Carta de invitación

La carta de invitación es una manera de decirle a la gente que es parte importante en algún negocio, proyecto, evento o reunión familiar. Muchas veces, no sabemos la manera correcta de redactarlas y eso afecta la asistencia. Aquí te enseñamos cómo escribir las cartas de invitación, y algunos ejemplos y modelos que puedes descargar gratuitamente en formato Word.

¿Qué es una carta de invitación?

Carta de invitación
Carta de invitación

Una carta de invitación es un mensaje escrito que solicita que una persona, un grupo de personas o una empresa estén presentes en un evento determinado. Este tipo de carta puede enviarse tanto por correo electrónico como por correo postal.

En algunos casos, las invitaciones escritas a mano o impresas funcionarán mejor que un correo electrónico. Si bien puedes llamar a tu amigo e invitarlo a tu cumpleaños, deberás escribir una carta de invitación si necesitas invitar a algunas personas a un evento formal, socios comerciales para una reunión, entre otros.

¿Cuál es la estructura de una carta de invitación?

La estructura de una carta de invitación es la siguiente:

1. Línea de asunto (para correos electrónicos).

Debes representar claramente la esencia de tu carta. El asunto es el título que le quieres dar a la carta por ejemplo: “Invitación para un recorrido anual de hospitalidad en Turquía”.

2. Membrete

Si estás escribiendo una invitación formal, usa el membrete de la compañía. No es obligatorio, pero representará la autoridad de la organización de una manera más profesional.

3. Saludo

Comienza tu carta con un saludo. Si no conoces el nombre del destinatario, puedes escribir: Estimada Señora / Señor. Si conoces el nombre de la persona, escribe el nombre y apellido: Querida Laura Ashley. Termine el saludo con una coma y omita una línea. Siempre trata de averiguar el nombre de la persona para abordar la carta personalmente. Estas son las variantes de las frases iniciales:

  • Estamos encantados de invitarte …
  • Nuestra compañía tendrá el honor de tenerte como invitado ..
  • ¿Te gustaría unirte al evento que se llevará a cabo?…
  • Sería un placer que vinieras …
  • Seré feliz si vienes a …
  • En nombre de la empresa, nos gustaría invitarle …

4. Cuerpo de la carta

En el primer párrafo, indica claramente el propósito del evento. Pero primero, debes mostrar tu respeto y felicidad por invitar a la persona al evento. Luego debes mencionar dónde se llevará a cabo el evento y la hora. Esta información debe estar al principio, ya que será útil para el lector encontrar la información necesaria sin leer la carta una vez más.

En el segundo párrafo puedes identificarte como un constituyente. Describe el objetivo del evento y por qué crees que el lector debe asistir. Además, puedes adjuntar más detalles sobre el evento. Si el evento tendrá un programa, es aconsejable incluirlo en la carta.

También puedes mencionar los invitados especiales o actividades que se prepararon para el evento. Proporciona instrucciones adicionales, ya que algunos eventos requieren acciones especiales para cada invitado. Por ejemplo:

  • Completar el formulario de registro
  • Obtener la copia de la invitación al evento
  • Traer ciertos artículos o documentos
  • Código de vestimenta
  • Regalo de devolución

Si el evento puede implicar dar un regalo y no deseas recibir ninguno, solo menciona “No hay regalos, por favor”. Para otros casos, no menciones nada en absoluto.

5. Otros detalles

  • Motivo del evento.
  • Hora de llegar y hora de salir (opcional)
  • Actividades especiales y programa (opcional)
  • Solicitud de respuesta (opcional)
  • Un mapa (opcional)

6. El cierre y la firma

Muestra tu gratitud por considerar tu invitación. Digamos que estás deseando verlos en el evento. Si planeas hacer una llamada para obtener una respuesta, menciona la fecha. Además, si le solicitas al destinatario que confirme su presencia por correo electrónico o que complete el formulario, indica la fecha límite.

Escribe tu información de contacto (correo electrónico, número de teléfono, etc.) después del texto. Si escribes en nombre de la empresa, menciona su nombre. Si la persona tiene algunas preguntas relacionadas con el evento, se comunicará fácilmente contigo.

¿Cuándo se debe usar la carta de invitación?

