comercial que implica el reclamo de una deuda pendiente, por esto debemos prestar mucha atención a la manera en la que ésta se estructura y redacta.

Estas cartas pueden ser enviadas tres veces antes de poder ejercer acciones legales para lograr el pago de la deuda y todas las cartas tendrán la misma estructura que debe contar con las siguientes partes:

• Membrete de la empresa que cobra: este tipo de cartas deben ser escritas preferiblemente en papel membretado que incluya el logotipo y la información fiscal de la empresa que la emite. Esto le da seriedad a la comunicación.
• Fecha: es importante que se escriba la fecha en la que la carta se emite ya que esto tiene relación con la cantidad de días que la factura que se cobra tiene vencida hasta el momento. La fecha y ciudad en la que se escribe la carta se debe escribir alineada hacia la derecha del documento.
• Destinatario: serán los datos de la empresa que adeuda la factura y a la que le dirigimos la carta de reclamación de pago. Debe incluir los datos de la empresa como nombre, información fiscal y dirección.
• Asunto: es importante que se exprese que se trata de una carta de reclamación de pago de una factura vencida. Para esto puede colocarse como un título centrado o como un asunto debajo del destinatario. Es importante que escribamos si se trata de la primera, segunda o tercera carta de reclamación de pago que se envía al cliente.
• Datos de la factura adeudada y el cliente: a continuación se deben escribir los datos que identifican al cliente dentro de la empresa como el número y los datos de la factura adeudada. Se deben incluir el número de identificación de la factura y la fecha en la que esta fue hecha.
• Cuerpo: luego de colocar todos los datos del cliente y la factura, pasaremos a escribir la carta de reclamo. Esta debe comenzar con un saludo al destinatario. Luego de esto, debemos escribir lo que corresponde a la reclamación de la deuda que debe incluir los datos de vencimiento de la factura, la notificación de no recepción del pago adeudado y cualquier otro dato que consideremos pertinente como los datos bancarios para el pago. El cuerpo termina con una despedida corta y formal.
• Firma: la firma debe incluir el nombre del representante de la empresa que se encarga de los cobros así como su cargo y los datos de la empresa.

¿Cuándo se usa una carta de reclamación de pago?

Siempre que una empresa deba enfrentarse a una situación en la que debe cobrarle a un cliente una factura pendiente, una carta de reclamación de pago es el método adecuado de informar la presencia de dicha deuda.

Estas cartas se pueden entregar al deudor al menos tres veces para que una acción legal pueda llevarse a cabo. Por esto, es importante usar este tipo de cartas para establecer una comunicación adecuada con el deudor para recordar el pago atrasado de la deuda.

¿Cómo hacer una carta de reclamación de pago?

Estas cartas tienen un peso legal dentro de las comunicaciones comerciales. Esto implica que se debe cuidar particularmente la manera en la que la carta de reclamación de pago se escribe y se entrega para que pueda ser útil en la cobranza y, en caso de que sea necesario, pueda utilizarse como apoyo durante un proceso legal futuro.

Este tipo de comunicaciones deben contener datos importantes que identifiquen la factura adeudada, el tiempo de retraso en el pago, las maneras de pago y en algunos casos, las consecuencias legales de la falta de cancelación de la deuda.

Algunos consejos que podemos darte a la hora de escribir una carta de este tipo son los siguientes:

• Coloca los datos de la factura adeudada. Es importante que escribamos en la carta los datos correctos de la factura por la que estamos litigando el pago. Las empresas compradoras tendrán en sus registros esa factura registrada con el mismo número lo que quiere decir que esa es la manera en la que podrán identificar la factura en sus registros.
• Incluye los datos bancarios para hacer el pago. Aunque estos datos ya deben estar en poder de la empresa que adeuda la factura, es una buena idea que los volvamos a incluir. Esto no solo puede ayudar a que la deuda se cancele a la brevedad o a que el cliente verifique los datos, sino que es una manera de recordar que el pago no se ha recibido.
• Se formal pero directo. Este tipo de cartas deben ser formales en lenguaje, sin embargo, es importante que quede clara la razón de la misma ante quien la lee. Recuérdale al destinatario que la factura no ha sido cancelada en el tiempo correspondiente sin dar muchos rodeos.
• Da un plazo de pago. Si lo deseas, puedes incluir en la carta un plazo de tiempo fijo en el que el cliente debe hacer el pago de su deuda.
• Menciona las consecuencias ante la deuda. En el caso de que no se trate de la primera carta de reclamación de pago que envías a la empresa, es importante que le recuerdes al deudor que puede haber acciones legales en caso de que el pago no sea recibido.

Ejemplo de carta de reclamación de pago

Suplidora Castro, S.A.
NIF xxxxxx
Avenida Sarmiento, edificio Caroní, piso 2, oficina 2-c
Tlf. Xxxxxxx
Correo: xxxx@xxxxx.com

Puerto la Cruz, 25 de mayo de 2018

Importadora Los Ruiz, S.A.
NIF xxxxxxxx
Zona Industrial los Sauces, Galpón 45
Tlf: xxxxxxx
Correo: xxxxx@xxxxx.com

ASUNTO: Recordatorio de pago

N° Cliente: 5845
N° de Factura: j-125
Fecha Factura: 20 de Abril de 2018

Estimados señores,
La presente carta tiene como razón la de recordarles que su empresa presenta una factura vencida identificada con el número J-125 por un importe de $2000 cuyo pago debía haberse recibido en día 20 de este mes.

La factura mencionada presenta un retraso para este momento de 5 días por lo que le rogamos tome en consideración esta notificación para realizar el pago correspondiente ya que el mismo no ha sido recibido por ninguno de los medios de pago puestos a su disposición.

A continuación le presentamos una vez más los datos bancarios que puede utilizar para hacer la cancelación de la deuda pendiente:

Banco Nacional
Cta Corriente N° xxxxxxxxxx

Cheque conformable a nombre de Suplidora Castro, S.A.

Si tiene alguna duda puede comunicarse a nuestro departamento de cobrabranzas a los números telefónicos o correo electrónico que aparecen al final de esta carta.

Sin más que agregar, me despido,

Luis Alberto García
Jefe Departamento de Cobranzas
Suplidora Castro, S.A.
Tlf: xxxxxxxx o xxxxxxxxx
Correo: xxxxxxx@xxxxx.com

Modelo de carta de reclamación de pago

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