Carta De Aceptación O Rechazo

Carta de aceptación

Contratar a un nuevo empleado es un momento emocionante y estresante. Emocionante, porque potencialmente podrías encontrar a alguien que mejore tu equipo y tu negocio. Estresante porque es posible que tengas que pasar por un montón de entrevistas para encontrar a esa persona ideal. Entonces, ¿cómo puede un gerente ocupado contactar a todos los que necesitan una notificación y tener tiempo para el millón de otras responsabilidades en su cargo? Ahí es donde entra la carta de aceptación o rechazo.

Cartas de aceptación o rechazo
Cartas de aceptación o rechazo

Las cartas de rechazo de candidatos son una parte importante del proceso de contratación. Cuando trata a un solicitante con cortesía y respeto en su carta de rechazo, es más probable que perciba la experiencia con su empresa como positiva y comparta comentarios y críticas positivas en los sitios de trabajo.

¿Qué es una carta de aceptación o rechazo?

Como su nombre lo indica, una carta de aceptación o rechazo, es un documento que tiene la función de informar la aprobación o la negación de una solicitud realizada, ya sea para un empleo, una universidad, un concurso, un puesto para una candidatura política, entre otros. La carta de aceptación o rechazo, es muy útil en todos los ámbitos, ya que se utiliza para el consentimiento o no de formar parte de algo.

¿Cuál es la estructura de la carta de aceptación o rechazo?

Es muy importante que una carta de aceptación o rechazo tanga todos los elementos esenciales de la escritura formal, puesto a que es preciso que esta incluya todos los detalles minuciosos para que no haya confusiones, ni malos entendidos. Básicamente, la estructura es la siguiente:

  • Fecha: se coloca en la parte superior izquierda o superior derecha. Es un dato muy importante, tomando en cuenta que las empresas y las organizaciones no hacen procesos de admisión una sola vez.
  • Datos del emisor: se debe colocar con claridad, toda la información de la empresa que está enviando la carta, para que el aspirante pueda identificar quien es el emisor.
  • Saludo: un saludo cordial, escrito de manera formal, puede hacer que una carta de aceptación o rechazo sea vista como una respuesta bien fundamentada, inclusive cuando se trata de una negación.
  • Nombre completo del receptor: la persona que recibe la carta, debe sentir que fue tomada en cuenta, aunque sea para un rechazo, y no debe haber espacio a confusiones. Por esta razón, es necesario que se coloque el nombre y el apellido del receptor, sin ningún error de escritura.
  • Cuerpo de la carta: aquí es donde va la información correspondiente a la respuesta de aceptación o de rechazo. El propósito en sí de la carta, va reflejado en este apartado.
  • Cierre o conclusión: esta es la última parte de la carta, es donde tendrás la oportunidad de demostrar cordialidad al lector.
  • Información de contacto: es necesario colocar la información para que puedan tener contacto con la empresa a la que están aspirando entrar.

¿Cuándo se debe usar la carta de Aceptación o rechazo?

Es muy común en estos días que un solicitante de empleo reciba 25, 50, incluso más de 100 currículums. Puede ser increíblemente frustrante o tener tiempo para citar a cada uno de los aspirantes. Por otro lado, dejarle saber al solicitante que no ha sido elegido puede ser algo difícil. Este es el momento en el que una carta de aceptación o rechazo puede llegar a ser la mejor opción.

¿Cómo se hace una carta de aceptación o rechazo?

Las cartas de aceptación y las cartas de rechazo se asemejan en la estructura. Sin embargo, tienen particularidades diferentes. Por esto hemos decidido colocar las pautas por separado:

Carta de rechazo

Las cartas de rechazo deben ser breves pero reflexivas. Una carta concisa claramente le informa al solicitante que tu respuesta es no, para que pueda continuar con su búsqueda de empleo. Al mismo tiempo, ofrecer comentarios de manera cálida y constructiva puede ayudar a los solicitantes rechazados a mejorar, y motivarlos a volver a presentar una solicitud.

