Cómo Hacer Una Carta Comercial Ejemplos Y Modelos Para Usar

¿Sabes cómo hacer una carta comercial? Escribir una carta comercial profesional o un correo electrónico comercial es fácil una vez que conoces los conceptos básicos. La mayoría de las cartas comerciales están escritas en un formato simple que se adapta fácilmente a las necesidades de cualquier empresa, y el correo electrónico comercial sigue un formato igualmente simple.

Aquí te mostraremos cómo hacer una carta comercial, además te proporcionaremos información útil, modelos y ejemplos en formato Word gratuito que podrás descargar y usar a tu conveniencia.

1.  ¿Qué es una carta comercial?

Una carta comercial es un documento que puedes usar para comunicarte con otra compañía o compartir noticias importantes, las cartas comerciales pueden presentar tu mensaje con un estilo clásico y pulido. A diferencia de los memorandos internos, las cartas comerciales generales se escriben de una compañía a otra, por lo que son tan formales y estructuradas. Sin embargo, las cartas también son bastante versátiles, ya que se pueden usar párrafo solicitudes oficiales, anuncios, cartas de presentación y mucho más.

A pesar de la formalidad, las letras aún pueden tener un tono amigable, especialmente porque incluyen breves introducciones antes de llegar al punto directora. Independientemente del tono que usa en tu carta, su escritura debe ser conciso, claro y fácil de leer.

2.  ¿Cuál es la estructura de una carta comercial?

Una carta comercial siempre contiene algunas partes estándar:

• La fecha.
• Información sobre su remitente y destinatario.
• Un saludo.
• Un cuerpo que consta de unos pocos párrafos concisos.
• Un cierre.
• La firma del remitente.
• El nombre escrito, el título y la información de contacto del remitente.
• Una lista de recintos, si es necesario.

Dirección de la empresa

Si tu empresa tiene membrete, puedes usar esto en lugar de escribir la información. De lo contrario, la dirección de tu empresa debe aparecer a la derecha o izquierda justificada en la parte superior de la página. Escribe cada palabra en la dirección en lugar de usar abreviaturas.

Por ejemplo:

• ABC, Inc.
• 400 Leafy Lane
• Los Ángeles, California 90002

Fecha

Escribe la fecha en lugar de abreviar solo con números. Por ejemplo, "1 de marzo de 2015" o "1 de marzo de 2015". La fecha debe dejarse justificada y debe colocarse dos o tres líneas sobre la dirección del destinatario.

Nombre y dirección del destinatario

Agrega el nombre del destinatario, su título, si se conoce, y su dirección. Escribe cada palabra en la dirección del destinatario. Esta información debe dejarse justificada unas pocas líneas por encima del saludo.

Por ejemplo:

• Jack Reacher
• Gerente de Comercialización Craft Supply Provider, Inc. 602 Spinner's Road. Los Ángeles, California 90001

Saludo

Elige tu saludo en función de si conoces a la persona a quien le estás escribiendo, qué tan bien los conoces si es así y el nivel de formalidad de la relación. Un saludo es más que un simple saludo; Es un indicador de respeto. Hay varias opciones para usar según la situación:

• A quien corresponda: usa este saludo genérico solo si no sabes a quién te diriges específicamente.
• Estimado Señor / Señora: Este es otro saludo genérico que solo debe usarse si no sabes quién leerá tu carta.
• Título y apellido del destinatario: este es un método ampliamente aceptado para incorporar un saludo en la correspondencia comercial. Los ejemplos incluyen: "Estimado Dr. Jamison" o "Estimado profesor Williams". Los saludos "Estimado Sr. Smith", "Estimada Sra. Kennedy" y "Estimada Sra. Rollins" son ejemplos adicionales de este tipo de saludo.
• Nombre del destinatario: usa esto solo si tú y el destinatario ya disfrutan de una relación informal. Un ejemplo es: "Querida María".
• El nombre completo del destinatario: si el destinatario no tiene un título y no estás seguro de su género, debes saludarlo con su nombre completo. Por ejemplo: "Querido Pat Brown".
• Siempre agrega una coma después de un saludo, a menos que esté usando "A quien corresponda", en cuyo caso un colon es apropiado.