Las cartas de invitación se escriben en varios entornos, en ocasiones formales e informales. Dichas cartas pueden ser para una boda, reunión de negocios, ceremonia de graduación, compromiso u otros eventos. Esta carta es escrita por una persona u organización que planea un evento u ocasión. Va dirigida a una persona u organización invitada.

El propósito de las cartas de invitación es reservar posiciones para los invitados antes de la fecha programada para la ocasión. La mayoría de las ocasiones tienen un propósito específico y un grupo objetivo, las cartas de invitación permiten alcanzar este objetivo. También es un documento para invitar formalmente a una persona a un evento.

¿Cómo se hace una carta invitación?

Las cartas de invitación son esenciales cuando quieres lograr los objetivos de tu evento. Al escribir tales cartas, incluye información esencial como el lugar, la fecha, la hora y el propósito del evento. Es apropiado adaptar el contenido y el tono de la invitación en función de si el evento es formal o informal. Además, extiende la invitación de manera cortés para expresar el valor de la presencia de tu invitado en el evento.

Debes enviar la carta de invitación con anticipación para que tus invitados tengan la posibilidad de planificar la hora en su horario. Es especialmente importante si las personas invitadas tienen horarios ajustados y deseas aumentar la posibilidad de que asistan al evento. Los siguientes, son consejos que te ayudarás a redactar tu carta de invitación:

1. Organiza la información

Una carta de invitación generalmente está limitada por una página, pero puede ampliarse si necesitas adjuntar más información sobre el evento. Organiza tu información en un texto bien estructurado para que el lector entienda fácilmente la información de su carta.

2. Haz una lista de posibles visitantes

Si vas a escribir una carta personal, asegúrate de mencionar con precisión sus nombres. Además, debes averiguar si la carta es formal o informal y elegir el tono apropiado.

3. Descubre la información necesaria

Asegúrate de tener toda la información sobre el evento. Ten en cuenta los puntos principales que debes resaltar en la carta. ¿Hay alguna instrucción especial para el visitante? ¿Necesitas una respuesta de tu carta? ¿Cuántos invitados planeas tener? ¿Necesitas solicitar un determinado código de vestimenta?

4. Define el tono de la letra.

Si le escribes a un amigo, escribe el texto en un tono informal. Si escribes como representante de una organización o en la embajada, deberás mantener un tono formal.

5. Piensa en el formato

Si has decidido enviar una carta ordinaria, piensa en qué papel debes elegir. Averigua si tu empresa tiene formularios especiales para tales ocasiones.

6. Revisa la carta

Siempre revisa la carta antes de enviarla. Corregir errores de gramática, puntuación y ortografía puede asegurar que tu texto no contenga oraciones o jergas incompletas.

7. Consejos sobre cómo escribir una carta de invitación

  • Usa un tono apropiado.
  • Sé cortés y positivo.
  • Proporciona información detallada sobre el evento.
  • Siempre revisa la carta antes de enviarla.
  • No olvides escribir la información de contacto.
  • Menciona instrucciones o requisitos especiales si es necesario.
  • Sigue el formato requerido si es necesario.
  • Envía la carta de invitación con tiempo.

 Tipos de cartas de invitación

  • Carta de invitación a un evento: estas cartas son utilizadas en muchos ámbitos, ya sean institucionales o empresariales, ya que los eventos a nivel macro son muy comunes en casos de corporaciones.
  • Carta de invitación para cumpleaños: son las más comunes de las cartas de invitación, puesto a que los cumpleaños son muy conmemorados a nivel mundial.
  • Cartas de invitación en inglés: se trata simplemente de cartas de invitación que están escritas o traducidas al idioma inglés. Y que poseen una gramática perteneciente a ese idioma.
  • Cartas de invitación cristianas: son cartas de invitación que tienen mensajes de la biblia. Pueden ser escritas para un evento cristiano o para cualquier tipo de acto, pero utilizando frases bíblicas.
  • Carta de invitación de boda: es una carta que se hace con el propósito de invitar a una persona o grupo de personas a la celebración de una boda.
  • Carta de invitación para extranjeros: es la que se hace a una persona que está nacionalizado en un país diferente al nuestro. Los políticos suelen hacer mucho este tipo de cartas y leerlas públicamente.
  • Cartas de invitación a una inauguración: es la carta que se hace para invitar a alguien a la apertura de un negocio, la iniciación de un proyecto, entre otros.
  • Carta de invitación a un acto: esta clase de invitación se hace cuando se desea persuadir a los invitados para que asistan a un acto interno en alguna institución pública, privada u organización.
  • Carta de invitación para visa: Esta carta debe convertirse en una garantía de que un amigo, familiar u otra persona cuidará a alguien durante su presencia en el país extranjero. El amigo debe ser residente del país que se planea visitar.

