Carta Para Informar A Los Clientes Cambio De Personal

Cuando una empresa que atiende clientes debe hacer un cambio en el personal que tiene algún tipo de contacto con esos clientes, siempre es importante como parte del protocolo, informar a dichos clientes que algún personal ha sido cambiado. Para esto se utiliza una carta para informar a los clientes cambio de personal.

¿Qué es una carta para informar a los clientes cambio de personal?

Este es un tipo de documento en el que una empresa le comunica a sus clientes que algún personal con el que han tenido tratos comerciales ha sido cambiado por algún motivo.

Se trata de una carta informativa cuya utilidad está en establecer un método formal de comunicación sobre un asunto que podría potencialmente afectar las relaciones comerciales previamente establecidas entre ambas partes.

Es de gran importancia por ejemplo si se trata del cambio de un personal encargado de ventas con quien el cliente debe comunicarse de manera personal para hacer sus pedidos.

¿Cuál es la estructura de una carta para informar a los clientes cambio de personal?

Como todo tipo de carta formal esta debe contener ciertos elementos dentro de su estructura para que cumpla el cometido que debe. Estos elementos deben ser los siguientes:

• Ciudad y fecha: se debe colocar en el margen derecho al inicio de la carta la ciudad y la fecha de la expedición de la carta.
• Destinatario: serán los datos del cliente al que se le entrega la carta. Preferiblemente el nombre de la persona responsable de atender la carta así como el nombre de la empresa o negocio y el cargo del destinatario en la misma.
• Saludo: siempre que se trata de una carta formal, es una buena idea comenzar con un saludo formal.
• Cuerpo: el cuerpo de la carta es la sección donde informaremos al cliente aquello que necesitamos informar.
• Despedida: tal como con el saludo, esta debe ser corta y respetuosa.
• Firma: al final de la carta se debe colocar el nombre, cargo y la firma de quien emite el comunicado.

¿Cuándo se debe usar una carta para informar a los clientes cambio de personal?

Aunque hay muchas cosas que las empresas pueden comunicar a sus clientes, este tipo de carta es una muy específica. Como su nombre lo indica, este documento se utiliza para indicar cuando se ha dado un cambio en el personal; sin embargo, solo debe utilizarse cuando ese personal que se ha cambiado tiene una relación directa con el cliente.

Por ejemplo, si un cliente de una empresa está acostumbrado a ser atendido por el departamento de ventas y este tiene un nuevo jefe, la empresa debe utilizar este tipo de misiva para hacerle saber que ese cargo será ahora ocupado por otra persona.

¿Cómo se hace una carta para informar a los clientes cambio de personal?

Debemos recordar que esta es una carta de tipo formal que se utiliza para comunicar algo muy particular. La redacción debe ser cuidadosa y respetuosa ya que se trata de una comunicación oficial entre dos grupos que tienen una relación económica.

Debe ser corta y precisa. Es importante tratar de no hacer una carta demasiado extensa en donde la información importante se pierda. Informa solo aquello que sea necesario para tu cliente saber. No es necesario por ejemplo que informes las causas del cambio en el personal, solo que hagas saber que sucedió.

Si se trata de una persona que tenía relación directa con el cliente como un vendedor de ruta, puedes aprovechar para introducir al menor la información de la persona que se hará cargo de ese cliente de ahora en adelante.

Ejemplo de una carta para informar a los clientes cambio de personal

Caracas, 15 de marzo de 2020

Papelera Nacional C.A.
Departamento de Compras
Lic. Victoria Acevedo

Estimada licenciada,
La presente carta es para hacer de su conocimiento que ha habido un cambio en las rutas de venta de nuestra empresa por lo que a partir del mes próximo su compañía será atendida por otro de nuestros vendedores.

Sabemos que usted ha establecido una muy buena relación de negocios con nuestra vendedora la Lic. Carola Hernández, por lo que le pedimos estas sigas en la figura del Lic. Diego Velázquez quien se hará cargo de su ruta. El Licenciado Velázquez es un vendedor de gran experiencia que tiene ya 5 años trabajando con nosotros por lo que puedo asegurarle que está capacitado para atender todos sus requerimientos.

Esperando todo el apoyo posible en este cambio de personal, me despido,
Atentamente,

Lic. Héctor Cedeño
Jefe del departamento de Ventas
Materiales IMACA

Modelo de carta para informar a los clientes cambio de personal

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