Cuerpo

• El cuerpo de tu carta comercial debe contener algunos párrafos concisos que transmitan su mensaje claramente. Aprieta el tono correcto evitando oraciones largas y serpenteantes y yendo directo al grano. Si no estás seguro de cómo comenzar, considera usar "Te escribo sobre..." como la frase inicial.
• Tu lector tendrá la mejor impresión cuando su significado sea claro como el cristal. Debes explicar tu posición usando la menor cantidad de palabras posible. Al mismo tiempo, siéntete libre de conversar si es apropiado. La correspondencia comercial debe ser amigable y útil si es posible.
• Resume tus puntos claramente en el último párrafo y describe tus expectativas o tu curso de acción planificado. Este es un lugar adecuado para mencionar que el destinatario puede contactarlo con inquietudes o preguntas. Asegúrate de agradecer al destinatario por su atención a la carta o al asunto en cuestión.

Clausura

Al igual que tu saludo, el cierre es otra parte crucial de cómo hacer una carta comercial, esto es un indicador de respeto que debes reflejar la formalidad de su relación.

• Cierre formal: un cierre como "Atentamente", "Atentamente", "Respetuosamente", "Atentamente", "Saludos" y "Cordialmente" son adecuados para todo tipo de correspondencia comercial.
• Cierre informal: los cierres menos formales, como "Mis mejores deseos", "Saludos cordiales", "Mejor", "Gracias" y "Todo lo mejor" siguen siendo profesionales, pero son mejores para las cartas a las personas con las que disfrutas , relación de negocios amigable.

Usa una coma después de tu cierre, sin importar cuál elijas. Izquierda justifica el cierre.

Firma

Deja unas cuatro líneas de texto vacías para que tenga espacio para firmar tu nombre. Usa tinta azul o negra para una apariencia limpia y profesional.

Nombre escrito e información de contacto del remitente

En la última parte de cómo hacer una carta comercial escribe tu nombre, luego agrega tu título en la siguiente línea. Omite una línea y luego escribe tu número de teléfono. En la siguiente línea, escribe tu dirección de correo electrónico.

Por ejemplo:

• Terry Brown
• Vicepresidente de ABC, Inc.
• 223-555-1212
• brown@abc-inc.com

Esta información debe dejarse justificada.

Cajas (si corresponde)

Si planeas incluir algo con tu carta comercial, escribe la palabra "Recintos" seguida de dos puntos y haga una nota que le indique al destinatario qué más debe buscar en el sobre. Por ejemplo:

• Cajas (2): folleto, folleto.
• Cajas: dos folletos.

Esta información debe dejarse justificada y debe colocarse unas líneas debajo de tu información de contacto.

3.  ¿Cuándo se debe usar una carta comercial?

Una carta comercial se utiliza cuando el vendedor quiere captar nuevos clientes o posibles compradores. No solo se usa para los nuevos prospectos, también se utilizan para los clientes antiguos, y mantener un enfoque íntimo y de familiaridad.

4.  ¿Cómo hacer una carta comercial?

Ahora veamos cómo hacer una carta comercial. Debes tener en cuenta ser preciso y tener buena legibilidad mientras escribe tu carta, puedes seguir la estructura a continuación para crear un documento efectivo.

Apertura

Especifica tu dirección postal, la fecha completa (por ejemplo, 30 de julio de 2020) y el nombre, la compañía y la dirección del destinatario. Omite una línea entre tu dirección, la fecha y la información de tu destinatario. No se agregues tu Dirección de si estas usando un membrete que ya la contiene.

Saludo

• Dirígete al destinatario usando "estimado", junto con su título y un apellido como: "estimado sr. Collins" o "estimado director de kinkade".
• Si no conoce el género del destinatario, usa tu nombre completo, como "estimado taylor dean".
• Finalmente, asegúrate de agregar dos puntos al final del saludo.

Cuerpo

En el primer párrafo, presenta y el punto principal de tu carta. Los siguientes párrafos deben entrar en los detalles de tu punto principal, mientras que tu párrafo final debe reafirmar el propósito de la carta y proporcionar un llamado a la acción, si es necesario.

Cierre

Los cierres formales recomendados incluyen "sinceramente" o "atentamente". Para un cierre más personal, considera usar  "cordialmente" o "saludos cordiales”. Independientemente de lo que elijas, agrega una coma al final.

