Carta Administrativa

En la industria privada existen ocasiones en las que se hace necesario presentar una carta administrativa a un empleado o a alguna persona para amonestarla con algún procedimiento típico de este tipo.

¿Qué es una carta administrativa?

Este es un documento de tipo legal y laboral que es utilizado para notificar a alguien acerca de alguna situación de tipo administrativo que lo involucra. Por lo general es redactada por el departamento legal o el de recursos humanos de una empresa o institución.

Su propósito es el de informar acerca de acciones tomadas en contra de algún empleado que estén contempladas en el contrato colectivo o señaladas en la Ley del Trabajo vigente en la región.

¿Cuál es la estructura de una carta administrativa?

Este tipo de carta debe tener una estructura muy particular al tratarse de un acta informativa con carácter legal. Los elementos que esta debe contener son los siguientes:

• Título: al comienzo de este documento se debe indicar que se trata de una carta o acta administrativa.
• Fecha, lugar y hora: el primer párrafo de este tipo de cartas debe contener el lugar y la fecha y hora en la que se emite la carta.
• Datos de los involucrados: se deben colocar los datos de la empresa que emite el acta y los datos del empleado que es el sujeto del acta. Usualmente se incluirán los datos de dos o más testigos de los hechos que se discuten en el acta.
• Descripción de los hechos: en el segundo párrafo de la carta administrativa será la descripción del hecho administrativo que deriva el levantamiento del acta en cuestión. Esto debe incluir la causa de la falta que preferiblemente debe hacerse citando la cláusula o artículo que se está incumpliendo.
• Información extra: si la carta no va a ser entregada personalmente al empleado en cuestión, se debe indicar quien la recibirá.
• Firmas: al final se debe concluir la carta con las firmas de las personas involucradas. En este caso serán el o los representantes de la empresa así como los testigos.

¿Cuándo se debe usar una carta administrativa?

Por lo general este tipo de cartas se utilizan para informar a un empleado de que ha cometido alguna falta. Los casos más comunes son los siguientes:

• Retrasos a la hora de llegada
• Faltas constantes y/o no justificadas
• Daños a instalaciones o equipos propiedad de la empresa
• Indisciplina durante la jornada laboral o dentro de las instalaciones de la empresa
• Problemas en trato con los empleados

¿Cómo se hace una carta administrativa?

Tomando en consideración que este tipo de documentos tiene un peso legal, la manera en la que estos se redactan debe ser muy cuidadosa. Se trata de un documento oficial por lo que solo debe contener información que sea comprobable de alguna manera, bien sea con pruebas físicas o con la declaración jurada de testigos.

La acción que se amonesta debe haber estado previamente definida en el contrato o el las leyes laborales; es decir, que es importante que el empleado haya tenido conocimiento de que esas acciones podían llevar a una sanción.

La redacción debe hacerse de manera precisa y formal sin entrar el asuntos personales ni dar muchas vueltas para determinar tanto la falta como el castigo.

Ejemplo de una carta administrativa

ACTA ADMINISTRATIVA

En la ciudad de Puebla, Puebla siendo las 16 horas del día 18 de octubre del año 2017 en las instalaciones de la sucursal 2144 del banco «Ahorradores Unidos SA de CV» ubicada en la Calle 17 Oriente #242, Col. Los Reyes de la ciudad antes mencionada por una parte la Lic. Gloria Salmeron Rubalcaba gerente de la zona Puebla metropolitana del banco «Ahorradores Unidos SA de CV» y el Lic. Rodolfo Atiguez Diez gerente de la sucrusal antes mencionada, además el Sr. Pablo Bustos Andrade y la Sra. Romina Cancino Burgos a quienes constan constan los hechos siguientes que dan origen al levantamiento de la presente acta con fundamento en los artículos 15, 16 y 17 del reglamento para trabajadores de este banco.

A continuación se hace la descripción del hecho

«Que el Sr. Antonio Villegas Mata quien desempeña el puesto de Supervisora de Cajero General en esta sucursal llegó tarde en tres ocasiones durante el mes de septiembre de 2017, los días 07, 10 y 13 sin motivo aparente ni justificación. Así también, se saber que los días 10 y 13 no portaba el uniforme correctamente al no traer la corbata que es parte del código de vestimenta de la institución, argumentando que se le había olvidado en casa y que no le daba tiempo de regresar por ella. Cabe mencionar que en varios momentos el colaborador antes mencionado ha salido de su lugar sin explicación alguna, dejando detenida la operación por cerca de 30 minutos en varios episodios, siendo esto reportado por su superior, todo esto basado en el fundamento de los artículos 15, 16 y 17 del reglamento para trabajadores de este banco, se elabora la presente acta a fin de dejar constancia del hecho.

Damos aviso al gerente de esta sucursal para que por su conducto le notifique al Sr. Antonio Villegas Mata del contenido de la presente acta de acuerdo la cual también lo hace acreedor a TRES DÍAS DE SUSPENSIÓN SIN GOCE DE SUELDO».

Firman la presente acta las personas que en ella intervinieron el día de su fecha

__________________________                                               _________________________
    Lic. Gloria Salmerón Rubalcaba                                                         Lic Rodolfo Artiguez Diez      Gerente de la zona Puebla Metropolitano                                                    Gerente Sucursal 2144

_________________________                                                _________________________                Sr. Pablo Bustos Andrade                                                                   Sra. Romina Cancino Burgos
                          Testigo                                                                                                        Testigo

Modelo de una carta administrativa

Aquí podrás encontrar un formato de este tipo de acta que puedes utilizar como un modelo para comprender mejor cómo se deben redactar.

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