Carta para el envío de facturas

A través de una carta para el envío de facturas, tanto cliente como proveedor van a tener la máxima facilidad a la hora de comunicar todos los detalles relacionados con dicha factura, prestando especial atención a aspectos tales como el pago, la posible existencia de algún tipo de error y, en definitiva, para poder ofrecer una imagen más formal que no conseguiríamos si tan sólo enviamos la factura sin ningún tipo de carta.

Qué es una carta para el envío de facturas

La carta para el envío de facturas tiene dos cometidos principales que son:

• Transmitir, a ser posible de forma resumida, información importante relacionada con la factura adjunta.
• Dar una imagen de empresa seria, formal y comprometida.

Si trabajamos en el ámbito empresarial, seguramente recibiremos todos los meses varias facturas de nuestros proveedores, las cuales muchas veces vienen de manera simple, sin ninguna carta que las acompañe, lo cual es correcto y de hecho bastante generalizado en la actualidad, pero sin que vamos a conseguir dar la sensación de una empresa más formal y grande si, estas facturas, añadimos una carta adjunta.

Esta carta a menudo va a acompañar la factura con el mero objetivo de agradecer sus pedidos y de indicar lo agradecidos que estaremos si deciden seguir contando con nuestros suministros.

Sin embargo, hay casos en los que es necesario enviar esta carta, por ejemplo, por una factura impagada.

Las dificultades económicas e incluso cualquier simple despiste, muchas veces nos lleva a retrasar el pago de alguna factura, lo cual es bastante frecuente, y debemos recordar a nuestro cliente con el objetivo de evitar que pueda quedar olvidada con el consiguiente impago y la pérdida económica para nosotros.

Por ello, básicamente vamos a enviar una carta para el envío de facturas en dos casos:

• Ofrecer una imagen seria y formal y agradecer su pedido al cliente.
• Recordar la existencia de una factura pendiente de pago.

Estructura de una carta para acompañar el envío de facturas

Procedemos ahora a estructurar cómo debe ser la carta que acompañará al envió de facturas:

• Al igual que hacemos con todas las cartas que tienen un carácter formal, lo primero que debemos indicar ese lugar y la fecha en la que se ha firmado la misma.
• En este caso procederemos a continuación a indicar los datos del receptor, incluyendo el nombre oficial o legal de la empresa o nombre comercial, dirección, CIF y también el número de teléfono, dirección de correo o cualquier otro contacto con el cliente.
• Comenzamos la carta dirigiéndonos a la persona específica con la que vamos a contactar, es decir, con su nombre y apellidos.
• En el cuerpo de la carta se indicarán los detalles de la misma, ya sea para indicar que se adjunta una factura, o para recordar el pago de alguna pendiente, así como los datos de pago. Recordamos que en estos casos, lo más recomendable es hablar antes por teléfono con el cliente, de manera que la carta de reclamación no quede brusca.
• Terminamos indicando nuestro nombre y firmando la carta.

Ejemplo de una carta para acompañar el envío de facturas

En Jaén, a 31 de julio de 2022

A la atención de:

NOMBRE DEL CLIENTE

DIRECCIÓN DEL CLIENTE

CIF

TELÉFONO DE CONTACTO DEL CLIENTE

Estimado Sr NOMBRE DEL CLIENTE:

Tal y como acordamos a través de la última llamada, adjunto le envío la factura pendiente nº 00034557 de fecha 30 de junio de 2022, y de importe 1.869,34 €.

La fecha de vencimiento de la misma es el próximo 31 de agosto de 2022, y recuerde que el método de pago es el mismo que hemos utilizado en ocasiones anteriores, pudiendo realizar el ingreso en la cuenta bancaria ES00 0000 0000 00 0000000000.

En caso de que tenga alguna duda relacionada ya sea con la factura, el pedido o cualquier otro aspecto, no dude en contactar con nosotros y lo solucionaremos a la mayor brevedad posible.

Atentamente, NUESTRO NOMBRE

(Firma)

Modelo de carta para el envío de facturas

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