Mantén tu mensaje breve pero sustancial al apegarte a una fórmula. Hemos reunido un formato simple con estos seis pasos para ayudarte a escribir una carta de rechazo breve y útil:

Paso 1: dirígete al candidato por su nombre

La forma más fácil de responder a muchos candidatos es enviar una carta de acciones sin nombre y BCC a todos los solicitantes. Este movimiento puede ahorrar tiempo, pero también hace que los candidatos se sientan poco apreciados, dejando una impresión negativa. Si deseas que los interesados de empleo vuelvan a presentar una solicitud, comunícate con ellos personalmente para mantener la relación y asegurarte de que se sientan reconocidos.

Envía la carta de rechazo a la dirección de correo electrónico del candidato, saludándolo por su nombre. Este nivel de personalización puede parecer básico, pero a menudo se pasa por alto cuando los reclutadores o los gerentes de contratación se ocupan. Es un paso importante para demostrarle al candidato que es respetado.

Paso 2: agradece al candidato

Demasiadas cartas de rechazo comienzan con "Lamentamos informarle". Cuando comienzas la carta con el rechazo en sí, corres el riesgo de desanimar al solicitante demasiado rápido. Los candidatos a empleo pueden incluso dejar de leer y cerrar el correo electrónico después de confirmar el rechazo. En cambio, comienza la carta con una nota positiva: agradeciendo al candidato. Han pasado horas de su tiempo investigando tu empresa, respondiendo correos electrónicos y asistiendo a entrevistas.

Si el solicitante entiende que aprecias su esfuerzo y participación en el proceso de contratación, es más probable que mantenga una visión positiva de la empresa, y se aleje con cosas positivas que decir y una buena disposición para volver a presentar una solicitud en el futuro. Una fórmula simple para esta declaración de agradecimiento es:

  • "Gracias por su interés en [insertar nombre de la empresa] y por tomarse el tiempo para completar el proceso de la entrevista".

Después de ver el agradecimiento, el solicitante estará más dispuesto a leer el resto de su carta y aceptará el rechazo que sigue.

Paso 3: entrega las malas noticias

Después de agradecer al candidato, es importante llegar rápidamente al rechazo mismo. Los solicitantes querrán saber por qué has enviado el correo electrónico, por lo que es mejor indicar rápidamente el rechazo en lugar de extraer el mensaje.

Suaviza el golpe con frases blandas, como "desafortunadamente" o "Lamento decirlo". Estas frases muestran al candidato que la decisión de rechazo no fue fácil de tomar.

El lenguaje formal también agrega un aire de cortesía que reduce el efecto emocional del rechazo. Por ejemplo, tu carta podría decir: "No avanzaremos con su solicitud" o "Su candidatura no llegó a la siguiente ronda", en lugar de indicar claramente el rechazo.

Si tenías un gran número de solicitantes, también podrías mencionar la competitividad del grupo de candidatos. Agregar esta explicación adicional ("Fue una elección difícil debido a la gran cantidad de solicitantes") hace que el rechazo se sienta menos personal: el "no" parece ser un producto de las circunstancias para el candidato, no solo el resultado de sus habilidades y experiencia.

Paso 4: da comentarios específicos

Los candidatos aprecian cuando los reclutadores y los gerentes de contratación ofrecen comentarios específicos sobre por qué no obtuvieron el trabajo. Muchas empresas son vagas y misteriosas cuando presentan rechazos; no proporcionan ninguna explicación de por qué el solicitante fue rechazado o cómo pueden mejorar para la próxima vez.

Al tomarte el tiempo para agregar comentarios sobre su aplicación específica, ayudarás a la empresa a destacarse como una organización que prioriza a las personas, dejando una impresión más positiva que los competidores que no se toman el tiempo.

