Carta para Denegar Reparación en Garantía

Por lo general las empresas o comercios que venden productos, electrónicos en su mayoría, ofrecen al comprador una garantía. Esto significa que si el producto resulta defectuoso o presenta ciertos problemas cierto tiempo después de su compra, el fabricante o vendedor ofrece la reparación o cambio. Sin embargo, en algunos casos se debe hacer una carta para denegar reparación en garantía.

En las garantías usualmente se establecen las situaciones en las que la reparación del producto o su cambio, serán efectivas, así como aquellas en las que la garantía puede ser negada. Por lo general el fabricante o vendedor deberá avisarle al cliente en caso de que su reclamo de garantía no sea factible.

¿Qué es una carta para denegar reparación en garantía?

Esta es un tipo de carta formal en la que un fabricante o vendedor le notifica a un cliente que el servicio de reparación que ha solicitado amparado en una garantía no se podrá realizar. Las garantías por lo general se limitan a atender las dificultades que presente un producto o servicio que puedan ser atribuidas a su construcción o fabricación.

En algunos casos un cliente o comprador de un producto reclamará algún mal funcionamiento y querrá que este sea reparado o cambiado amparándose en la garantía. Sin embargo, en caso de que el mal funcionamiento del producto no entre dentro de la descripción de la garantía, esta reparación será denegada por el responsable. Para hacer esto de manera formal, se puede escribir una carta para denegar reparación en garantía.

¿Cuál es la estructura de una carta para denegar reparación en garantía?

Al tratarse esta de una carta de carácter comercial, se le considera de tipo formal. Esto es porque es una comunicación entre un fabricante o comercializador de un producto y un cliente. Además de esto, estas cartas tienen un propósito específico por lo que la manera en la que se redactan y organizan debe ser cuidadosamente atendida.

Para que una carta para denegar reparación en garantía sea correctamente escrita deberá contar con los siguientes elementos:

• Membrete: toda empresa bien sea de fabricación o de comercialización debe entregar este tipo de correspondencia en una hoja membretada. El membrete es una sección que se encuentra al inicio de la hoja en la que se incluyen los datos de la empresa o compañía como nombre, información comercial y dirección.
• Cuidad y fecha: como las garantías de productos se rigen en parte por un tiempo especificado, es importante que este tipo de cartas cuenten con la fecha de redacción.
• Destinatario: la carta debe estar dirigida de manera personal al cliente que ha adquirido el producto, bien sea una persona natural o jurídica.
• Cuerpo: en esta sección es en la que informaremos que se ha negado la reparación y las razones por las que esto ha pasado. Es importante también que se incluya información acerca de la compra como número de factura así como datos específicos del producto como seriales.
• Firma: al tratarse de una comunicación comercial profesional, este tipo de cartas debe ir firmada por un representante del fabricante o vendedor. La firma debe incluir el nombre del representante así como su cargo y el nombre de la empresa.

¿Cuándo se debe usar una carta para denegar reparación en garantía?

Muchas veces cuando se compra un producto éste puede venir acompañado por una garantía. Esta garantía tendrá un tiempo de efectividad así como una cantidad de especificaciones acerca de los casos en los que esta es efectiva y aquellos en los que no.

Por lo general, las garantías se limitan a fallas de fábrica que pueden alterar el buen funcionamiento del producto, por lo que los daños que el usuario pueda al producto por mal uso o descuido no están amparados en la garantía.

La carta para denegar reparación en garantía usualmente se utiliza para notificar a los clientes que su reclamo de reparación basado en garantía no será aceptado, por lo general debido a que el daño que ha sufrido el producto no se trata de un defecto de fábrica sino de un problema causado por el mismo cliente.

Esta comunicación escrita se envía por lo general una vez que el fabricante ha revisado el equipo o producto y ha concluido que el daño no es cubierto por la garantía previamente expedida.

¿Cómo se hace una carta para denegar reparación en garantía?

Para que esta carta cumpla su cometido de informar al cliente acerca de su reclamo, se debe incluir cierta información que le explique al cliente las razones por las que su petición ha sido denegada. A continuación te damos algunos consejos para ayudarte a entender cómo se debe redactar este tipo de cartas:

• Incluye los datos de identificación del producto. Es muy importante que se incluya la identificación específica del producto cuya reparación está en cuestionamiento. Esto le da al cliente la seguridad de que se está hablando exactamente del producto que envió a revisión.
• Explica las razones de la negación. Para que el cliente pueda entender el por qué su equipo o producto no podrá ser reparado en el marco de la garantía. Estas razones deben ser detalladas lo mejor posible para que no queden dudas acerca de la situación que se presenta.
• Da el diagnóstico del producto. Se puede utilizar esta carta para decirle al cliente que es lo que los técnicos han encontrado mal con el producto lo que puede llevarnos a explicar el por qué no entra dentro de la garantía.
• Presenta otra solución al problema del cliente. Como buena estrategia de mercadeo es importante que se le dé al cliente una solución posible al problema con su producto. Esto puede ser el servicio técnico de la empresa si esta cuenta con uno aunque tenga un costo extra.

Ejemplo de carta para denegar reparación en garantía

Equipos Tecnológicos Alfa, C.A.
Zona Sur, C.C. Satueno, piso 3, local 35

Valencia, 25 de mayo de 2018

Sra. Alejandra Beltrán

Apreciada Señora Beltrán, esta carta es en respuesta a su solicitud de reparación del equipo de telefonía Android V-3 identificado con el serial V5894155. Luego de que nuestros técnicos hicieran una revisión exhaustiva del equipo se ha determinado que la falla que el mismo presenta no es causada por un defecto atribuible a nuestra compañía, sino más bien a un error de uso del equipo.

Nuestra garantía, como bien lo sabe, se reduce a atender fallas ocasionadas por defectos de fábrica o de instalación de software que puedan ser atribuidos a nuestra compañía. Sin embargo, al hacer la revisión del su equipo, los técnicos han establecido que la falla que este presenta es debido probablemente a que tuvo contacto con agua lo que dañó algunos circuitos.

Lamentablemente, la garantía no cubre este tipo de desperfectos ocasionados con el mal uso por lo que nos vemos en la necesidad de denegar su petición de reparación amparada en la garantía.

Si lo desea, puede ponerse en contacto con nuestro servicio técnico quienes pueden hacer las reparaciones necesarias por un costo extra.

En dos días se le enviará el equipo a la dirección en su cuenta cliente junto a un detallado informe de fallas y las posibles soluciones. Si lo desea, podemos adjuntarle un presupuesto para su reparación con nuestro servicio técnico.

Sin más que agregar,

Marco Valles
Técnico
Equipos Tecnológicos Alfa, C.A.

Modelo de carta para denegar reparación en garantía

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