Cómo Redactar Un Correo Formal | Como Se Hace, Tipos, Ejemplos Y Modelos Para Usar

¿No sabes cómo redactar un correo formal? En este artículo te enseñaremos como se hace, los tipos, ejemplos y modelos más básicos y funcionales para redactar un correo formal. Antes de saber cómo redactar un correo formal, hay que tener en claro que se utiliza un correo electrónico formal cuando se realizan negocios con un nuevo asociado o ejecutivo, se envía una consulta profesional o se corresponde con un trabajo.

Las mejores prácticas incluyen el uso de un saludo formal como "Estimado [Nombre]", cierra con "Sinceramente" y mantener la línea de asunto corta y descriptiva.

Sabes que estás escribiendo un correo electrónico formal si... tienes que hacer una pausa y preguntarte: "¿Es esto demasiado casual?" o "¿Qué saludo debo usar?" o "¿Es este el tono correcto?” Los vendedores utilizarán el correo electrónico formal para la mayor parte de su correspondencia.

Te presentas, con la esperanza de causar la mejor primera impresión posible, y quieres tratar a cada cliente potencial como un VIP. El uso de estas pautas formales de correo electrónico es una forma segura de asegurar que los correos electrónicos de tu empresa siempre lleguen a la nota correcta, ya sea que te comuniques por primera vez o simplemente hagas un seguimiento.

A continuación te presentamos la manera correcta de cómo redactar un correo formal, tipos, ejemplos, modelos y descargas para ayudarte cómo hacerlo.

1.  ¿Qué es un correo formal?

Si estás familiarizado en la redacción de correos eventuales a tus familiares y amigos, es posible que no sepas cómo redactar un correo formal de manera correcta.

Los correos electrónicos formales a menudo se solicitan cuando envía un e-mail a una persona que no conoces muy bien. Aprender cómo redactar un correo formal es la opción correcta para algunas situaciones de negocios. Si no estás seguro de enviar un e-mail formal o un e-mail informal, generalmente es mejor mandar un recado formal.

2.  ¿Cuál es la estructura de un correo formal?

El formato para saber cómo redactar un correo formal, es el siguiente:

Estructura del correo electrónico

• Asunto.
• Saludo.
• Cuerpo del correo electrónico.
• Firma.

Los correos casuales se pueden escribir y entregar de cualquier manera, pero los correos formales siguen un cierto formato. Tener en cuenta algunos puntos importantes sobre el formato puede hacer que un correo electrónico se vea mucho mejor y profesional.

Formato de Correo Electrónico

Echemos un vistazo a los pasos importantes a seguir para saber cómo redactar un correo formal.

Asunto

• Llama la atención con el asunto: esta es la primera parte de cómo redactar un correo formal en donde el destinatario ve el asunto del e-mail. Si no lo pones bien, corres el riesgo de que tu correo electrónico no se abra hasta más tarde o en absoluto. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:
• Has que la línea de asunto sea específica, simple y al grano. Por ejemplo, en lugar de 'El informe de pasantía que solicitó', escribe 'Informe de pasantía, {fecha / semana / mes}'.
• La línea de asunto debe ser corta. Idealmente, tu línea de asunto debe estar alrededor de seis palabras.
• Mantén las palabras más importantes e informativas al comienzo de la línea de asunto.
• Utiliza marcadores como Fwd, Responder, Urgente o Aviso para limitar aún más el tema. Informa a tu lector sobre la naturaleza de tu correo electrónico.

Algunos ejemplos de buenas líneas de asunto para saber cómo redactar un correo formal pueden ser:

• Datos de marketing para julio de 2020.
• Presupuesto de marketing, octubre de 2020.
• Lista de nuevos freelancers
• Solicitud de empleo para el puesto de XYZ.
• Deje la aplicación.
• Consulta sobre la información que falta en el documento.
• Acuerdo de contrato - Asignación XYZ.

Saludo

Al saber cómo redactar un correo formal, debes estar al tanto que cada e-mail debe estar dirigido a alguien. Comienza tu correo electrónico formal dirigiéndote al destinatario de una manera que se ajuste a la relación que tiene con ellos.

• Para las personas con las que no estás familiarizado o que no conoces los nombres, usa "A quien corresponda" o "Estimado señor / señora".
• Para los altos funcionarios, respeta su designación o síguela con su nombre, por ejemplo, 'Al gerente', 'Estimado Dr. XXX' o 'Estimada Sra. XXX'.
• Entre los colegas, puede ser apropiado simplemente preceder el nombre con un 'Hola'.
• No te saltes el saludo y siempre sé respetuoso. Nunca uses apodos o solo apellidos o nombres en un correo electrónico formal.

Cuerpo del correo electrónico

Otra parte muy importante de cómo redactar un correo formal es el texto del cuerpo, que es la parte principal de tu correo electrónico. Es importante seguir un cierto patrón al escribir el cuerpo de tu e-mail formal.