Más importante aún, el candidato no puede mejorar sin saber dónde tuvo el fallo. Si ofreces comentarios procesables, el solicitante tiene una mejor oportunidad de volver a aplicar con éxito a tu empresa en el futuro.

Tus comentarios no necesitan ser extensos, pero deben ser honestos y reflexivos. Si el candidato llegó lejos en el proceso, considera agregar más detalles sobre las áreas de mejora.

Puedes mencionar herramientas particulares que podrían repasar o habilidades específicas que les faltaban. Los solicitantes de etapa tardía son los más propensos a adaptarse mejor en el futuro, por lo que ofrecer más comentarios es especialmente valioso.

Paso 5: Ofrece esperanza sobre futuras aperturas

Si sabes que los candidatos pueden mejorar o que ya pueden ser idóneos para otros roles más adecuados, puedes sugerir la posibilidad de postularse en futuras vacantes para alentar nuevas solicitudes.

Para un solicitante que no fue muy lejos en el proceso de contratación, es posible que desees hablar sobre futuras vacantes de una manera más general. Por ejemplo, podrías decir: "Esperamos que permanezcas conectado con [Nombre de la empresa] a través de nuestra página de Empleos y consideres futuras vacantes".

Si un candidato que fue más allá en el proceso de la entrevista, puedes alentarlo a volver a presentar una solicitud de manera más directa. Podrías decir por ejemplo, "Creo que serías una gran adición a [Nombre de la compañía] en el rol correcto y espero que consideres futuras aperturas en nuestra compañía". Es posible que incluso desees extender una oferta para conectarte con nosotros en ___________.

Paso 6: deséales buena suerte

Terminar la carta de rechazo en una nota positiva es fundamental. Deseas dejar una buena impresión en los solicitantes durante este paso final para que sean más propensos a reconectarse en el futuro.

Cerrar con una breve nota general de "buena suerte" es una terminación amable y positiva para tu carta. Una fórmula simple para esta oración final es desearle éxito al solicitante con su búsqueda de empleo, sus esfuerzos futuros o ambos.

Al terminar con buenos deseos, sellas el rechazo con una nota agradable. Tu relación con el candidato se mantiene positiva, por lo que el solicitante se siente cómodo al volver a presentar una solicitud en el futuro.

Carta de aceptación

Los siguientes consejos te ayudarán a escribir las cartas de aceptación de una manera correcta:

Usa un formato profesional

Si envías una copia en papel, utiliza el mismo formato de carta que usarías para una carta comercial. Asegúrate de incluir la dirección y la fecha en la parte superior de la página e incluye tu dirección en la parte inferior. También debes tomarte el tiempo para firmar la carta .

Identifica el destinatario correcto

Como con cualquier carta, debes comenzar dirigiéndote al destinatario. ¿Sabes quién es esta persona? ¿Conoces  el título correcto de la misma? No quieres Decir "Estimado Sr. Negro" cuando debería ser "Dr. Negro. “Asegúrate de saber a quién diriges la carta.

Acepte claramente la posición

Después de dirigirte al destinatario, abre tu carta aceptando el puesto. No dejes al destinatario preguntándose si aceptarás o no el trabajo. Mantén tu carta directa y clara. Da las gracias y hazles saber que estás emocionado por la oportunidad.

Confirma los detalles de posición

En el siguiente párrafo, aclara los detalles para el puesto. Indica el título del puesto, el salario, el supervisor y la fecha de inicio tal como lo entiendes. Además, si tienes algún viaje planificado que no puedes cambiar, infórmale a la compañía ahora. Asegúrate de que sepan que tienes boletos de avión y Otros detalles establecidos que no se pueden postergar .

Cierra tu carta

Después de aceptar el puesto y confirmar los detalles, puedes decir algo como “Si necesita algún documento mío, avíseme. De lo contrario, comenzaré en ______”. Luego, usa una frase de cierre (atentamente, gracias de nuevo) y firme tu nombre.

