Carta de Invitación Empresarial

Muchas veces las empresas hacen eventos a los que quieren invitar a personas que se encuentran fuera de ella, por ejemplo, a periodistas, gerentes de otras empresas o potenciales clientes. Para estos casos se utiliza una carta de invitación empresarial.

Este es un modelo de carta en el que una empresa hace una invitación formal a algún evento y se considera una comunicación formal.

¿Qué es una carta de invitación empresarial?

Como toda carta de invitación, esta es una misiva que tiene como objetivo principal invitar al destinatario a un evento. En el caso específico de la carta de invitación empresarial, será una comunicación formal en la que una empresa invita a un evento organizado por ella.

Por lo general son comunes en casos de inauguraciones, aperturas de nuevas sedes o presentación de nuevos productos. Estos son eventos a los que por lo general las empresas invitan a personas ajenas a sus propios empleados y socios. Sin embargo, pueden también ser usadas para hacer invitaciones a eventos sociales

Se considera como un tipo de carta formal establecida dentro de las cartas comerciales porque son enviadas generalmente con propósitos de negocios o para establecer nuevas relaciones comerciales o de mercadeo.

Estructura de una carta de invitación empresarial

Al ser ésta una carta de tipo formal, la estructura de la misma debe ser cuidada. Es por esto que debemos prestar atención a los detalles de lo que debe contener una carta de invitación empresarial. Los datos que no deben faltar son los siguientes:

• Membrete: las cartas que son enviadas por una empresa siempre deben ir impresas en papel membretado, es decir, en una hoja que contenga los datos de la empresa que envía la comunicación. Si la empresa no cuenta con este recurso, debe colocar al inicio del documento los datos de la misma.
• Ciudad y fecha: debajo del membrete, la carta debe llevar la ciudad y la fecha en la que la comunicación se escribe. La fecha debe escribirse alineada hacia el margen derecho.
• Destinatario: la siguiente parte vital es el destinatario de la carta que será quien la recibirá. Se deberán colocar los datos personales de la persona. Junto a esto, si se trata del representante de otra empresa o institución, se puede colocar su cargo y los datos de dicha entidad.
• Cuerpo: esta es la parte de la carta en la que haremos la invitación formal. Debemos iniciar con un saludo formal al destinatario y luego, incluiremos los datos como fecha, hora y lugar del evento al que le invitamos, el motivo del evento y cualquier otra información relevante acerca del mismo como el vestuario, la cantidad de invitados que puede llevar el destinatario y cualquier otra cosa que se considere necesaria. Al finalizar, escribiremos una despedida formal.
• Firma: al tratarse de una carta de invitación empresarial, la firma puede ser de dos maneras, personal o conjunta. Esto quiere decir que la carta la puede dirigir una persona en particular, digamos en gerente de la empresa o la empresa o compañía como un conjunto.

¿Cuándo se debe usar una carta de invitación empresarial?

Siempre que una empresa, negocio, compañía o institución desee realizar un evento al que quiera invitar a personas que se encuentran fuera de las filas de socios y empleados, este tipo de cartas pueden utilizarse.

Se trata de una manera formal de invitar a terceras personas a un evento de importancia donde su presencia es requerida o deseada por parte de quien organiza.

Algunos eventos en los que esta carta de invitación puede resultar útil son los siguientes:

• Inauguración de operaciones
• Apertura de una nueva sede
• Presentación de un nuevo catálogo de productos
• Celebraciones de aniversarios
• Fiestas navideñas
• Ruedas de prensa
• Cualquier otro evento similar

¿Cómo hacer una carta de invitación empresarial?

Además de conocer las partes que estructuran de manera correcta este tipo de cartas, también es importante saber cómo presentarlas y exactamente qué información incluir para que la comunicación sea clara y precisa.

Algunos consejos útiles a la hora de redactar una carta de invitación empresarial son los siguientes:

• Habla de la empresa anfitriona. Esto es particularmente útil si se trata de una empresa que está recién saliendo al mercado de negocios y a quien el destinatario no conoce. Muestra qué los hace diferentes para que haya suficiente curiosidad de parte del destinatario para querer asistir al evento.
• Sé específico con los detalles del evento. Es importante que los detalles referentes a ligar, fecha y hora del evento se expresen de manera clara y comprensible para que no haya confusiones. También, si hay algún código de etiqueta en el lugar esto debe indicarse en la carta de invitación.
• El lenguaje debe ser formal. Al tratarse de una comunicación comercial, se debe cuidar que esta carta esté redactada en lenguaje formal sin importar si existe una relación previa con el destinatario. Es importante entender que se trata de una empresa que hace una invitación, y como tal, debe respetarse la formalidad.
• Envía la carta con antelación. Si deseas que alguien asista al evento de tu empresa, es vital que la carta de invitación empresarial llegue a su destino con suficiente tiempo de antelación como para que la persona se prepare y tome las medidas pertinentes para asistir.
• Usa el mismo formato si se trata de una carta digitalizada. Si planeas enviar tu carta de invitación empresarial a través de correos electrónicos, no olvides que el formato y la estructura seguirán siendo los mismos. Lo mejor que puedes hacer es anexarla al correo en formato PDF y escribir en el asunto de qué se trata.

Ejemplo de una carta de invitación empresarial

Sultana Artes Gráficas
Edif. Socorro, piso 5, oficina 5-A
El Paraíso
Caracas

Caracas, 5 de abril de 2018

Sres. Junta Directiva
Publicidad Alfa, C.A.
Los Teques, Edo. Miranda

Apreciados clientes,
La presente carta tiene el motivo de invitar a la juta directiva de su prestigiosa empresa a la celebración de nuestro 10° aniversario a celebrarse en el Salón Gran Tour del Centro Hípico La Grita el día 20 de abril a partir de las 7:00pm.

Es un gran honor para nosotros contra con la presencia de ustedes quienes son uno de nuestros clientes más antiguos, habiendo confiado en nosotros cuando apenas comenzábamos a organizarnos como compañía. En Sultana apreciamos la confianza de nuestros clientes por lo que esperamos contar con su presencia para celebrar nuestros primeros 10 años de funcionamiento.

Esta invitación es extensiva a sus familias, por lo que les pedimos por favor comunicarnos en un correo electrónico la cantidad de personas que asistirán para organizar su estancia. También es importante hacerles saber que se entregarán reconocimientos a nuestros clientes más importantes, entre los que su empresa se encuentra.

Esperando contar con su presencia y a la espera de su respuesta, me despido,
Atentamente,

Miguel Eduardo Rivas
Presidente
Sultana Artes Gráficas, S.A.

Modelo de carta de invitación empresarial

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