El primer párrafo debe establecer el tono y la razón de tu correo electrónico. Preséntate si eres un extraño para la persona a la que le estás escribiendo, y anota por qué le estás escribiendo.

• Por ejemplo: puedes comenzar con 'Mi nombre es ABC, y este correo electrónico es con referencia a Xyz' o 'Esto es con referencia al presupuesto de marketing como se discutió en la reunión.'

Explica tu inquietud, pregunta o respuesta de la manera más completa posible. Escribe de una manera fácil de entender, pero al mismo tiempo, no pierda tu punto de proporcionar información innecesaria. Di solo lo que se requiere.

El cierre del correo electrónico también debe respaldar la naturaleza de tu correo electrónico. Si estás haciendo una pregunta, cierra con algo como 'Espero tener una respuesta de usted pronto', o 'Espero tener noticias suyas pronto', y si estás respondiendo una pregunta, termina con 'Espero haber respondido suficientemente su consulta / dudas'.

Firma

Estas son las últimas palabras de tu correo electrónico formal, capaces de formar una impresión duradera en tu lector.

• Firma con una palabra o frase simple, que transmita respeto. Las opciones seguras son "Saludos cordiales", "Con gusto", "Atentamente", "Saludos cordiales" o simplemente "Gracias".
• Si estás escribiendo a alguien por primera vez o alguien que no es un colega inmediato o una persona mayor, usa tu nombre completo.
• Proporciona tu nombre con información de contacto. Tu número de teléfono y / o dirección de trabajo son suficientes.
• Si escribes en nombre de o como empleado de una institución, asegúrate de mencionarlo junto con los datos de contacto adecuados.
• Para que tu firma sea aún más efectiva, también puedes elegir o diseñar una plantilla atractiva (pero no llamativa).

• Consejo: mantente actualizado y no utilices formatos de escritura de cartas obsoletos. No es necesario escribir una fecha cuando se utilizan modos electrónicos de comunicación. Mantén todo tu texto alineado a la izquierda, en lugar de imitar los formatos más antiguos utilizados para las letras escritas en papel.

3.  ¿Cuándo se debe usar un correo formal?

Al saber cómo redactar un correo formal. También es necesario tener una idea clara de cuando se deber usar y cuando se puede enviar.

Aquí te mencionamos algunos aspectos de cuándo y como se pueden usar los correos formales:

• Cuando queremos realizar una consulta a proveedores.
• Cuando necesitamos realizar una venta comercial o captar posibles candidatos.
• Cuando aceptamos un souvenir, premio, empleado o producto. A este correo se le denomina “correo formal de aceptación”.
• Cuando queremos presentar algún reclamo e inconveniente con la empresa proveedora.

4.  ¿Cómo se hace un correo formal?

¿Cómo redactar un correo formal? Aquí hay algunos pasos sencillos para comenzar.

Saludar apropiadamente

Primero, elije un saludo apropiado. Las presentaciones casuales como "Hola" o simplemente el nombre de la persona, deben reservarse para la correspondencia casual con amigos, familiares y colegas conocidos. Si te diriges a un ejecutivo, socio comercial o prospecto, toma un tono más formal. Aquí hay algunos saludos formales por correo electrónico para tener en cuenta:

Saludos formales por correo electrónico:

• Estimado [Nombre]
• Hola [nombre]
• A quien le interese
• Saludos [Nombre]
• Estimado [nombre del departamento]
• Estimado [Título del trabajo]
• Estimado comité de búsqueda
• Buenos días, [nombre] espero que este correo electrónico te encuentre bien.
• En caso de duda, elige siempre un saludo que sea más formal que casual como: "Estimado señor o señora" He aquí por qué.

Verifica tu dirección de correo electrónico

Si no estás enviando un correo electrónico desde tu alias de trabajo, revisa tu dirección de correo electrónico personal para asegurarte de que sea profesional y que refleje tu etapa de vida actual.

Si todavía estás usando  dirección no formal como “sk8rgurl2003@aol.com”, considera actualizar a una que incluya alguna combinación de tu nombre y apellido. Esto asegura que tu primera impresión sea autorizada y adulta, y no el equivalente a principios de la década de 2000 de un sombrero de camionero.

Crea tu línea de asunto

Mantén tu línea de asunto en siete palabras o menos para obtener tasas de apertura óptimas, y no intentes deslumbrar a tu lector con una línea de asunto extrema en el primer correo electrónico.

Preséntate

Tu primera oración debes decirles quién eres, sin contarles la historia de tu vida. Muchos de nosotros iniciamos correos electrónicos con nuestro nombre, título, empresa y lo que hace nuestra empresa.