Mira tu tono

Tu carta es tu última oportunidad para causar una buena impresión en tus nuevos desafíos. Asegúrate de no arrepentirte de tu decisión. ¡Sé profesional y positivo a lo largo de la carta!

No te olvides de actualizar

Después de completar tu carta, regresa y corrígela. Controla si hay errores ortográficos, de puntuación o gramaticales. Tu carta debe estar bien escrita y pulida, porque es lo que le va a ayudar a causar una buena impresión en el tus nuevos empleadores.

Tipos de cartas de aceptación o rechazo

  • Carta de aceptación o rechazo de cargos: es la que se utiliza para responder afirmativa o negativamente a una propuesta de trabajo.
  • Carta de aceptación o rechazo de servicio social: son escritos formales que dan o no el permiso para la ejecución de servicios sociales en un área específica.
  • Carta de aceptación a la universidad: es aquella que envían las casa de estudio, para avisar a los aspirantes si fueron o no aprobados para la inscripción en la misma.
  • Carta de aceptación laboral: es una respuesta escrita, que indica si un trabajador es elegible para una vacante de trabajo.
  • Carta de aceptación auditoria: se realiza para aprobar o negar la realización de un chequeo general, cuando se hace necesario.
  • Carta de aceptación o rechazo de renuncia: es la carta que hacen los empleados para autorizar o no que la empresa les emita una carta de renuncia. En caso de una carta de rechazo, será necesario que la misma formule una carta de despido.
  • Carta de aceptación o rechazo de comisario: se trata de la aceptación o la negación de la solicitud de la toma de ese puesto.
  • Carta de aceptación o rechazo de proyecto: es la carta que aprueba o niega legalmente que se haga la materialización de un proyecto.
  • Carta de aceptación a invitación: se escribe para hacer saber al emisor de alguna invitación importante, nuestra asistencia o no a la actividad.
  • Carta de aceptación de concurso: se emiten generalmente para aprobar una participación, cuando es una tercera persona la que postula.
  • Carta de aceptación o rechazo de licitación: se hace para aceptar o rechazar la oferta relacionada con un proyecto en específico.
  • Carta de aceptación de beca: esta carta se puede emitir en dos casos; de parte de la organización, cuando quiere avisar la aprobación o no de la beca a un estudiante; o de parte del aspirante, cuando existen términos y condiciones que este debe aceptar para optar por la misma.
  • Carta de aceptación o rechazo de baja: es un escrito formal que se utiliza para aceptar o rechazar el retiro de las funciones laborales en alguna empresa u organización.
  • Carta de aceptación o rechazo de candidatura: es una carta formal que los políticos emiten para aprobar o desaprobar su participación en elecciones locales, estatales o nacionales.

Otros tipos de cartas de aceptación o rechazo

  • Carta de aceptación o rechazo de banco
  • Carta de aceptación o rechazo de bienes
  • Carta de aceptación o rechazo cargo público
  • Carta de aceptación o rechazo de contrato
  • Carta aceptación o rechazo de deuda
  • Carta aceptación o rechazo de donación
  • Carta aceptación o rechazo de despido
  • Carta de aceptación o rechazo de documentos
  • Carta de aceptación o rechazo de disculpas
  • Carta de aceptación o rechazo fiscal
  • Carta de aceptación o rechazo de finiquito
  • Carta de aceptación o rechazo para la policía federal
  • Carta de aceptación o rechazo de fiador
  • Carta aceptación o rechazo familiar
  • Carta de aceptación o rechazo de pasantías
  • Carta de aceptación o rechazo de renovación imss
  • Carta de aceptación o rechazo de crédito infonavit

Ejemplos y modelos de cartas de aceptación o rechazo

A continuación te mostramos varios ejemplos y modelos que podrás descargar gratuitamente en formato Word:

Descargar carta de rechazo de puesto de trabajo

Descargar carta de rechazo a un aspirante

Descargar carta de aceptación de empleo

 

 

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