Circular Informativa

Tanto en ámbito laboral como el de cualquier sociedad o asociación, a veces se hace necesario informar algo a un grupo de personas. Para hacer esto de una manera más cómoda, se puede redactar una circular informativa.

¿Qué es una circular informativa?

De esta manera se define un tipo de documento redactado con el único propósito de informar algo a un grupo de personas. Se trata de un escrito en el que el remitente da a conocer información importante y que por no tener un destinatario único, hace más fácil su entrega.

Las circulares informativas pueden utilizarse en cualquier ámbito en el que tomen parte un grupo de personas. Puede hacerse de manera digital o impresa y pude entregarse en físico a cada destinatario o también, colocarse en un sitio visible donde todos los interesados puedan leer la información en ella detallada.

Estructura de una circular informativa

Este tipo de comunicación está diseñada para que sea de fácil lectura y, a diferencia de otros tipos de medios informativos escritos como las cartas, no cuenta con ciertas formalidades en su redacción. Los elementos que conforman una circular informativa son los siguientes:

• Título: toda circular debe indicar en letras grandes y legibles su calidad de circular. Al principio del escrito, centrado y en letras más grandes se debe colocar el nombre del documento.
• Código: cuando se trata de una circular empresarial o si la institución lleva un control de las comunicaciones de este tipo, ésta tendrá un código que la identifica. Este código o serial debe ser escrito alineado hacia el margen izquierdo debajo de la palabra CIRCULAR.
• Fecha: la fecha siempre es un dato importante, sobre todo si lo que se anuncia tiene incluida una fecha límite para hacer algo o si informa de un evento a llevarse a cabo. Por lo general la fecha y ciudad se escriben alineadas en el margen derecho del documento.
• Destinatarios: como ya hemos dicho, la circular informativa se utiliza para informar a un grupo determinado de personas, estas serán el destinatario. Por ejemplo, los jefes de departamento de una empresa o los socios de un club.
• Asunto: esta es una sección opcional pero que resulta muy útil en algunas circulares para llamar la atención de los destinatarios acerca del tema específico del que se trata la circular. En este se debe colocar el tema principal del que trata la información que verán a continuación.
• Cuerpo: luego de escribir el asunto, pasaremos a la sección informativa per se que será el cuerpo de la circular. Es en esta parte en la que escribiremos aquello que se desea informar con detalle.
• Firma: toda circular es enviada por alguien y los datos de esa persona deben ir en la firma de la circular. Es ideal que se incluya el nombre propio así como el cargo en la organización.

¿Cuándo se debe usar una circular informativa?

En cualquier momento en el que una empresa, institución u organización de cualquier tipo quiera dar una información general a un grupo grande de personas, puede hacer uso de la circular informativa. Este es un tipo de documento de comunicación escrita muy versátil que puede ponerse a buen uso en una infinidad de ocasiones.

Por ejemplo, puede ser una buena manera de informar a los miembros de un club de una actividad a realizarse en una fecha determinada. También puede servir para comunicar a los empleados de una empresa acerca de una reunión o evento. En el ámbito educativo, puede ser útil para informar a docentes en general o padres de familia algo de su interés.

Como se puede ver, la versatilidad del uso de este tipo de escrito es bastante amplio, por lo que saber cómo hacerlo puede resultar bastante útil sin importar el campo en el que nos desenvolvamos.

¿Cómo hacer una circular informativa?

Las circulares son documentos relativamente sencillos que tienen como finalidad informar algo de manera escrita. Sin embargo, siempre es importante tener en cuenta algunos aspectos para que dicha información llegue correctamente a sus destinatarios.

Si quieres saber cuál es la manera correcta de escribir una circular informativa, sigue los siguientes consejos:

• Deja claro de qué se trata. Escribir al comienzo de la página que se trata de una circular servirá para que quienes la reciban entiendan que se trata de una información que les atañe. Además, hacer uso del apartado de ASUNTO puede aclarar de antemano la importancia de leer completa la información que se brinda en ella.
• La circular informativa debe ser corta. Esta es una de las cosas más importantes a saber cuándo se trata de la redacción de este tipo de documentos es que no debe extenderse más de una página. Los comunicados de este tipo deben resumir la información para que esta sea fácil de entender por los destinatarios. Esto es aún más importante si se trata de una circular que se colocará en un lugar visible.
• Sé preciso. La información contenida en una circular debe ser precisa y expresar en pocas líneas exactamente lo que se espera informar. Esto incluye fechas y sitios de eventos o reuniones, órdenes de tipo laboral o cualquier otra cosa que se requiera indicar.

Ejemplo de una circular informativa

CIRCULAR

Valencia, 5 de diciembre de 2019

SOCIOS CLUB ANDINO
Asunto: celebración de navidad en familia

Estimados socios, esta circular tiene como propósito informarles a todos de la realización de nuestra acostumbrada cena navideña en familia que se realizará el día 20 de diciembre a partir de las 6:00pm en el Gran Salón Ávila.

Además de la acostumbrada cena, nos complace anunciar que tendremos obsequios para los niños así como la instalación de un parque inflable a la entrada del salón para su disfrute. También se ofrecerán una variedad de espectáculos musicales navideños a cargo de nuestras agrupaciones musicales y el grupo de danzas del club, así como la puesta en escena de una obra infantil navideña a cargo del grupo de teatro.

Agradecemos a las familias que deseen asistir a la cena pasar por la caseta de información y dejar sus datos así como el número de niños y edades por socio para coordinar todos los aspectos de la atención a los más pequeños.

Quienes deseen unirse a los esfuerzos de organización pueden acercarse a la oficina de las Damas quienes son las encargadas de la coordinación del evento.

Sin más que agregar,

Vicente León
Presidente del Club Andino

Modelo de circular informativa

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