Carta de Cambio de Razón Social
Algunas empresas por una variedad de razones deciden cambiar su razón social cuando ya se encuentran en funcionamiento. Cuando esto sucede y ya a empresa tiene proveedores y/o clientes, se hace necesario informarles de este cambio. La mejor manera de anunciar esto es a través de una carta de cambio de razón social.
Informar un cambio de razón social es extremadamente importante para que las facturas tanto entrantes como salientes cuenten con la razón social correcta.
Como razón social se entiende el nombre formal de una empresa. Esta es la manera en la que una empresa se identifica ante todas las entidades formales estatales así como proveedores y clientes. Se debe diferenciar la razón social de la marca, estas son dos cosas diferentes. Mientras una empresa puede conocerse por una marca, por ejemplo Galletas Sally, su razón social podría ser Hernández y Asociados, c.a.
Carta de cambio de razón social
Este tipo de carta es de tipo formal y se puede considerar como una misiva de negocios. Una carta de cambio de razón social como lo dice su nombre, es la que se utiliza para informar a todas aquellas figuras jurídicas que tienen algún tipo de relación con la empresa que está haciendo el cambio de razón social.
Este tipo de cartas deben estar organizadas y redactadas porque un cambio de razón social es un paso importante en el área jurídica y comercial. Los datos que incluye esta comunicación deben darse a conocer de la manera más clara y precisa posible.
Los elementos de una carta de cambio de razón social son:
- Encabezado: la carta debe estar escrita en papel membretado con los datos de la empresa. Si esto no es posible, la carta de cambio de razón social debe comenzar colocando todos los datos de la empresa. Estos datos deben ser los que el destinatario conoce.
- Fecha y ciudad: alineado a la derecha debemos colocar la fecha y la ciudad en la que se redacta la carta. Este dato es muy importante porque dentro de la carta se debe informar cuándo el cambio de razón social entrará en efecto.
- Destinatario: alineado en el margen izquierdo del documento se deben colocar los datos de la empresa, institución o persona a quién se le envía la comunicación. Existe la opción de hacer una carta general con un destinatario común como “a quién corresponda”; sin embargo, es mucho mejor dirigirlas individualmente.
- Cuerpo: en el cuerpo es el lugar en el que se debe informar todo aquello que corresponde con el cambio de la razón social. Es importante que se notifique a partir de qué fecha entrará en vigencia el cambio que se anuncia. Se debe anunciar también de manera formal la nueva razón social que la empresa comenzará a utilizar desde la fecha que se anuncie.
- Despedida: al finalizar la sección en la que se presenta la información, se debe despedir de una manera corta y respetuosa a quien lee la carta.
- Firma: la carta de cambio de razón social debe ir firmada por el gerente general o presidente de la empresa que la remite. Se debe incluir el nombre y cargo además de la firma.
Uno de los consejos más importantes a la hora de redactar este tipo de cartas es que sea lo más corta y precisa posible. El propósito más importante de una carta de cambio de razón social es informar el cambio y para hacerlo, lo mejor es no dar muchos rodeos. El lenguaje a utilizar debe ser siempre formal y específicamente apuntado a informar.
Con respecto al destinatario, aunque se puede utilizar un destinatario genérico, lo mejor es entregar cartas personalizadas a cada destinatario. Esto dice mucho de la formalidad de la empresa que remite la información.
Como último consejo, aunque la carta sea enviada a través de correo electrónico, se debe incluir una firma electrónica del remitente.
Pastelería San Marcos, C.A.
Av. La Castellana No. 218.
Santa Mónica, Caracas.Caracas, 12 de marzo de 2019
Proveedores del Sur
Calle Santa Lucía No. 685Estimado proveedor,
La presente misiva tiene como propósito informar a todos nuestros proveedores y clientes que a partir del día 28 de marzo del presente año, nuestra razón social dejará de ser Pastelería San Marcos, C.A. Dicho esto, de ahora en adelante trabajaremos bajo el nombre de Pastelería y Dulcería La 11, C.A.
Agradeciendo su atención para mantener nuestras relaciones tal como han sucedido hasta ahora, esperamos continuar contando con su servicio en esta nueva etapa de nuestra función social.
Atentamente:
Victoria Acevedo
Presidente
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