Firma

• Omite cuatro líneas después del cierre y escribe tu nombre.
• Omite otra línea y escribe el título de tu trabajo y el nombre de la empresa.
• Si envía una copia impresa, firma tu nombre en el espacio vacío con tinta azul o negra.

Anexos

Si incluyes documentos con esta carta, enuméralos.

Otra parte importante de la estructura de cómo hacer una carta comercial es el diseño, que determina cómo se formatea el texto. El diseño más común para una carta comercial se conoce como formato de bloque, que mantiene todo el texto justificado a la izquierda y con un solo espacio, excepto los espacios dobles entre los párrafos. Este diseño mantiene la letra limpia y fácil de leer.

Revisión

Una parte crucial de cómo hacer una carta comercial es la revisión de la escritura. Revisa tu carta para mantenerla concisa y corrígela por errores ortográficos y gramaticales. Una vez que hayas terminado de escribir, pídele a alguien que lea tu carta y te dé su opinión, ya que pueden detectar errores que puedes haber  pasado por alto. También asegúrate de que se añadan los documentos adjuntos y que se firmen copias impresas.

Después de revisar el contenido, considera la apariencia de tu carta. Si estás imprimiendo una copia impresa, asegúrate de utilizar papel de calidad. También intenta usar membretes para darle a tu documento un aspecto más oficial.

5.  Ejemplos y modelos de cartas comerciales

Ahora veremos una carta comercial pulida revisando el siguiente ejemplo. Además te dejaremos un modelo descargable en formato Word:

Descargar plantilla de carta comercial

DESCARGAR PLANTILLA CARTA COMERCIAL

Plantilla

A continuación se muestra un ejemplo de cómo hacer una carta comercial dentro de los estándares estructurados correctamente. Siéntete libre de copiar y pegar el texto en tu propio correo electrónico, Word o documento de Google y asegúrate de personalizarlo y corregirlo según tus necesidades:

[Nombre del remitente]

[Nombre de la empresa del remitente]

[Dirección del remitente]

[Ciudad del remitente, estado / provincia y código postal]

[Número de teléfono y / o dirección de correo electrónico del remitente]

[Fecha]

[Nombre del destinatario]

[Nombre de la empresa del destinatario]

[Dirección del destinatario]

[Ciudad, estado / provincia y código postal / código postal del destinatario]

[Número de teléfono y / o dirección de correo electrónico del destinatario]

[Tema]

[Estimado nombre],

[Introducción: aquí es donde explica el propósito de la carta, como por qué la está escribiendo, lo que espera lograr de ella y cualquier otra información importante que desee declarar por adelantado.]

[Sección central: aquí es donde elabora y proporciona más detalles sobre lo que describió en el primer párrafo. Puede haber varios párrafos más como este dependiendo de cuánto tiempo deba ser la carta]

[Conclusión: este es el lugar donde termina y resume las cosas. Puede haber una llamada a la acción o los próximos pasos incluidos en este párrafo.]

[Sinceramente],

[Firma]

[Nombre del emisor]

Ejemplo de carta comercial completa

Ahora que estás familiarizado cómo hacer una carta comercial, veamos un ejemplo con información real incorporada.

 John Bravo

ABC Education Inc.

1234 - Calle 123

Nueva York, NY 01218

21 de mayo de 2018

Sarah Geenie

XYZ Company Inc.

6789 - calle 789

Nueva York, NY 04851

Re: Frecuencia de facturación actualizada

Querida Sra. Geenie:

Le escribo para informarle sobre nuestro nuevo modelo de precios a partir del 1 de febrero de 2019. El primero de febrero, cambiaremos de un ciclo de facturación anual a un ciclo de facturación trimestral y esta carta contiene información importante que puede afectar a su organización.

Después de realizar una investigación exhaustiva y recibir comentarios de nuestros clientes, hemos determinado que la mayoría de los clientes prefieren un ciclo de facturación trimestral en lugar de uno anual. Para satisfacer mejor sus necesidades, hemos decidido ofrecer este beneficio, que entrará en vigencia el 1 de febrero de 2019.

Esta carta es simplemente para notificarle sobre los próximos cambios, y no se requiere ninguna acción inmediata de su parte en este momento. Le agradecemos por su continuo negocio.

 

Sinceramente,

John Bravo.