Carta de Propuesta

Una carta de propuesta es un tipo de documento que funciona para presentar una propuesta como individuo o como empresa o negocio a otra institución. Sin importar si eres un particular que quiera hacer una propuesta a una institución para obtener algún tipo de beneficio, un trabajador proponiendo algo nuevo a la empresa en la que trabaja u otra empresa haciendo una propuesta comercial o de negocios, este tipo de carta es para ti.

¿Qué es una carta de propuesta?

Una carta de propuesta es una comunicación formal en la que se presenta una propuesta que es una idea de realización de un proyecto o de la iniciación de algo nuevo. La idea de realizar una propuesta es la de obtener una respuesta ante un planteamiento hecho, en este caso, por escrito.

Estructura de una carta de propuesta

Esta es una carta formal que debe contar con una estructura específica para que se le considere como una comunicación adecuada y que exprese la propuesta que se hace de la mejor manera posible. Los elementos que se deben incluir en una carta de propuesta son los siguientes:

• Membrete: esto solo debe utilizarse si quien realiza la propuesta es una empresa o institución. Si este es el caso, la carta debe estar impresa en papel membretado o contar con un membrete al inicio de la carta que incluya los datos de la empresa o institución.
• Fecha: toda carta de propuesta debe contar con la fecha en la que esta se redacta. Esto es aún más importante si la propuesta que se hace tiene una fecha específica de realización del proyecto o una fecha de caducidad. La fecha debe escribirse debajo del membrete y alineado a la derecha del documento.
• Destinatario: la carta de propuesta debe estar dirigida de la manera correcta. Esto quiere decir que se debe colocar la empresa o institución así como el nombre del destinatario si lo conocemos junto a su cargo en la empresa o institución a la que le hacemos la propuesta. Estos datos deben escribirse debajo de la fecha pero alineados a la izquierda del documento.
• Cuerpo de la carta: esta es la sección en la que esta carta se diferencia de otras y entre sí, dependiendo del tipo de propuesta que se haga. Existen propuestas que hace un particular que solo requieren que en el cuerpo de la carta se explique con detalle aquella idea o actividad que se propone. En otro tipo de propuestas como las comerciales, se necesitará que la carta incluya el contenido de la propuesta y que se mencionen los anexos y/o documentos que se adjuntarán a la carta para presentar el proyecto completo.
• Firma: como toda carta formal, ésta debe incluir la firma de quien presenta la propuesta. Esta debe contener el nombre completo del remitente, su cargo si pertenece o representa a una empresa o institución, el nombre de la empresa o institución que hace la propuesta y los datos de contacto.

¿Cuándo usar una carta de propuesta?

Este es el tipo de misiva que se debe utilizar siempre que se quiera presentar una propuesta de cualquier tipo, sin importar si se trata de un individuo o una empresa o institución. Si se va a presentar una propuesta que incluye un proyecto, junto a este se debe incluir una carta de propuesta. Algunas de las acciones en las que este tipo de carta resulta útil son las siguientes:

• Presentar una propuesta de negocio para obtener ayuda económica
• Proyecto de realización de un evento determinado
• Presentar una propuesta comercial a otra empresa
• Proyecto de negocio a otra empresa o institución
• Propuesta a un grupo para la solución de un problema
• Proyecto de mejora de un aspecto de una empresa o institución

¿Cómo hacer una carta de propuesta?

Para que estas cartas tengan el efecto que buscan que es la de presentar una propuesta que sea aceptada y puesta en práctica, es importante seguir algunos consejos:

• Cuida la redacción y ortografía. Para que esta carta de una buena imagen de quien la entrega, la ortografía debe cuidarse porque esto será señal de confianza y seguridad. Por su parte la redacción puede alterar el sentido de una carta si esta no se cuida lo suficiente. Así que procura revisar atentamente estos dos aspectos antes de enviar esta carta a su destinatario.
• Sé claro en la propuesta. Es importante que la propuesta, la idea central de este tipo de documento, sea comprendida en su totalidad. Si damos muchas vueltas al asunto, puede que la idea principal se pierda en muchas palabras adornadas. Lo que queremos es que quien reciba nuestra carta de propuesta entienda de inmediato lo que queremos lograr.
• Incluye tu proyecto bien estructurado. Si lo que quieres presentar es una propuesta completa que debe estar soportada por un proyecto, éste debe estar muy bien estructurado y contener toda la información necesaria para describir lo que proponemos.

Ejemplo de carta de propuesta

Phoenix, Mayo 7 de 2018

Estimado Sr. Vásquez:

La propuesta adjunta responde a su solicitud de auditorías de las siguientes instalaciones:

• Centro Patriota de Medicina de Rehabilitación en San Luis Obispo, California

• Phoenix City Hospital en Phoenix, Arizona

• Centro de Bienestar Moreno Valley en Sunnymead, California

• Playa Vista Health Care Center en Los Ángeles, California

Nuestra propuesta responde a su necesidad de realizar auditorías exhaustivas de las cuatro operaciones, pero también hemos ido un paso más allá, teniendo en cuenta sus objetivos más amplios. Hemos desarrollado un plan general para ayudarlo a recopilar los datos necesarios para cambiar las propiedades financieramente y proteger el valor de su inversión. También hemos descrito nuestros servicios en caso de que una o más de estas propiedades no puedan rentabilizarse y deban venderse o liquidarse.

Recomendamos manejar las auditorías mediante una alianza entre nosotros, a través de nuestra sede en Los Ángeles, California, donde tenemos una amplia experiencia en auditorías inmobiliarias, y James J. Harrison, CPA, & Company, una firma con oficinas en Phoenix, Arizona, con experiencia reconocida en el apoyo a la industria del cuidado de la salud. Esta asociación está especialmente calificada para manejar la auditoría y proporcionar servicios adicionales según sea necesario.

Aportamos algunas ventajas distintas al proceso de manejo de su auditoría:

Como empresas medianas, tenemos la flexibilidad y la capacidad de respuesta para cumplir con todos los plazos, especialmente los impuestos por terceros y reguladores. Te ofrecemos el nivel de servicio y compromiso que las firmas nacionales guardan para sus mayores clientes.
Al mismo tiempo, contamos con los recursos, el conocimiento especializado y la experiencia para manejar auditorías complejas de centros de atención a largo plazo rápidamente.
Los socios principales de ambas firmas participarán personalmente en la realización de sus auditorías.
Brindamos servicios de la más alta calidad a un precio rentable.
Buscamos manejar las cuatro auditorías porque es importante desarrollar una imagen total de la situación financiera de las cuatro instalaciones. Además, al manejar las cuatro auditorías, podemos ahorrarle dinero. Por estas razones, nuestras empresas se negarían a participar en una adjudicación parcial o dividida.

Estamos ansiosos por trabajar con usted en este proyecto.

Sinceramente,

Ricardo Miller, CPA

Modelo de carta de propuesta

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