Ejemplos y modelos de cartas de invitación

A continuación tienes algunos ejemplos y modelos de cartas de invitación:

Ejemplo 1: Carta de invitación para visa

Fecha

 

Estimado oficial de visas:

 

Tenga en cuenta que nos gustaría invitar formalmente a Antony Hopkins a visitar nuestra empresa en Berna en febrero de 2018 (1 de febrero de 2018 hasta el 15 de febrero de 2018). Mi nombre es Anatolia Adamantis y soy ciudadano de Suiza. Estoy trabajando en el banco nacional suizo en Berna. Mi número de pasaporte es AA11111111.

 

La dirección de mi casa:

Apartment A10

6 Floral Ave.

Berna, Suiza

01010

 

Por favor contácteme si necesita más información.

 

Saludos cordiales,

Anatolia Adamantis

 

Teléfono: +3123456789

Correo electrónico: anatoliadam@yourmail.com

Descargar carta de invitación para visa

Ejemplo 2: Carta de invitación para una graduación

Fecha (fecha en que se escribe la carta)

 

Querido _________________,

 

Mi nombre es ____________ y aprovecho esta oportunidad para invitarlos a mi ceremonia de graduación. Me gradué de ____________ Universidad donde estaba estudiando para obtener un título en ____________. Es un momento de celebración para mí y mi familia y deseo invitarlos a compartir este momento alegre con nosotros. Por favor, reciba esto como mi invitación para usted y su familia.

 

La ceremonia tendrá lugar a las ____________ el ____________ a las ____________ (hora). Habrá una cena más tarde el mismo día a las ____________ (hora) en el hotel ____________. He hecho reservas de mesa para usted y su familia. El código de vestimenta es formal negro y plateado.

 

Si tiene alguna consulta o necesita información adicional, contácteme en ____________. Espero su confirmación de esta invitación. Tu presencia coronará esta ceremonia. Ven y celebra mi éxito académico conmigo.

 

Espero verte en este gran día.

 

Atentamente,

 

__________

 

(__________________)

Descargar Carta de invitación para una graduación

Ejemplo 3: Carta de invitación para un compromiso

Desde:

 

Fecha: _____ (Fecha en que se escribe la carta)

 

Hasta:

 

(Estimado señor o señora),

 

Yo, señora (nombre del remitente) le escribo esta carta al señor (nombre del destinatario) para invitarlo a él y a su familia personalmente a asistir a la función de compromiso de mi nieta que será el (fecha del compromiso). Tome esto como mi invitación personal para usted y su familia. Mi familia y yo definitivamente nos alegraríamos al verlos a todos allí en la función, así que vengan.

Debido a algunos inconvenientes, no pude invitarlos personalmente a la función. Por lo tanto, les escribo esta carta. Además, únanse a nosotros para cenar después de la función. Les estaré esperando a todos en la función hasta entonces, que estén bien.

 

Atentamente,

 

Nombre de la persona

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Ejemplo 4: Invitación a un funeral

Querida Sra. Galloway:

 

Es con gran tristeza que escribo esta carta para informarle de la muerte de mi padre después de un accidente fatal que tuvo lugar el 12 de enero de 2020. Por la presente escribo para invitarle a la misa en la Iglesia de San Pedro el 15 de enero 2020 a las 10 a.m. El servicio fúnebre seguirá en el cementerio xxxx xxxx al mediodía del mismo día.

 

Los servicios funerarios estarán restringidos solo a la familia y, por lo tanto, el propósito de esta invitación. Sé que mi padre era cercano a ti y deseo invitarte a asistir a esta ceremonia de despedida. Nos entristece encontrarnos nuevamente bajo tales circunstancias, pero tenemos que ser fuertes en este momento difícil.

Únete a nosotros para un almuerzo simple en nuestra casa después del funeral. Mientras tanto, puedes contactarme a través de mi teléfono xxxx xxx xxxx. Me gustaría que vinieras a celebrar la vida de nuestro querido padre en este día.

 

Sinceramente,

 

__________

 

Xxx xxxxxxxx

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