Cómo Hacer una Carta de Queja

Escribir una carta de queja sigue siendo una forma efectiva de alertar a una empresa sobre un problema. Tener un problema con un producto que se ha comprado o un servicio contratado puede resultar frustrante.

Cuando intentes resolver un problema con una empresa, el primer paso debe ser discutir tus inquietudes con un representante de la empresa. Si una llamada telefónica o un correo electrónico no resuelven el problema, considere escribir una carta de queja.

Cuando estas situaciones se presentan, redactar una carta es importante. Esta comunicación escrita pone tu reclamo en el registro de quejas de la compañía y ayuda a proteger cualquier derecho legal que puedas tener en la situación. Además, ayuda para hacerle saber a la compañía en cuestión que te tomas muy en serio la presentación de ese reclamo.

Carta de queja

Una carta de queja es una comunicación de tipo forman mediante la cual el remitente presenta un reclamo o queja a una empresa o institución. Estas cartas pueden utilizarse en una variedad de situaciones como la compra de un producto o la prestación de un servicio.

En esta carta, el remitente debe, de manera detallada, explicar las razones de su inconformidad, la situación que lo lleva a escribir la carta y lo que espera de quien la recibe.

Prepárate para escribir

Antes de comenzar tu borrador, reúne toda la información que necesitarás incluir en tu carta de queja. Esta información puede incluir la hora, la fecha y el lugar donde compraste bienes o servicios defectuosos, números de referencia o factura y registros de comunicaciones anteriores con la compañía. Para respaldar tu queja, es posible que debas adjuntar copias de documentos como recibos con tu carta.

Cómo estructurar una carta de queja

Una carta de queja debe seguir el formato de composición estándar para una carta formal. Los elementos más importantes son los siguientes:

• Fecha y lugar: al inicio de la carta debes colocar la ciudad y la fecha en la que se está redactando la carta. Estos datos deben colocarse alineados en el margen derecho.
• Destinatario: serán los datos de la empresa o institución a la que diriges la queja. Contiene el nombre de la empresa así como sus datos fiscales y dirección.
• Asunto: debajo de la dirección del destinatario, incluye una línea de asunto para indicar el producto o servicio que estás abordando en tu queja.
• Cuerpo: en el primer párrafo del cuerpo, abre con una oración que llame inmediatamente la atención del lector sobre el asunto, por ejemplo:

Le escribo para quejarme de la instalación defectuosa de mi aire acondicionado.

• Despedida: en el párrafo final del cuerpo de su carta, debe indicar sus expectativas sobre cómo la empresa debe resolver el asunto, incluidas acciones específicas y plazos, por ejemplo:

Le agradecería si pudiera reemplazar la parte que falta la próxima semana.

Consejos para escribir una carta de queja

• Sé claro y conciso. Es importante que describas el artículo que compraste o el servicio que usaste y cuál es el problema que presenta. Procura incluir los números de serie o modelo del producto defectuoso así como el nombre y la ubicación de la tienda, sucursal o vendedor donde lo adquiriste. Si has estado en conversación con personal de la empresa, asegúrate de decir con quién hablaste y confirma los detalles de esa discusión.
• Indica exactamente lo que quieres hacer y cuánto tiempo estás dispuesto a esperar una respuesta. Debes ser razonable con esta petición.
• No escribas una carta de queja que suene enojada, sarcástica o amenazante. Lo más probable es que la persona que leerá tu carta no tenga ninguna responsabilidad en el problema. Ser amable puede ayudarte porque quien reciba la carta puede ser el medio para resolver el inconveniente.
• Incluye copias de documentos que sean relevantes. Debes anexar ciertos documentos como recibos, garantías y órdenes de trabajo, según sea el caso. Si ya has tenido otras comunicaciones para tratar de resolver el problema, puedes incluir en la carta copias de correos electrónicos y notas de conversaciones que hayas tenido con otros representantes de la empresa sobre el problema. Anexa solo copias, es importante que guardes los originales.
• No olvides incluir tu nombre e información de contacto. Si hay una cuenta involucrada, asegúrate de incluir el número de cuenta.

Ejemplo de una carta de queja

Caracas, 3 de junio de 2020

Mueblerías Titán, c.a.
Calle Santiago N° 43, La Castellana, Caracas.

ASUNTO: Plancha defectuosa. Factura l-8548

Estimados Mueblería Titán:

Me dirijo a ustedes para informarles que el 25 de mayo del presente año, compré una plancha para ropa marca Oster modelo A-36. Hice esta compra en su tienda ubicada en El Marqués, Caracas.

Lamentablemente, el producto no funcionó bien. Esta es una plancha de vapor y al llenar el compartimento para el agua, este tiene una fuga y el líquido comienza a derramarse.

El día 28 de mayo me acerqué a la tienda para plantear la situación, y la gerente de nombre Mayerling Hernández me indicó que no había posibilidad de realizar el cambio por un nuevo producto porque no contaban con más lanchas del mismo modelo y marca. Le plantee que se hiciera un cambio por un producto de calidad similar ante lo cual la gerente se negó instándome a comunicarme con la gerencia general de la cadena de tiendas.

Mucho apreciaré que me asistan para resolver este problema. Adjunto copias de la factura de venta y garantía del producto, todos concernientes a esta compra.

Quedo atenta a la espera de su respuesta. He estimado un plazo de 15 días antes de solicitar asistencia de un tercero. Por favor, le agradezco establezca contacto conmigo llamando al +586148245 o enviando un correo electrónico al remitente de esta carta.

Atentamente,

Victoria Solano

Modelo de carta de queja

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