Muchos de nosotros también recibimos correos electrónicos como este y hojeamos el primer párrafo porque todavía no nos importa. Queremos saber qué puede hacer el remitente por nosotros, no por quién lo hacen y por qué.

Mantén las cosas cortas y concisas

Como se discutió anteriormente, es importante no cargar tus correos electrónicos profesionales con mucha "información" o información que no le importa a tu destinatario. Edita tus correos electrónicos para mayor longitud y claridad, y agrega viñetas, nuevos párrafos y listas siempre que puedas. Estas herramientas de formato pueden hacer que tu correo electrónico sea más fácil de leer y más impactante.

Usa un cierre formal

Asegúrate de cerrar tu correo electrónico adecuadamente. Deja fases de cierre casuales como "Saludos", "Gracias" y "Nos vemos" para colegas cercanos. Elije uno de los siguientes, más formales, a continuación:

• Gracias por tu tiempo.
• Sinceramente.
• Respetuosamente.
• Gracias.
• A la espera de saber de ti.
• Ten un día maravilloso.
• Atentamente.
• Con gratitud.
• Seguiremos pronto.

Estas firmas llevan el tono correcto hasta la última gota de tu correo electrónico formal. A medida que desarrollas una buena relación con tus socios comerciales, es normal elegir cierres más casuales y creativos. Hasta entonces, estas despedidas son tu mejor apuesta.

Incluye una firma profesional

Si tu dirección de correo electrónico es la primera impresión, tu firma de correo electrónico es la última. Asegúrate de que incluya lo siguiente:

• Tu nombre.
• Tu información de contacto (número de teléfono, sitio web, enlace del calendario (si corresponde), dirección)
• Tu título profesional
• Un enlace o insignia para cualquier reconocimiento profesional que haya recibido recientemente.
• Enlaces a canales de redes sociales apropiados (es decir, LinkedIn o Twitter)

5.  Tipos de correos formales

Existen diferentes tipos correos formales. Básicamente, todos tienen los mismos estilos de diseño, saludo y terminaciones. Sin embargo, la información que incluye en estos correos difiere. Aquí hay algunos ejemplos de los diferentes tipos de cartas formales.

Correos formales de consulta

Estas cartas se utilizan para solicitar más información sobre un producto o servicio. Debes explicar claramente qué información está buscando. También puedes solicitar más detalles en forma de catálogos, folletos, etc.

Correos formales de ventas

Los correos de ventas se utilizan para promocionar nuevos productos y servicios. Al saber cómo redactar un correo formal de ventas debes indicar claramente las ventajas de usar el producto específico que está tratando de promocionar. Idealmente, un correo formal de ventas debe resaltar un problema importante y luego explicar cómo se puede resolver ese problema utilizando tu producto.

Correos de aceptación

Un correo de aceptación es aquel que se escribe cuando deseas aceptar un trabajo, un regalo, una invitación, un honor, una renuncia, etc. Es posible que hayas aceptado verbalmente el trabajo o el regalo. Aun así, es una idea inteligente aceptar formalmente la oferta con un correo de aceptación.

Respondiendo a una consulta

Este es el tipo de correo que puedes escribir con mucha frecuencia. Los clientes que realizan consultas sobre los productos o servicios definitivamente están interesados ​​en comprarlos. Cuando respondas a estas preguntas, debes proporcionar tanta información como sea posible.

Hacer un reclamo

No siempre estamos satisfechos con la calidad de un producto o servicio que compramos. En ese caso, tendremos que hacer un reclamo contra el trabajo insatisfactorio. Un correo de reclamo debe expresar claramente tu insatisfacción. También debe indicar qué acción espera que tome el proveedor de servicios.

6.  Ejemplos y modelos de correos formales

Es difícil visualizar una plantilla en acción, así que creamos un ejemplo utilizando toda la referencia anterior para darte una idea.

Ejemplo de correo electrónico formal

RE: Propuesta de Parques y Rec + Sweetums

Hola Nick,

Mi nombre es TOM HAVERFORD y hablamos la semana pasada sobre la propuesta de SWEETUMS de ser el proveedor exclusivo de limonada para todos los parques de Indiana en 2019.

Me gustaría tener una reunión sobre nuestros respectivos calendarios para discutir lo siguiente:

Cuándo se entregaría la limonada a los centros de refrescos del parque

Dimensionamiento y precios de limonada

Esfuerzos de reciclaje para vasos de limonada usados

Por favor, siéntase libre de reservar tiempo en mi calendario aquí: [Enlace al calendario]

Saludos cordiales,

Tom Haverford

Administrador, Pawnee Parks & Recreation

123-456-7890

PD: Vea mi último artículo sobre nuestra iniciativa "Parques saludables, usted saludable" aquí.

Escribir un correo electrónico formal no tiene que ser aterrador, y no tiene que ser aburrido. Usa estos consejos para saber cómo redactar un correo formal y profesional.

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