Carta para tramitar pedidos

Una carta para tramitar pedidos es una buena forma de ofrecer una imagen formal y de seriedad por parte de nuestra empresa, lo cual hay que sumar otras ventajas importantes como el hecho de evitar errores y confusiones durante el pedido. En estos casos, generalmente se va a tratar de una carta de confirmación, es decir, para ratificar que ha sido recibida y aceptada, el cliente deberá enviar la corroboración de la forma que hayamos acordado.

Qué es una carta para tramitar pedidos

Una carta para tramitar pedidos es un tipo de escritor que ha sido diseñado con el objetivo de acompañar a un pedido realizado, o directamente informar de todo lo que acontece a dicho pedido, logrando de esta forma obtener una confirmación por parte del comprador que permita garantizar que todo es correcto, incluyendo no sólo la mercancía, sino también la forma de pago, plazo de entrega, precio y sistema de transporte.

En cuanto a la carta para tramitar pedidos, se puede realizar de manera simple o adjuntando el pedido:

• Carta simple para tramitar pedidos: ese tipo de carta más habitual, y básicamente se trata de un escritor simple y directo donde se informa que, de manera adjunta, se incluye una copia del pedido realizado, de manera que pueda ser aceptado por el cliente. En este caso, generalmente no se ponen datos relevantes del pedido, sino información general, ya que todo lo demás lo podrá encontrar en el documento adjunto.
• Carta completa para tramitar pedidos: en el caso de que no vayamos a adjuntar el pedido con toda la información relacionada, entonces es importante que figuren todos los datos que incluyen los artículos que conforman el pedido, la dirección, forma de transporte, plazo de entrega y las condiciones de pago, por lo que en la carta deberá aparecer absolutamente toda la información para que pueda ser aceptada convenientemente.

Estructura de una carta para tramitar pedidos

Vamos a hacer un breve repaso que nos permitirá determinar cuáles son los elementos clave que deben figurar en la estructura de una carta para tramitar pedidos:

• Es imperativo que en la parte superior de la carta a la derecha figura el lugar y la fecha del pedido.
• Seguidamente se llamara la atención del cliente, incluyendo el nombre de la empresa, la dirección oficial, el CIF y un sistema de contacto que puede ser el teléfono o un correo electrónico (preferiblemente el número de teléfono).
• Ahora se realiza una llamada educada para dirigirnos a la persona específica con la que vamos a contactar, con su nombre o apellidos, en caso de no conocerlos, se citará su puesto en la empresa.
• En el cuerpo de la carta podemos incluir información básica si es una carta simple, donde indicamos que debe ver el documento adjunto, y que deberá firmarlo y enviarlo a la dirección indicada, a partir de cuyo momento se realizara la tramitación. También hay que indicar la fecha de caducidad del pedido, es decir, a partir de la cual los precios pueden variar, o incluso nos podemos encontrar con que no disponemos de los artículos solicitados.
• Finalmente hacemos una despedida breve y educada donde ofrecemos toda nuestra ayuda en caso de necesitarla, para al final introducir nuestro nombre y firma.

Ejemplo de una carta para tramitar pedidos

En Murcia, a 31 de julio de 2022

A la atención de:

NOMBRE DEL CLIENTE

DIRECCIÓN DEL CLIENTE

CIF

TELÉFONO DE CONTACTO DEL CLIENTE

Estimado Sr NOMBRE DEL CLIENTE:

Tal y como acordamos a través de la última llamada, adjunto le envío el documento con todos los detalles de su pedido.

Recuerde que deberá firmarlo y enviarlo lo antes posible a la dirección de correo MIDIRECCION@DOMINIO.COM con el objetivo de poder realizar su tramitación lo antes posible.

Los precios indicados en el documento adjunto, están garantizados hasta el próximo día 31 de agosto de 2022, fecha en la que se procederá a realizar la revisión de los mismos en caso de que no haya sido firmado y tramitado.

En caso de que tenga alguna duda relacionada ya sea con los artículos, pedidos o cualquier otro aspecto, no dude en contactar con nosotros y lo solucionaremos a la mayor brevedad posible.

Atentamente, NUESTRO NOMBRE

(Firma)

Modelo de carta para tramitar pedidos

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